420
Tự động hóa nhân sự - một công cụ hứa hẹn hiệu quả, chính xác và quan trọng nhất là trải nghiệm liền mạch cho đội ngũ nhân viên. Các chuyên gia Bitrix24 đã gợi ý 8 công cụ tự động hóa nhân sự mang tính cách mạng có tiềm năng biến đổi các quy trình nhân sự của bạn.
Hãy tưởng tượng có một trợ lý cá nhân chuyên phân loại sơ yếu lý lịch, làm nổi bật những ứng viên tốt nhất và thậm chí lên lịch phỏng vấn. Đó chính xác là những gì ATS thực hiện, nhưng là trên công nghệ số
Tại sao bạn cần ATS:
- Hợp lý hóa quy trình tuyển dụng: Hệ thống này sàng lọc các đơn xin việc để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí bạn đặt ra. Điều này có nghĩa là bạn dành ít thời gian hơn cho giấy tờ và nhiều thời gian hơn để kết nối với những nhân tài hàng đầu.
- Cải thiện trải nghiệm của ứng viên: Quy trình ứng tuyển suôn sẻ tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời. ATS đảm bảo giao tiếp và phản hồi nhanh chóng, giúp ứng viên luôn tham gia và được cập nhật thông tin.
- Tăng cường sự hợp tác của nhóm: Giống như có một trung tâm nơi nhóm tuyển dụng của bạn có thể để lại ghi chú, phản hồi và bỏ phiếu cho các ứng viên. Phương pháp tiếp cận hợp tác này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và đưa ra quyết định tuyển dụng tốt nhất.
Các tính năng chính cần tìm:
- Các bài đăng tuyển và đơn xin việc có thể tùy chỉnh: Điều chỉnh chúng để phản ánh thương hiệu của bạn và nhu cầu cụ thể của từng vai trò.
- Phân tích sơ yếu lý lịch: Công cụ này trích xuất thông tin chi tiết từ sơ yếu lý lịch, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thủ công.
- Các công cụ giao tiếp tích hợp: Gửi email và lên lịch phỏng vấn trực tiếp từ nền tảng, đảm bảo không có ứng viên nào bị bỏ sót.
- Phân tích và báo cáo: Có được thông tin chi tiết về quy trình tuyển dụng của bạn. Hiểu được ứng viên tốt nhất của bạn đến từ đâu và cách hợp lý hóa các nỗ lực của bạn hơn nữa.
Hãy tưởng tượng: một nhân viên mới bước vào công ty của bạn, đôi mắt tràn đầy sự phấn khích và sự hồi hộp quen thuộc. Họ háo hức muốn bắt đầu, nhưng có một đống giấy tờ đang chờ, chưa kể đến mê cung các mô-đun đào tạo cần điều hướng. Bây giờ, hãy tưởng tượng nếu quy trình này diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn và hoàn toàn được số hóa. Đó chính là điều kỳ diệu của các giải pháp hướng dẫn nhân viên hiện đại.
Tại sao nên đầu tư vào hướng dẫn số:
- Tăng cường sự gắn kết của nhân viên mới: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Trải nghiệm hướng dẫn hợp lý, hấp dẫn sẽ tạo nên giai điệu tích cực cho hành trình của nhân viên mới với công ty của bạn.
- Giảm giấy tờ: Các giải pháp hướng dẫn kỹ thuật số có thể cắt giảm đáng kể giấy tờ thủ công, giúp quy trình nhanh hơn và thân thiện với môi trường hơn.
- Đẩy nhanh quá trình đào tạo: Với các chương trình đào tạo kỹ thuật số có cấu trúc, nhân viên mới có thể bắt kịp tốc độ nhanh hơn, sớm trở thành thành viên năng suất của nhóm.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Các kế hoạch hướng dẫn được cá nhân hóa: Điều chỉnh trải nghiệm hướng dẫn để đáp ứng nhu cầu riêng của từng nhân viên mới, giúp họ cảm thấy được coi trọng ngay từ ngày đầu tiên.
- Danh sách kiểm tra và theo dõi tiến độ: Những danh sách này giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào và cả nhân viên mới và HR đều có thể theo dõi tiến độ trong suốt hành trình gia nhập.
- Tích hợp với các hệ thống HR khác: Tích hợp liền mạch với ATS, HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực) và các công cụ khác đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ ứng viên sang nhân viên.
