3 bước cốt lõi của quy trình quản lý nhân sự

3 bước cốt lõi của quy trình quản lý nhân sự
17.01.2024 616

Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc ứng phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay. Điều này đòi hỏi sự đòi hỏi sự chú ý và quản lý kỹ lưỡng từ doanh nghiệp.

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

phan-mem-quan-ly-nhan-su-4

Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình được thiết lập để tối ưu hóa quản lý và phát triển nhân sự trong tổ chức. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động quản trị khác nhau: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, lương thưởng, phúc lợi, quản lý hiệu suất…

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ tiên tiến, hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu quản trị nguồn nhân lực của mình.

2. Vai trò của quy trình quản lý nhân sự

  • Giảm sai sót trong tương tác giữa nhân viên – bộ phận nhân sự

  • Tăng tốc độ giao tiếp, xử lý công việc bởi quy trình giúp tối ưu, giảm bớt những bước không cần thiết.

  • Tăng hiệu suất và tinh thần làm việc của nhân viên

  • Xây dựng lòng trung thành và tính cam kết của nhân viên đối

  • Duy trì được lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển bền vững.

3. 3 bước cốt lõi trong quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, quy trình quản lý nhân sự phù hợp bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Dưới đây là 3 bước cốt lõi mà bạn có thể tham khảo để xây dựng quy trình hiệu quả hơn.

Bước 1: Thiết lập quy chế và hệ thống quản lý

Trong bước này, cần lưu ý 3 yếu tố chính là quy chế quản lý nhân sự, hệ thống văn bản quy phạm nội bộ và yếu tố xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Thiết lập quy chế quản lý nhân sự

Các chính sách, chế độ cho nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định rất lớn trong việc giữ chân người tài và thúc đẩy hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Do đó, các nhà quản lý nhân sự cần đưa ra những chính sách phù hợp, công bằng. Điều này cũng đảm bảo mang lại môi trường làm việc tích cực. Từ đó giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Các quy chế trong quy trình quản lý nhân sự có thể bao gồm:

  • Chính sách, kế hoạch tuyển dụng

  • Chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

  • Chính sách đãi ngộ, tiền lương

Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Xây dựng và phát triển hệ thống các văn bản, tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp cần được thực hiện để đảm bảo thông tin được chia sẻ đồng nhất và rõ ràng giữa các thành viên. Từ đó giúp tăng cường sự hiểu biết và nhận thức của họ đối với các quy định và chính sách của công ty. Ngoài ra, việc này cũng giúp tăng cường tính minh bạch và sự chuyên nghiệp trong hoạt động của công ty.

Với phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tất cả văn bản nội bộ trên hệ thống và gửi đến nhân viên khi cần thiết, tránh sai sót.

Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

phan-mem-quan-ly-nhan-su-6

Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, thái độ, hành vi và phong cách làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự sáng tạo, động viên nhân viên trong doanh nghiệp đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng giúp tạo ra một sự kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong doanh nghiệp và giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hiện nay, các giải pháp văn phòng số E-Office hay phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến có thể được xem như một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả. Với các tính năng quản lý, giao tiếp nội bộ giúp gắn kết đội ngũ nhân viên với nhau và với tổ chức.

Bước 2: Thực thi quy trình quản lý nhân sự

Sau khi đã thực hiện thiết lập quy chế và hệ thống quản lý, bạn cần thực thi quy trình quản lý nhân sự đã thiết lập trước đó. Quá trình thực thi này sẽ bao gồm những vấn đề sau:

Tuyển dụng nhân sự mới

Thu hút, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho một vị trí công việc cụ thể. Nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp

Đánh giá hiệu suất và thăng tiến

Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất của nhân viên. Góp ý, đưa ra phương hướng cải thiện hiệu suất. Hoặc khen thưởng, động viên người lao động. Trên phần mềm quản lý nhân sự, các chỉ số về thời gian làm việc, hiệu quả công việc… đều được ghi nhận minh bạch, rõ ràng. Điều này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Xây dựng lộ trình thăng tiến cụ thể, rõ ràng sẽ tạo cho nhân viên động lực làm việc hiệu quả hơn. Lộ trình này sẽ giúp họ biết được các mục tiêu cần đạt được để thăng tiến. Lộ trình có thể được cập nhật lên phần mềm quản lý nhân sự để cả nhân viên và nhà quản lý nắm bắt thông tin.

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Xác định nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai của tổ chức, dự báo nhu cầu về lực lượng lao động và phát triển các chiến lược để đáp ứng những nhu cầu đó.

Dự báo về nhu cầu

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong quy trình quản lý nhân sự sẽ giúp các tổ chức đảm bảo rằng họ có đủ nhân sự để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình.

