Phần mềm quản trị nhân sự được xem như cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Với các tính năng thông minh và linh hoạt, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý, mà còn giúp xây dựng đội ngũ nhân sự tài ba, gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp.

I. Phần mềm quản trị nhân sự là gì?

Phần mềm quản trị nhân sự là một công cụ phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự. Nó giúp các bộ phận nhân sự thực hiện các công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao độ chính xác và minh bạch trong công tác quản lý.

II. Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự

Việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự mang đến một cuộc cách mạng cho hoạt động quản lý, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và nâng tầm chiến lược nguồn nhân lực.

1. Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự để lập kế hoạch chiến lược

Quản lý nhân sự là công tác cực kỳ quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Chúng có ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng hoạt động và phát triển của cả một doanh nghiệp. Cũng chính vì điều này mà quản lý nhân sự được ví như là “nghệ thuật dùng người”. Nhằm hỗ trợ các nhà quản lý, các CEO đưa ra chiến lược hiệu quả, hệ thống phần mềm quản trị nhân sự đem đến những tiện ích:

- Cung cấp báo cáo trực quan, sinh động giúp nhà quản lý nắm bắt tức thì tình hình nhân sự, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt.

- Khả năng theo dõi năng lực nhân viên khách quan giúp phát hiện nhân tài tiềm năng, xây dựng đội ngũ hiệu quả.

- Giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách so với quản lý thủ công. Các quy trình được tự động hóa, từ việc xử lý thông tin cá nhân, đến quản lý tài liệu và thông tin liên quan đến nhân sự.

2. Quản lý nhân sự thông minh, tối ưu hóa hiệu quả

Các phần mềm quản trị nhân sự giúp các nhà quản lý lưu trữ hồ sơ nhân viên, có cái nhìn tổng thể về thông tin và tình hình nhân sự trong toàn tổ chức, từ đó giúp đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt, kịp thời.

- Hồ sơ nhân sự được lưu trữ an toàn, dễ dàng tìm kiếm, bảo mật cao.

- Tự động hóa các nghiệp vụ như: nhập liệu giấy tờ, thông báo lịch nghỉ lễ, xin nghỉ phép...

- Phân quyền hợp lý cho từng vị trí, nâng cao hiệu quả quản lý.

3. Công nghệ tiên tiến, bảo mật an toàn

Bảo mật thông tin cá nhân và dữ liệu nhân viên là một vấn đề quan trọng. Các công cụ phần mềm thường có các tùy chọn kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu, và quản lý quyền truy cập để đảm bảo rằng thông tin nhân viên được bảo vệ an toàn khỏi sự truy cập trái phép.

- Dữ liệu được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất giúp quản lý thông tin mọi phòng ban dễ dàng.

- Bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn dữ liệu nhân sự.

4. Hỗ trợ C&B chuyên nghiệp, chính xác

- Tự động gửi bảng lượng đến từng nhân sự, giảm thiểu sai sót.

- Tổng hợp dữ liệu tính lương hỗ trợ phòng nhân sự và kế toán.

5. Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Trải nghiệm của nhân viên tại môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Với phần mềm quản trị nhân sự, nhân viên sẽ được cung cấp những thông tin cần thiết giúp gia tăng lòng tin vào công ty.

- Quy trình xin nghỉ phép, gửi đề xuất… minh bạch, rõ ràng

- Nhân viên tự theo dõi thông tin cá nhân, xem bảng chấm công, phản hồi về phiếu lương…

- Nắm bắt lộ trình thăng tiến rõ ràng, chính xác

III. 8 tính năng nổi bật của một phần mềm quản trị nhân sự mạnh mẽ

Vô vàn sản phẩm trên thị trường, với rất nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao khiến bạn băn khoăn không biết lựa chọn ra sao? Bạn có thể tham khảo 8 tính năng sau đây khi tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự mạnh mẽ cho tổ chức của mình:

- Cơ cấu tổ chức: Dễ dàng quản lý danh sách đơn vị/phòng ban, sáp nhập/giải thể đơn vị, theo dõi mô hình tổ chức và lập kế hoạch nhân sự hàng năm.

- Quản lý tuyển dụng: Lên định biên nhân sự, thiết lập quy trình tuyển dụng, lưu trữ thông tin ứng tuyển, chuẩn bị thủ tục tiếp nhận và tự động tạo hồ sơ nhân sự.