Quản lý hiệu suất là tất cả về việc phát huy tối đa năng lực của nhân viên. Đây là một quá trình liên tục bao gồm việc đặt mục tiêu, cung cấp phản hồi và thúc đẩy phát triển chuyên môn. Nhưng hãy đối mặt với thực tế, việc quản lý thủ công có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Hãy thử tính năng quản lý hiệu suất trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp - đồng minh của bạn trong việc xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và hiệu suất cao.
Tại sao hệ thống quản lý hiệu suất lại là một công cụ cần thiết:
- Hợp lý hóa quy trình đánh giá: Các quy trình công việc tự động giúp dễ dàng lên lịch đánh giá, thu thập phản hồi và theo dõi tiến độ theo thời gian.
- Tạo điều kiện cho phản hồi liên tục: Các hệ thống này cho phép phản hồi và ghi nhận theo thời gian thực, biến nó thành một quy trình năng động và liên tục hơn.
- Hỗ trợ thiết lập và theo dõi mục tiêu: Nhân viên và quản lý có thể đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và theo dõi tiến độ, điều chỉnh các mục tiêu cá nhân phù hợp với tầm nhìn của công ty.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Mẫu đánh giá có thể tùy chỉnh: Điều chỉnh biểu mẫu đánh giá hiệu suất để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm hoặc công ty của bạn.
- Phản hồi 360 độ: Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn, cung cấp góc nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên.
- Kế hoạch phát triển: Cho phép người quản lý và nhân viên tạo ra các kế hoạch khả thi để phát triển chuyên môn.
- Bảng thông tin trực quan: Trực quan hóa dữ liệu hiệu suất trong nháy mắt, xác định xu hướng và lĩnh vực cần cải thiện.
Hệ thống quản lý học tập (LMS) cung cấp một nền tảng nơi nhân viên có thể phát triển kỹ năng và kiến thức của mình theo tốc độ của riêng họ. Hãy coi đó như một khuôn viên số, nhộn nhịp với các khóa học, hội thảo trên web… tất cả đều được thiết kế riêng theo nhu cầu đa dạng của tổ chức.
Tại sao LMS lại cần thiết cho công ty của bạn:
- Thúc đẩy học tập liên tục: LMS giúp truy cập nhiều tài liệu học tập mọi lúc, mọi nơi, khuyến khích nhân viên tiếp tục phát triển.
- Theo dõi tiến trình học tập: Không chỉ là có tài nguyên; mà còn là xem ai đang sử dụng chúng, họ đang tiến bộ như thế nào và xác định những lỗ hổng kiến thức.
- Hỗ trợ lộ trình học tập được cá nhân hóa: Hành trình học tập của mỗi người là duy nhất. LMS cho phép bạn tạo lộ trình học tập tùy chỉnh cho các vai trò hoặc mục tiêu nghề nghiệp khác nhau.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Nhiều định dạng nội dung: Từ các khóa học tương tác đến video và câu đố, các nền tảng LMS tốt nhất cung cấp nhiều cách khác nhau để tương tác với nội dung.
- Khả năng tương thích với thiết bị di động: Học tập không nên bị bó buộc vào bàn làm việc. Hãy tìm một LMS cung cấp trải nghiệm di động liền mạch.
- Khả năng tích hợp: Đảm bảo LMS có thể tích hợp với các hệ thống HR hiện tại của bạn để có phương pháp tiếp cận thống nhất trong việc phát triển nhân viên.
- Báo cáo và phân tích: Các báo cáo chi tiết có thể giúp bạn đo lường tác động của các sáng kiến học tập và điều chỉnh chúng khi cần.
Các phương pháp theo dõi thời gian truyền thống - như thẻ chấm công thủ công hoặc bảng tính - tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Đây là lúc các phần mềm quản lý nhân sự với bộ công cụ quản lý thời gian và chấm công phát huy tác dụng.
Tại sao các công cụ chấm công và chấm công là không thể thiếu:
- Đảm bảo xử lý bảng lương chính xác: Bằng cách theo dõi chính xác số giờ làm việc, bao gồm cả giờ làm thêm và ngày lễ, các công cụ này giúp đảm bảo nhân viên được trả lương đúng, giảm nguy cơ xảy ra lỗi và tranh chấp.
