Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?

Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
11.12.2021 1333
Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?

Trải qua thời kỳ khó khăn của Đại dịch Covid vừa qua thì khái niệm Work form Home (Làm việc tại nhà) đã nhanh chóng quen thuộc dẫn đến sự thay đổi đột ngột trong cách quản lý và triển khai công việc của tất cả bộ phận trong công ty. Tại Việt Nam, một khảo sát được tiến hành với 358 Doanh nghiệp cho thấy 38% số này bắt đầu ứng dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng và chỉ 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.
Và bài toán đặt ra cho các Doanh nghiệp là làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.

Vậy làm thế nào để có thể cải thiện được kết nối truyền thông nội bộ?

Chúng tôi sẽ tổng hợp lại những kênh truyền thông nội bộ phổ biến đã đem lại hiệu quả tích cực đã giúp rất nhiều doanh nghiệp sống sót qua Đại dịch Covid vừa qua.
 
Email nội bộ

Email trong doanh nghiệp là phương thức phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng để truyền tải thông tin kịp thời trên quy mô lớn. Không bị phụ thuộc vào sự có mặt của mỗi cá nhân tại văn phòng. Kênh truyền thông nội bộ qua email giúp ban lãnh đạo tiếp cận được tới từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được thông tin mình cần truyền đạt. Nội dung bao gồm: Ban hành quy định mới của công ty, Thông báo thời gian làm việc, Các thông tin về lương thưởng, Các chương trình sinh hoạt trong nội bộ tổ chức, Thông báo nhân sự mới,....)
Một vấn đề gặp phải lớn nhất về hiệu quả truyền thông qua kênh Email đó là khó thống kê tỷ lệ người mở email (Nếu không có hệ thống tracking số mở/ lượt click trong email đã gửi.) Nhân sự cũng sẽ gặp phải tình huống check sót mail với số lượng mail gửi đến qua lớn mỗi ngày. Hoặc họ chỉ đọc để nắm bắt thông tin quan trọng chứ ít dành thời gian để tương tác qua lại trên email.

Nền tảng mạng xã hội (Group nội bộ)

 

Đây cũng là cách rất hiệu quả để kết nối được nhân sự trong công ty lại gần nhau hơn. Doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh của mạng truyền thông xã hội sẵn có để khuyến khích nhân viên kết nối thông qua các nền tảng xã hội (Facebook, Zalo hoặc LinkedIn,….). Mục tiêu chia sẻ, kết nối và tiếp cận nhân viên, tận dụng những tiện ích các công cụ trò truyện/video trực tuyến trong tương tác và truyền đạt thông tin kịp thời. Đồng thời cho phép mỗi cá nhân tương tác, kết nối với nhau. Chẳng hạn như các cuộc thăm dò ý kiến, bài viết chia sẻ kỹ năng làm việc, tạo những Group chuyên biệt cho từng sự kiện…)
Nền tảng này cũng gặp một số hạn chế như: Thông tin dễ bị trôi khi có nhiều người liên tục chat trong group, quá nhiều người có mặt trong group nhưng hiếm khi lên tiếng hay theo dõi thông tin, Nhóm của từng bộ phận thường hoạt động sôi nổi hơn, thường có chỉ đạo nóng về công việc, thông tin cần phổ biến cho nhân viên, phạm vi phổ biến thông tin hẹp…

Sử dụng phầm mềm văn phòng điện tử E - office

E- Office
– là phần mềm về Văn phòng điện tử dùng để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Mục tiêu của phần mềm E -Office là đem đến những tiện ích của mạng máy tính, của Internet theo một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người dùng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.

Khả năng làm việc không biên giới: Đây là một lợi ích vô cùng lớn của văn phòng điện tử, cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý. Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang không có mặt tại văn phòng. Điển hình như công việc văn thư được mặc định gắn chặt với văn phòng. Như việc tạo, duyệt các công văn, giấy tờ, nhờ phần mềm E - office thì giờ đây có thể được xử lý theo những chu trình công việc tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi trên phần mềm máy tính. Các nhân sự cũng có thể xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp họ có thể bàn bạc trực tuyến với nhau như trong một nền tảng xã hội (Ví dụ: Qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động,..). Dù đang ở bất cứ đâu. E – office cũng xây dựng hệ thống thu thập ý kiến từ tất cả nhân sự về một vấn đề nhanh chóng nhất.
 
Đáp ứng như một nền tảng xã hội thông minh: Tính năng của Phần mềm E - Office rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc, lưu sổ địa chỉ... Đặc biệt, E- Office cải thiện được nhược điểm của Email nội bộ. Đó là hệ thống tracking số mở/ lượt click trong email đã gửi cũng trên hệ thống này.

Tăng liên kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp: Tăng cường các hoạt động nhóm bên cạnh làm việc độc lập. Ví dụ lên ý tưởng cho một dự án quan trọng. Nếu ở văn phòng làm việc, các thành viên sẽ cùng ngồi xuống họp bàn với nhau để cùng tìm ra phương án. Nhưng với Phần mềm văn phòng điện tử E- office công việc sẽ được xử lý tiện lợi hơn. Leader chỉ cần khởi tạo một dự án mới, tag nhưng đồng nghiệp cùng hỗ trợ mình vào. Khi đó mọi người sẽ cùng tập trung động não và bình luận đưa ra ý kiến, nhiều ý tưởng mới được đưa ra tập trung trong dự án . Từ đó được khởi tạo cũng như cơ hội để trao đổi, tiếp xúc cũng tăng lên.

