5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới

5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới
12.01.2023 3704

1. Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là một văn bản mô tả những công việc mà người được tuyển dụng cần phải thực hiện trong thời gian nhất định. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn cung cấp thông tin về những yêu cầu năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.

2. Công dụng:

Bản mô tả công việc dùng để mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm của một người. Mẫu bản mô tả công việc được dùng nhiều trong tuyển dụng, phân công công việc,…

3. Tầm quan trọng:

Bản mô tả công việc là căn cứ để người quản lý giao việc, theo dõi quá trình thực hiện công việc hoặc để tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên cho một vị trí công việc nhất định. Ở mỗi vị trí việc làm khác nhau thì bản mô tả công việc cũng có nội dung khác nhau.

Bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc nắm được:

- Mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ của bản thân

- Yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao

- Quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Có thể nói, bản mô tả công việc giống như một bản cam kết công việc giữa người lãnh đạo và nhân viên, đồng thời là căn cứ để nhân viên biết được nhiệm vụ, chức năng của bản thân để thực hiện công việc sao cho phù hợp, hiệu quả nhất.

4. Nội dung chính của bản mô tả công việc:

+ Thứ nhất: Cần có mục tiêu của công việc rõ ràng, dễ hiểu

+ Thứ hai: Mô tả các chức năng và nhiệm vụ của vị trí việc làm

+ Thứ ba: Có quyền hạn và trách nhiệm khi đảm nhận vị trí công việc đó. Nó tương ứng với chức năng nhiệm vụ của từng vị trí.

+ Thứ tư: yêu cầu năng lực, mô tả năng lực/kỹ năng cần có của vị trí công việc là gì.

5. Các bước xây dựng bảng mô tả công việc

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc.

Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực.

Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:

  • Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
  • Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
  • Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
  • Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

  • Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
  • Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
  • Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:

  • Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
  • Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
  • Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
  • Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.

(Mẫu bảng mô tả công việc)

Chúc các nhà quản lý và các chuyên viên nhân sự xây dựng được bảng mô tả công việc thành công!

(Thông tin được Vitranet24 sưu tầm và chọn lọc biên tập từ nhiều nguồn để quý bạn đọc tham khảo)