- Cải thiện quản lý lực lượng lao động: Khả năng hiển thị theo thời gian thực về các mẫu chấm công và vắng mặt cho phép đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn và giúp xác định các xu hướng có thể cần giải quyết.
- Tăng cường tuân thủ: Với luật lao động ngày càng phức tạp, việc có một hệ thống tự động giúp duy trì việc tuân thủ các yêu cầu về giờ làm việc, giờ làm thêm và giờ nghỉ.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Các tùy chọn sinh trắc học: Tính năng nhận dạng vân tay hoặc khuôn mặt giúp giảm thiểu tình trạng chấm công thay người khác và trộm cắp thời gian, đảm bảo theo dõi chấm công chính xác hơn.
- Truy cập di động: Nhân viên có thể chấm công vào và ra từ bất kỳ đâu, rất phù hợp với những người làm việc từ xa hoặc làm việc tại công trường. Tính năng này cũng nên bao gồm tính năng theo dõi vị trí địa lý để xác minh thêm.
- Tích hợp với hệ thống tính lương: Tích hợp liền mạch đảm bảo dữ liệu từ công cụ chấm công và thời gian chảy trực tiếp vào hệ thống tính lương của bạn, hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
- Quản lý nghỉ phép: Hệ thống quản lý nghỉ phép tích hợp cho phép theo dõi dễ dàng hơn các kỳ nghỉ phép, nghỉ ốm và các trường hợp vắng mặt khác, lưu trữ mọi thứ ở một nơi.
Hãy tưởng tượng một nơi làm việc mà mọi nhân viên đều cảm thấy được lắng nghe, được coi trọng và được kết nối - không chỉ với công việc của họ mà còn với toàn bộ tổ chức. Đó chính là môi trường mà nền tảng gắn kết nhân viên như văn phòng điện tử được thiết kế để tạo ra. Các nền tảng này là chất xúc tác để xây dựng một nền văn hóa nơi làm việc năng động, toàn diện và hiệu quả.
Tại sao môi trường giao tiếp tương tác quan trọng:
- Nâng cao tinh thần của nhân viên: Phản hồi và ghi nhận thường xuyên giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng vì những nỗ lực của họ, thúc đẩy đáng kể tinh thần.
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở: Các nền tảng này cung cấp không gian để nhân viên bày tỏ ý tưởng, phản hồi và mối quan tâm của mình, thúc đẩy sự minh bạch và tin tưởng trong nhóm.
- Khuyến khích phát triển chuyên môn: Bằng cách cung cấp quyền truy cập vào các cuộc khảo sát, phản hồi và kế hoạch phát triển cá nhân, các nền tảng này giúp nhân viên lập biểu đồ về sự phát triển và nguyện vọng của họ trong công ty.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Hệ thống ghi nhận và khen thưởng: Tìm kiếm các nền tảng cho phép đồng nghiệp và quản lý công nhận thành tích của nhau một cách công khai, thúc đẩy văn hóa ghi nhận.
- Các công cụ khảo sát và phản hồi: Các tính năng này nên cung cấp các cuộc khảo sát có thể tùy chỉnh để đánh giá mức độ hài lòng, mức độ gắn kết và các lĩnh vực cần cải thiện của nhân viên.
- Tính năng mạng xã hội: Các nền tảng bao gồm nguồn cấp dữ liệu xã hội, nhóm hoặc diễn đàn khuyến khích tương tác và xây dựng cộng đồng giữa các nhân viên.
- Phân tích và báo cáo: Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu có thể giúp HR và ban quản lý hiểu được mức độ tương tác, xác định xu hướng và thực hiện các hành động sáng suốt để cải thiện văn hóa nơi làm việc.
Trong thế giới HR, việc đưa ra quyết định dựa trên trực giác đã là chuyện của quá khứ. Hãy sử dụng công cụ phân tích và báo cáo. Các công cụ này đào sâu vào dữ liệu, khám phá những thông tin giá trị về xu hướng tuyển dụng, sự hài lòng của nhân viên, tỷ lệ luân chuyển và nhiều hơn nữa.
Tại sao phân tích nhân sự là điều không thể thiếu:
- Các quyết định dựa trên dữ liệu: Vượt qua sự phỏng đoán bằng cách sử dụng dữ liệu cụ thể để hướng dẫn các chiến lược HR của bạn, từ tuyển dụng đến giữ chân nhân viên.
