Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc ứng phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay. Điều này đòi hỏi sự đòi hỏi sự chú ý và quản lý kỹ lưỡng từ doanh nghiệp.

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình được thiết lập để tối ưu hóa quản lý và phát triển nhân sự trong tổ chức. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động quản trị khác nhau: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, lương thưởng, phúc lợi, quản lý hiệu suất…

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ tiên tiến, hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu quản trị nguồn nhân lực của mình.

2. Vai trò của quy trình quản lý nhân sự

• Giảm sai sót trong tương tác giữa nhân viên – bộ phận nhân sự

• Tăng tốc độ giao tiếp, xử lý công việc bởi quy trình giúp tối ưu, giảm bớt những bước không cần thiết.

• Tăng hiệu suất và tinh thần làm việc của nhân viên

• Xây dựng lòng trung thành và tính cam kết của nhân viên đối

• Duy trì được lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển bền vững.

3. 3 bước cốt lõi trong quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, quy trình quản lý nhân sự phù hợp bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Dưới đây là 3 bước cốt lõi mà bạn có thể tham khảo để xây dựng quy trình hiệu quả hơn.

Bước 1: Thiết lập quy chế và hệ thống quản lý

Trong bước này, cần lưu ý 3 yếu tố chính là quy chế quản lý nhân sự, hệ thống văn bản quy phạm nội bộ và yếu tố xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Thiết lập quy chế quản lý nhân sự

Các chính sách, chế độ cho nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định rất lớn trong việc giữ chân người tài và thúc đẩy hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Do đó, các nhà quản lý nhân sự cần đưa ra những chính sách phù hợp, công bằng. Điều này cũng đảm bảo mang lại môi trường làm việc tích cực. Từ đó giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Các quy chế trong quy trình quản lý nhân sự có thể bao gồm:

• Chính sách, kế hoạch tuyển dụng

• Chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

• Chính sách đãi ngộ, tiền lương

…

Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Xây dựng và phát triển hệ thống các văn bản, tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp cần được thực hiện để đảm bảo thông tin được chia sẻ đồng nhất và rõ ràng giữa các thành viên. Từ đó giúp tăng cường sự hiểu biết và nhận thức của họ đối với các quy định và chính sách của công ty. Ngoài ra, việc này cũng giúp tăng cường tính minh bạch và sự chuyên nghiệp trong hoạt động của công ty.

Với phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tất cả văn bản nội bộ trên hệ thống và gửi đến nhân viên khi cần thiết, tránh sai sót.

Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, thái độ, hành vi và phong cách làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự sáng tạo, động viên nhân viên trong doanh nghiệp đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng giúp tạo ra một sự kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong doanh nghiệp và giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hiện nay, các giải pháp văn phòng số E-Office hay phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến có thể được xem như một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả. Với các tính năng quản lý, giao tiếp nội bộ giúp gắn kết đội ngũ nhân viên với nhau và với tổ chức.

Bước 2: Thực thi quy trình quản lý nhân sự

Sau khi đã thực hiện thiết lập quy chế và hệ thống quản lý, bạn cần thực thi quy trình quản lý nhân sự đã thiết lập trước đó. Quá trình thực thi này sẽ bao gồm những vấn đề sau:

Tuyển dụng nhân sự mới

Thu hút, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho một vị trí công việc cụ thể. Nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp

Đánh giá hiệu suất và thăng tiến

Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất của nhân viên. Góp ý, đưa ra phương hướng cải thiện hiệu suất. Hoặc khen thưởng, động viên người lao động. Trên phần mềm quản lý nhân sự, các chỉ số về thời gian làm việc, hiệu quả công việc… đều được ghi nhận minh bạch, rõ ràng. Điều này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Xây dựng lộ trình thăng tiến cụ thể, rõ ràng sẽ tạo cho nhân viên động lực làm việc hiệu quả hơn. Lộ trình này sẽ giúp họ biết được các mục tiêu cần đạt được để thăng tiến. Lộ trình có thể được cập nhật lên phần mềm quản lý nhân sự để cả nhân viên và nhà quản lý nắm bắt thông tin.