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
8 công cụ tự động hóa giúp bạn đổi mới quy trình HR
30.08.2024 487
Tự động hóa nhân sự - một công cụ hứa hẹn hiệu quả, chính xác và quan trọng nhất là trải nghiệm liền mạch cho đội ngũ nhân viên. Các chuyên gia Bitrix24 đã gợi ý 8 công cụ tự động hóa nhân sự mang tính cách mạng có tiềm năng biến đổi các quy trình nhân sự của bạn.
Gartner xác định bốn xu hướng đầu tư nhân sự hàng đầu
27.08.2024 477
Theo khảo sát của Gartner, đầu tư vào công nghệ HR vẫn là ưu tiên số 1, và một nửa số nhà lãnh đạo được hỏi cho biết họ có kế hoạch tăng ngân sách đầu tư.
Nâng cao hiệu quả quản trị với phần mềm quản lý nhân viên
13.07.2024 458
Phần mềm quản lý nhân viên được xem là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất và giảm sai sót trong quản lý nhân sự. 
Tăng hiệu quả quản lý với phần mềm quản trị nhân sự
27.02.2024 648
Phần mềm quản trị nhân sự được xem như cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Với các tính năng thông minh và linh hoạt, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý, mà còn giúp xây dựng đội ngũ nhân sự tài ba, gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp.
3 bước cốt lõi của quy trình quản lý nhân sự
17.01.2024 893
Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc ứng phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay. Điều này đòi hỏi sự đòi hỏi sự chú ý và quản lý kỹ lưỡng từ doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quản lý nhân sự với phần mềm chuyên nghiệp: mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
16.11.2023 620
Quản lý nhân sự giữ vai trò quan trọng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp phải đối mặt với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh, và nhu cầu ngày càng tăng về đội ngũ nhân viên chất lượng.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
11.10.2023 1395
Trong thời kỳ số hóa, để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp suôn sẻ và hiệu quả, phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một công cụ không thể thiếu. 
5 xu hướng nhân sự nổi bật 2023 theo khảo sát của Gartner
17.01.2023 2565
Garter đã thực hiện khảo sát hơn 800 nhà quản lý nhân sự trên 60 quốc gia, và xác định 5 xu hướng nhân sự được các doanh nghiệp ưu tiên triển khai vào năm 2023. Đây là cơ sở để các nhà lãnh đạo định hướng chiến lược, tìm ra giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình quản trị, tuyển dụng và thu hút nhân tài.
5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới
12.01.2023 3705
Bản mô tả công việc là căn cứ để người quản lý giao việc, theo dõi quá trình thực hiện công việc hoặc để tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên cho một vị trí công việc nhất định bởi vậy nó vô cùng quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý nhân sự.
Chân dung của 1 quản lý nhân sự bạn đã biết?
26.12.2022 2153
Quản trị nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng với mỗi tổ chức doanh nghiệp. Khi mà hạt nhân và lợi thế cạnh tranh của một đơn vị luôn là những con người tài năng và tận tuỵ của mỗi tổ chức, quyết định chất lượng và sự sáng tạo trong sản phẩm dịch vụ của mỗi công ty. 
Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR
21.10.2022 1641
Tự động hoá quản lý nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực quản trị nhân sự bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý, các phần mềm nhân sự để xử lý những công việc thủ công lặp đi lặp lại sang “số hoá”. Từ đó, đội ngũ nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh sáng tạo của con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất làm việc tại tổ chức.
Gợi ý phương pháp làm việc hiệu quả
11.12.2021 2089
Dịch bệnh đã khiến cho các hoạt động sản xuất và vận hành bị ngưng trệ đột ngột do nhiều khu vực phải áp dụng biện pháp phong toả và giãn cách để đảm bảo sự an toàn cho mọi người. Trước tình hình đó, để có thể tiếp tục duy trì được hoạt động kinh doanh, công việc văn phòng của doanh nghiệp, tổ chức mình một cách liên tục thì các nhà quản lý đã lựa chọn chuyển đổi hoạt động vận hành doanh nghiệp tại văn phòng sang một phương thức linh hoạt hơn đó là “work from home” – làm việc tại nhà
Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
11.12.2021 1886
Làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.
Tổng quan tính năng quản lý nhân sự của Bitrix24
10.04.2021 2692
Nhân sự là thành phần then chốt của mỗi doanh nghiệp. Việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự là một vấn đề “đau đầu” đối với nhà quản lý. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý có thể dễ dàng thông qua những phần mềm thủ công như excel, máy chấm vân tay,…nhưng với những doanh nghiệp lớn việc quản trị nhân sự diễn ra như thế nào? Tại sao việc vận hành công ty của họ vẫn diễn ra trôi chảy? Tất cả đều nhờ phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó Bitrix24 là một phần mềm điển hình. 
Làm thế nào để quản lý nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0?
20.12.2020 3178
Khi công nghệ dần thay thế những quy trình thủ công, đòi hỏi con người phải có sự đổi mới và học hỏi, nó đặt ra một bài toán khó với những nhân sự lâu năm làm thế nào để có thể bắt kịp được xu hướng mới? Do đó, việc ra đời những giải pháp quản lý nhân sự cần đảm bảo rất nhiều điều kiện như: giao diện thân thiện, cách sử dụng dễ dàng, tính năng gần gũi,…
Quản lý
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 110
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 702
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Microsoft tiết lộ các tính năng AI sắp ra mắt trên các nền tảng Windows, Android và IOS
07.10.2024 142
Microsoft đang bước vào một kỷ nguyên mới với hàng loạt tính năng AI tiên tiến, hứa hẹn sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng trên các nền tảng Windows, Android và iOS. Dưới đây là những điểm nổi bật về các tính năng mới này mà bạn không nên bỏ lỡ.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3299
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.