- Xác định xu hướng và mô hình: Nhận diện các xu hướng mới nổi trong hành vi, năng suất và sự hài lòng của nhân viên, cho phép bạn hành động chủ động thay vì bị động.
- Đo lường ROI cho các sáng kiến HR: Hiểu tác động của các chương trình và chính sách của bạn, giúp bạn phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và biện minh cho các khoản đầu tư vào HR.
Các tính năng chính cần tìm kiếm:
- Tích hợp dữ liệu toàn diện: Một công cụ có thể lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống HR khác nhau (như ATS, LMS, bảng lương) để cung cấp cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động của bạn.
- Bảng thông tin và báo cáo có thể tùy chỉnh: Tìm kiếm khả năng điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu cụ thể của bạn, cho dù đó là theo dõi các nỗ lực đa dạng hóa hay phân tích tình trạng luân chuyển.
- Phân tích dự đoán: Các công cụ tiên tiến cung cấp thông tin chi tiết dự đoán, dự báo các vấn đề tiềm ẩn như tình trạng mất nhân viên, giúp bạn thực hiện các biện pháp phòng ngừa.
- Giao diện thân thiện với người dùng: Dữ liệu chỉ tốt khi bạn hiểu được dữ liệu đó! Một công cụ cung cấp giao diện trực quan và hình ảnh trực quan giúp mọi người có thể tiếp cận thông tin chi tiết, không chỉ các nhà phân tích dữ liệu.
Hệ thống tính lương tự động biến quy trình thủ công từng mất nhiều công sức thành hoạt động trơn tru, không có lỗi. Các hệ thống này đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn, mọi lúc, tính đến nhiều khoản khấu trừ, thuế và phúc lợi khác nhau một cách chính xác.
Tại sao hệ thống tính lương tự động lại là một bước ngoặt:
- Độ chính xác và tuân thủ: Chúng làm giảm đáng kể rủi ro xảy ra lỗi và đảm bảo tuân thủ luật và quy định về thuế, bảo vệ công ty của bạn khỏi các khoản tiền phạt và vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa tính lương có thể tiết kiệm vô số giờ, giải phóng nhân viên nhân sự để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Nó cũng cắt giảm chi phí liên quan đến việc xử lý tính lương thủ công.
- Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Việc thanh toán lương đúng hạn và chính xác góp phần nâng cao sự hài lòng và lòng tin của nhân viên vào công ty.
Các tính năng chính cần tìm:
- Khả năng tích hợp: Các hệ thống tính lương tốt nhất tích hợp liền mạch với các công cụ nhân sự khác (như hệ thống chấm công) để có phương pháp tiếp cận toàn diện đối với quản lý nhân sự.
- Các tùy chọn thanh toán linh hoạt: Cung cấp nhiều phương thức thanh toán, bao gồm gửi tiền trực tiếp và thẻ lương, có thể đáp ứng các sở thích đa dạng của lực lượng lao động của bạn.
- Quyền truy cập tự phục vụ cho nhân viên: Nhân viên có thể xem phiếu lương, theo dõi thu nhập theo thời gian và quản lý thuế khấu trừ của họ, giúp họ kiểm soát và có khả năng hiển thị tốt hơn.
- Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ: Dữ liệu tính lương rất nhạy cảm. Hãy tìm các hệ thống có các tính năng bảo mật hàng đầu để bảo vệ chống lại vi phạm dữ liệu và đảm bảo quyền riêng tư.
Cho dù bạn đang thực hiện những bước đầu tiên hướng tới tự động hóa, hay muốn nâng cấp các hệ thống hiện có của mình, thì hành trình hướng tới chức năng HR tự động, hiệu quả và lấy con người làm trung tâm đều rất đáng giá. Suy cho cùng, khi bạn đầu tư vào tự động hóa HR, bạn đang đầu tư vào nguồn nhân lực của mình - và không có khoản đầu tư nào tốt hơn thế.
(Thông tin được dịch và biên tập từ Bitrix24)
421
404
413
617
776
587
1313
2498
3402
2053
1571
2055
1838
2646
3105
9180
294
628
135
143
3223
Tiếng Anh
Tiếng Việt
Xem chi tiết