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Xác định nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai của tổ chức, dự báo nhu cầu về lực lượng lao động và phát triển các chiến lược để đáp ứng những nhu cầu đó.

Dự báo về nhu cầu

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong quy trình quản lý nhân sự sẽ giúp các tổ chức đảm bảo rằng họ có đủ nhân sự để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình.

Phân tích thực trạng

Trước khi bắt đầu hoạch định nguồn nhân lực, hãy phân tích thực trạng về ưu – nhược điểm của nguồn nhân lực trong tổ chức. Trước tiên, cần xem xét số lượng nhân viên hiện có để đảm bảo đủ nhân sự để hoàn thành công việc. Nên đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất và năng lực của từng nhân viên để phân bổ công việc phù hợp. Phần mềm quản lý nhân sự có thể cung cấp các dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá. Đồng thời, nhà quản lý xem xét mức độ thỏa mãn của nhân viên với công việc hiện tại để tìm các cách thiện.

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty trong phần mềm quản lý nhân sự

Ngoài ra, hãy xác định lại cơ cấu tổ chức hiện tại để đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực. Với tính năng sơ đồ tổ chức tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự, việc này có thể dễ dàng thực hiện.

Xác định, ra quyết định điều chỉnh

Dựa trên phân tích thực trạng nguồn nhân lực, bạn sẽ có thể xác định và ra các quyết định liên quan đến sự điều chỉnh cần thiết. Những quyết định này cần dựa trên yếu tố đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Lập kế hoạch và thực hiện

Sau khi xác định các điều chỉnh cần thiết, bạn sẽ cần thiết lập một kế hoạch thực hiện chi tiết và rõ ràng để đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra.

Đánh giá và thực hiện điều chỉnh

Để đảm bảo thành công của một kế hoạch điều chỉnh nguồn nhân lực, việc giám sát chặt chẽ và thường xuyên là yếu tố bắt buộc. Bằng cách giám sát quá trình, bạn có thể đánh giá hiệu quả của kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Ví dụ như, thông qua giám sát liên tục, bạn có thể kịp thời nhận thấy rằng một bước trong kế hoạch đang gặp khó khăn. Từ đó, tìm ra các giải pháp thay thế hoặc điều chỉnh kịp thời. Một phần mềm quản lý nhân sự và công việc mạnh mẽ sẽ cung cấp những công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi và kiểm soát tiến độ hiệu quả.

4. Tối ưu quy trình với phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự được xem như một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đây là việc kết hợp công nghệ thông tin vào quy trình quản lý nhân sự, nhằm mục tiêu giảm bớt phức tạp trong việc quản trị lao động tại doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự tích hợp các tính năng phù hợp với nhiều nghiệp vụ như: quản lý hồ sơ nhân viên, tổng hợp công lương, theo dõi nghỉ phép, tự động hóa, và quản lý các chính sách phúc lợi nhân sự… Tất cả đều được gói gọn trong một hệ thống nhằm giảm thiểu công việc thủ công, tối ưu hóa quá trình quản lý, và cung cấp thông tin nhanh chóng cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

5. E-Office Vitranet24 - Phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự E-Office Vtranet24 với nhiều tính năng tiện ích

Phần mềm quản lý nhân sự E-Office Vitranet24 có đầy đủ các tính năng: quản lý chấm công, lịch vắng mặt, báo cáo công việc, tự động hóa quy trình làm việc và lưu trữ thông tin nhân viên. Kết quả hoạt động của nhân viên được cập nhật tới quản lý hàng ngày, hàng tuần,…trên hệ thống với công cụ thiết lập báo cáo ngày, tuần tháng. Bạn cũng có thể chấm công online với tính năng bật đồng hồ trên hệ thống rất tiện lợi.

Thêm vào đó, bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu…

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả.

Với 16+ năm kinh nghiệm, và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm quản lý nhân sự, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

6. Kết luận

Để quy trình quản trị nhân sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý nhiều vấn đề và giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện. Phần mềm quản lý nhân sự được xem như “cánh tay phải” đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.

(Bài viết có tham khảo thông tin từ Linkedin và TopCV)