Phân tích thực trạng

Trước khi bắt đầu hoạch định nguồn nhân lực, hãy phân tích thực trạng về ưu – nhược điểm của nguồn nhân lực trong tổ chức. Trước tiên, cần xem xét số lượng nhân viên hiện có để đảm bảo đủ nhân sự để hoàn thành công việc. Nên đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất và năng lực của từng nhân viên để phân bổ công việc phù hợp. Phần mềm quản lý nhân sự có thể cung cấp các dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá. Đồng thời, nhà quản lý xem xét mức độ thỏa mãn của nhân viên với công việc hiện tại để tìm các cách thiện.

phan-mem-quan-ly-nhan-su-8

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty trong phần mềm quản lý nhân sự

Ngoài ra, hãy xác định lại cơ cấu tổ chức hiện tại để đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực. Với tính năng sơ đồ tổ chức tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự, việc này có thể dễ dàng thực hiện.

Xác định, ra quyết định điều chỉnh

Dựa trên phân tích thực trạng nguồn nhân lực, bạn sẽ có thể xác định và ra các quyết định liên quan đến sự điều chỉnh cần thiết. Những quyết định này cần dựa trên yếu tố đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Lập kế hoạch và thực hiện

Sau khi xác định các điều chỉnh cần thiết, bạn sẽ cần thiết lập một kế hoạch thực hiện chi tiết và rõ ràng để đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra.

Đánh giá và thực hiện điều chỉnh

Để đảm bảo thành công của một kế hoạch điều chỉnh nguồn nhân lực, việc giám sát chặt chẽ và thường xuyên là yếu tố bắt buộc. Bằng cách giám sát quá trình, bạn có thể đánh giá hiệu quả của kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Ví dụ như, thông qua giám sát liên tục, bạn có thể kịp thời nhận thấy rằng một bước trong kế hoạch đang gặp khó khăn. Từ đó, tìm ra các giải pháp thay thế hoặc điều chỉnh kịp thời. Một phần mềm quản lý nhân sự và công việc mạnh mẽ sẽ cung cấp những công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi và kiểm soát tiến độ hiệu quả.

4. Tối ưu quy trình với phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự được xem như một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đây là việc kết hợp công nghệ thông tin vào quy trình quản lý nhân sự, nhằm mục tiêu giảm bớt phức tạp trong việc quản trị lao động tại doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự tích hợp các tính năng phù hợp với nhiều nghiệp vụ như: quản lý hồ sơ nhân viên, tổng hợp công lương, theo dõi nghỉ phép, tự động hóa, và quản lý các chính sách phúc lợi nhân sự… Tất cả đều được gói gọn trong một hệ thống nhằm giảm thiểu công việc thủ công, tối ưu hóa quá trình quản lý, và cung cấp thông tin nhanh chóng cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

5. E-Office Vitranet24 - Phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp

phan-mem-quan-ly-nhan-su-1

Phần mềm quản lý nhân sự E-Office Vtranet24 với nhiều tính năng tiện ích

Phần mềm quản lý nhân sự E-Office Vitranet24 có đầy đủ các tính năng: quản lý chấm công, lịch vắng mặt, báo cáo công việc, tự động hóa quy trình làm việc và lưu trữ thông tin nhân viên. Kết quả hoạt động của nhân viên được cập nhật tới quản lý hàng ngày, hàng tuần,…trên hệ thống với công cụ thiết lập báo cáo ngày, tuần tháng. Bạn cũng có thể chấm công online với tính năng bật đồng hồ trên hệ thống rất tiện lợi.

Thêm vào đó, bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu…

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả.

Với 16+ năm kinh nghiệm, và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm quản lý nhân sự, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

6. Kết luận

Để quy trình quản trị nhân sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý nhiều vấn đề và giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện. Phần mềm quản lý nhân sự được xem như “cánh tay phải” đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.

