Những tính năng truyền thông nội bộ hữu ích trong E-Office Vitranet24

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối và hiểu biết chung giữa các thành viên trong công ty. Trong E-Office Vitranet24, quy trình truyền thông nội bộ được thiết lập để giúp nhân viên dễ dàng tạo các đề xuất thông tin và nội dung cần truyền tải, sau đó gửi lên cấp trên phê duyệt trước khi thông báo được chia sẻ rộng rãi.

I. Lợi ích đem lại

- Truyền tải thông tin nhanh chóng và chính xác: Các thông báo sau khi được phê duyệt sẽ nhanh chóng đến được toàn bộ hoặc bộ phận nhân viên có liên quan, giúp đảm bảo sự nhất quán trong thông điệp và loại bỏ rủi ro thông tin sai lệch.

- Theo dõi mức độ tiếp nhận thông tin: phần mềm quản lý doanh nghiệp E-Office Vitranet24 ghi nhận số liệu về số lượng người đọc và chưa đọc thông báo. Điều này cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về mức độ tiếp cận và tiếp nhận thông tin của nhân viên, giúp dễ dàng điều chỉnh hoặc cải thiện kế hoạch truyền thông để nâng cao hiệu quả.

II. Những tính năng nổi bật

1. Lập đề xuất truyền thông nội bộ

- Người đề xuất sử dụng biểu mẫu có sẵn và thực hiện các công việc sau nhập các nội dung chính của một đề xuất truyền thông gồm:

+ Tiêu đề, loại thông điệp, nội dung truyền thông,…

+ Có thể chọn từng cá nhân hoặc một/nhiều phòng ban được áp dụng truyền thông

+ Có thể sử dụng các công cụ tích hợp với hệ thống như Google Docs, Office 365,… để hỗ trợ soạn thảo văn bản gửi đính kèm với đề xuất

+ Chọn ngày bắt đầu và kết thúc truyền thông

2. Phê duyệt đề xuất truyền thông nội bộ

- Tất cả người có phân quyền duyệt đề xuất truyền thông trong công ty được thiết lập sẵn trong một danh sách; khi có một đề xuất cần duyệt, tất cả đều nhận được cảnh báo yêu cầu duyệt nhưng chỉ cần một người đã duyệt thì những người còn lại không cần duyệt tiếp.

- Tại màn hình phê duyệt, người duyệt đọc các thông tin được nhập bởi người lập đề xuất:

+ Nếu duyệt “đồng ý” thì sẽ tiến hành truyền thông khi đến ngày được chọn trước trong đề xuất.

+ Nếu duyệt “từ chối” thì người đề xuất nhận được cảnh báo về việc đề xuất bị từ chối kèm lý do, quy trình xử lý đề xuất truyền thông kết thúc.

3. Màn hình thông báo

- Có nút “Đánh dấu đã đọc” để nhân viên nhấn vào xác nhận việc đã đọc và nắm được nội dung thông báo.

- Có phần bình luận để nhân viên trong công ty tương tác làm rõ nội dung thông báo, đồng thời có thể nhắc đến một nhân viên khác để gửi thông báo này đến họ nếu trước đó danh sách người nhận không có người này.

- Có đính kèm các tập tin cần thiết khác cho truyền thông (nếu cần).

4. Số liệu thống kê mức độ tiếp nhận thông tin

Hiển thị số liệu thống kê tổng số người nhận, đã đọc, chưa đọc, tỷ lệ người đã đọc, chưa đọc giúp ghi nhận mức độ tiếp nhận thông tin của nhân viên trong công ty.

- Tính năng “Export to excel”: xuất file excel danh sách

- Tính năng “Gửi lại thông báo”: chỉ hiển thị trong “Danh sách người chưa đọc” nhằm gửi lại cảnh báo nhắc nhở những nhân viên có trong danh sách đọc thông báo.

Văn phòng số Vitranet24 là giải pháp giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp nội bộ nhanh chóng, chính xác và tiện lợi, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Văn phòng số Vitranet24 tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

Quý tổ chức, doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp xin vui lòng liên hệ Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.