- Quản lý nhân sự: Lưu trữ thông tin cá nhân, hợp đồng, quá trình công tác, chính sách, chế độ và bảo hiểm của nhân viên một cách hiệu quả.

- Chấm công tính lương: Cấu hình ca làm việc linh hoạt, phân ca, quản lý nghỉ lễ/nghỉ phép, chấm công hàng ngày, tổng hợp và báo cáo chấm công chính xác.

- Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và theo dõi kết quả đào tạo hiệu quả.

- Quản lý đơn từ: Khởi tạo yêu cầu, phê duyệt, thống kê và kiểm soát đơn từ một cách minh bạch và tiện lợi.

- Theo dõi biến động lao động: Theo dõi lao động mới tăng, bổ nhiệm/miễn nhiệm, luân chuyển/điều động, thôi việc… của nhân viên.

- Báo cáo thống kê: Hệ thống cảnh báo, nhắc nhở nghiệp vụ, biểu đồ thống kê, phân tích nhanh, báo cáo theo mẫu có sẵn, tìm kiếm thông minh và xuất dữ liệu dễ dàng. Phân quyền xem báo cáo linh hoạt theo đối tượng người dùng.

IV. Tiêu chí nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự

Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự. Nhưng để tìm hiểu và lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là 3 tiêu chí doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự:

1. Quy mô nhân sự

Với những doanh nghiệp nhỏ và không có quá nhiều kinh phí để đầu tư, nên ưu tiên lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự đơn giản và đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ cơ bản. Với những doanh nghiệp có quy mô cỡ vừa trở nên sẽ cần hơn giải pháp chuyên sâu, tích hợp chức năng quản trị và báo cáo. Doanh nghiệp lớn với những quy trình nghiệp vụ riêng biệt có thể “đặt may” những tính năng tùy chỉnh riêng trong phần mềm để phù hợp với nhu cầu sử dụng.

2. Nhu cầu nhân sự

Do mỗi doanh nghiệp có mức độ biến động nhân sự khác nhau nên yêu cầu về phần mềm quản trị nhân sự cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Với những doanh nghiệp thường xuyên cần tuyển dụng bổ sung nhân viên, thì nên chú ý đến tính năng hỗ trợ tuyển dụng trong phần mềm quản lý nhân sự.

3. Sự uy tín của nhà cung cấp

Nhà cung cấp tốt thường sẽ có đội ngũ hỗ trợ tận tâm, bảo trì hệ thống thường xuyên. Cùng với đó là khả năng triển khai phần mềm quản trị nhân sự nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp. Việc tư vấn quy trình triển khai phần mềm, tư vấn quản lý nhân sự chuyên nghiệp cũng là một điểm cộng để doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

V. E-Office Vitranet24: Phần mềm quản trị nhân sự mạnh mẽ cho doanh nghiệp

E-Office Vitranet24: Phần mềm quản trị nhân sự với nhiều tính năng tiện ích

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị nhân sự giúp cải thiện tình hình quản lý nhân lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xin mời tham khảo E-Office Vitranet24. Đây là giải pháp đã được nhiều tổ chức lớn tại Việt Nam tin dùng như: Nutifood, bệnh viện Nam Sài Gòn…

E-Office Vitranet24 có đầy đủ các tính năng tiên tiến và hữu ích, hỗ trợ tối đa cho việc quản lý nhân viên tại doanh nghiệp. Từ việc quản lý chấm công, theo dõi lịch vắng mặt, báo cáo công việc, cho đến tự động hóa quy trình làm việc và lưu trữ thông tin nhân viên.

Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể số hoá nhiều quy trình tiện ích để giảm thủ tục giấy tờ như: quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý tài liệu…

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả.

Với 16+ năm kinh nghiệm, và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm quản trị nhân sự, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

VI. Lời kết

Phần mềm quản trị nhân sự không chỉ là một công cụ hữu ích, mà còn là một phần quan trọng của sự phát triển doanh nghiệp hiện đại. Đầu tư vào phần mềm quản trị nhân sự là một lựa chọn thông minh để tối ưu hiệu quả hoạt động, đưa doanh nghiệp vươn tới thành công.