(Bài viết có tham khảo thông tin từ Linkedin và TopCV)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Nâng cao hiệu quả quản trị với phần mềm quản lý nhân viên
13.07.2024 289
Phần mềm quản lý nhân viên được xem là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất và giảm sai sót trong quản lý nhân sự. 
Tăng hiệu quả quản lý với phần mềm quản trị nhân sự
27.02.2024 534
Phần mềm quản trị nhân sự được xem như cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Với các tính năng thông minh và linh hoạt, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý, mà còn giúp xây dựng đội ngũ nhân sự tài ba, gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp.
3 bước cốt lõi của quy trình quản lý nhân sự
17.01.2024 617
Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc ứng phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay. Điều này đòi hỏi sự đòi hỏi sự chú ý và quản lý kỹ lưỡng từ doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quản lý nhân sự với phần mềm chuyên nghiệp: mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
16.11.2023 523
Quản lý nhân sự giữ vai trò quan trọng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp phải đối mặt với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh, và nhu cầu ngày càng tăng về đội ngũ nhân viên chất lượng.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
11.10.2023 1197
Trong thời kỳ số hóa, để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp suôn sẻ và hiệu quả, phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một công cụ không thể thiếu. 
5 xu hướng nhân sự nổi bật 2023 theo khảo sát của Gartner
17.01.2023 2345
Garter đã thực hiện khảo sát hơn 800 nhà quản lý nhân sự trên 60 quốc gia, và xác định 5 xu hướng nhân sự được các doanh nghiệp ưu tiên triển khai vào năm 2023. Đây là cơ sở để các nhà lãnh đạo định hướng chiến lược, tìm ra giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình quản trị, tuyển dụng và thu hút nhân tài.
5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới
12.01.2023 3005
Bản mô tả công việc là căn cứ để người quản lý giao việc, theo dõi quá trình thực hiện công việc hoặc để tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên cho một vị trí công việc nhất định bởi vậy nó vô cùng quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý nhân sự.
Chân dung của 1 quản lý nhân sự bạn đã biết?
26.12.2022 1902
Quản trị nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng với mỗi tổ chức doanh nghiệp. Khi mà hạt nhân và lợi thế cạnh tranh của một đơn vị luôn là những con người tài năng và tận tuỵ của mỗi tổ chức, quyết định chất lượng và sự sáng tạo trong sản phẩm dịch vụ của mỗi công ty. 
Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR
21.10.2022 1467
Tự động hoá quản lý nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực quản trị nhân sự bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý, các phần mềm nhân sự để xử lý những công việc thủ công lặp đi lặp lại sang “số hoá”. Từ đó, đội ngũ nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh sáng tạo của con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất làm việc tại tổ chức.
Gợi ý phương pháp làm việc hiệu quả
11.12.2021 1991
Dịch bệnh đã khiến cho các hoạt động sản xuất và vận hành bị ngưng trệ đột ngột do nhiều khu vực phải áp dụng biện pháp phong toả và giãn cách để đảm bảo sự an toàn cho mọi người. Trước tình hình đó, để có thể tiếp tục duy trì được hoạt động kinh doanh, công việc văn phòng của doanh nghiệp, tổ chức mình một cách liên tục thì các nhà quản lý đã lựa chọn chuyển đổi hoạt động vận hành doanh nghiệp tại văn phòng sang một phương thức linh hoạt hơn đó là “work from home” – làm việc tại nhà
Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
11.12.2021 1757
Làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.
Tổng quan tính năng quản lý nhân sự của Bitrix24
10.04.2021 2551
Nhân sự là thành phần then chốt của mỗi doanh nghiệp. Việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự là một vấn đề “đau đầu” đối với nhà quản lý. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý có thể dễ dàng thông qua những phần mềm thủ công như excel, máy chấm vân tay,…nhưng với những doanh nghiệp lớn việc quản trị nhân sự diễn ra như thế nào? Tại sao việc vận hành công ty của họ vẫn diễn ra trôi chảy? Tất cả đều nhờ phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó Bitrix24 là một phần mềm điển hình. 
Làm thế nào để quản lý nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0?
20.12.2020 2963
Khi công nghệ dần thay thế những quy trình thủ công, đòi hỏi con người phải có sự đổi mới và học hỏi, nó đặt ra một bài toán khó với những nhân sự lâu năm làm thế nào để có thể bắt kịp được xu hướng mới? Do đó, việc ra đời những giải pháp quản lý nhân sự cần đảm bảo rất nhiều điều kiện như: giao diện thân thiện, cách sử dụng dễ dàng, tính năng gần gũi,…
Tầm ảnh hưởng của công nghệ đối với nguồn nhân lực của doanh nghiệp
18.12.2020 3342
Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng công nghệ đang lấy khía cạnh "con người" ra khỏi nguồn nhân lực. Tuy nhiên, từ việc tuyển dụng đến việc kết nối các nhóm làm việc trên toàn thế giới, có thể nhận định rằng công nghệ đang cải thiện đáng kể trải nghiệm của con người. Dưới đây là bốn cách các công ty có thể sử dụng công nghệ để cải thiện trải nghiệm của nhân sự:
Nghệ thuật quản lý 5 kiểu nhân viên 'khó chịu'
20.11.2019 4461
Quản trị nhân sự luôn là bài toán khó giải nhất đối với lãnh đạo doanh nghiệp. Công ty càng lớn càng khó quản lý nhân viên. Quản trị nhân sự luôn là bài toán khó giải nhất đối với lãnh đạo doanh nghiệp. Công ty càng lớn càng khó quản lý nhân viên. Dù bạn có toàn quyền sa thải nhân sự nhưng sự ổn định nội bộ là yếu tố tiên quyết để công ty phát triển. Nhân tài cũng không dễ kiếm chút nào. Do đó, trước khi ra quyết định cuối cùng, có lẽ bạn nên nỗ lực để giúp những nhân viên “khó nhằn” này thích ứng với công ty.
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 58
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 483
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.