Sau khoảng thời gian khó khăn vừa qua, các doanh nghiệp càng nhìn nhận rõ được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý, triển khai công việc. Và Phần mềm E - Office hiện đã đang và sẽ được ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hơn thế nữa, việc phổ cập các thiết bị thông minh, nên số hoá các kênh truyền thông nội bộ hay cách thức triển khai, thực hiện sẽ được mọi người quan tâm và dành thiện cảm nhiều hơn.

E-Office Vitranet24 – giải pháp gắn kết nhân viên làm việc hiệu quả



Phần mềm văn phòng điện tử E-Office Vitranet24 với những tính năng nổi trội kết nối và thúc đẩy giao tiếp làm việc hiệu quả trong toàn hệ thống như: Quản lý chi tiết thông tin đến từ từng nhân sự, Quản lý tài liệu của từng nhóm và cá nhân, chia sẻ nhanh và phân quyền cho các tài khoản khác, dễ dàng truy cập trên mọi ứng dụng,…

     1. Tạo môi trường làm việc trực tuyến và cộng tác xuyên suốt dễ dàng: Phần mềm Vitranet24 cung cấp với đầy đủ tính năng: dòng hoạt động, call, chat, chia sẻ, tin nhắn, thông báo... giúp bạn làm việc online dễ dàng và kết nối toàn bộ nhân sự trong công ty trong một “Mạng nội bộ” duy nhất.


     2. Kết nối đồng bộ từ call, chat, bình luận, tương tác xuyên suốt toàn hệ thống: Hệ thống hỗ trợ toàn bộ người dùng có thể tương tác nhanh qua công cụ chat. Chúng ta có thể chat cá nhân, chat theo nhóm, chat theo phòng ban, dự án. Trên các cửa sổ chat có thể kéo thả tài liệu không giới hạn dung lượng. Có thể tìm kiếm nhanh các nhóm hoặc người cần chat qua công cụ tìm kiếm.

        3. Tính năng tạo và đặt phòng họp hiệu quả, video call lên tới 48 thành viên cùng lúc:
           - Đặt phòng họp và họp trực tuyến như ngoài đời thực.
           - Chia thành các phòng họp trực tuyến khác nhau và phân quyền cho nhân sự tham gia vào phòng họp.
(Hình ảnh phòng họp trực tuyến E – Office giúp làm việc nhóm và họp dự án hiệu quả)

     4. Hệ thống giao việc, quản lý công việc trực quan theo Task:
        - Call, chat giao tiếp trong từng nhiệm vụ
        - Giao việc nhanh chóng và phân quyền hợp lý
       Theo dõi tiến độ, tương tác, trao đổi trong quá trình thực hiện: Theo dõi tiến độ công việc, tương tác trao đổi trong giao diện của Nhiệm vụ: Giúp dễ dàng lưu trữ thông tin theo nhiệm vụ, tương tác xử lý công việc đảm bảo đúng nội dung và theo tiến độ…
        Thảo luận trực tuyến trên từng nhiệm vụ: Cho phép người dùng có liên quan trong kế hoạch tiến hành trao đổi, thảo luận trên từng nhiệm vụ mình phụ trách:
       - Xác nhận tiếp nhận công việc khi đã đầy đủ cơ sở và đủ điều kiện nhận việc
       - Ghi chú và phản hồi kịp thời khi công việc chưa đầy đủ cơ sở và thông tin
       - Báo cáo, ghi chú kết quả cụ thể của công việc
       - Đính kèm đính kèm tải tài liệu, chứng từ chứng minh hoàn thành công việc
        Báo cáo phê duyệt nhiệm vụ:
       - Kết thúc nhiệm vụ: Hệ thống cho phép kết thúc tất cả các công việc theo yêu cầu của nhiệm vụ. Cho phép người dùng đính kèm file báo cáo vào Comment
       - Thông báo: Hệ thống tự động gửi thông báo tới người tạo khi nhiệm vụ hoàn thành.

Gắn kết nhân viên trên các kênh truyền thông nội bộ chưa bao giờ là vấn đề dễ dàng đối với tất cả các công ty. Và ngay cả khi Doanh nghiệp phải bắt đầu tiếp cận với một phần mềm mới sẽ luôn đem lại sự lo ngại. Nhưng chúng tôi tin rằng với những chia sẻ trên đây hy vọng các bạn sẽ tìm được chìa khóa cho vấn đề nan giải này. Nếu quý anh chị cần tìm hiểu cụ thể hơn các tính năng có trong phần mềm E – Office của Vitranet 24, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm sản phẩm:

Hotline: 0903696077;
Email: vitranet24@vivicorp.com
Website: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
Trân trọng cảm ơn.
 
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tối ưu hóa quản lý nhân sự với phần mềm chuyên nghiệp: mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
16.11.2023 153
Quản lý nhân sự giữ vai trò quan trọng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp phải đối mặt với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh, và nhu cầu ngày càng tăng về đội ngũ nhân viên chất lượng.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
11.10.2023 481
Trong thời kỳ số hóa, để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp suôn sẻ và hiệu quả, phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một công cụ không thể thiếu. 
5 xu hướng nhân sự nổi bật 2023 theo khảo sát của Gartner
17.01.2023 1520
Garter đã thực hiện khảo sát hơn 800 nhà quản lý nhân sự trên 60 quốc gia, và xác định 5 xu hướng nhân sự được các doanh nghiệp ưu tiên triển khai vào năm 2023. Đây là cơ sở để các nhà lãnh đạo định hướng chiến lược, tìm ra giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình quản trị, tuyển dụng và thu hút nhân tài.
5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới
12.01.2023 1014
Bản mô tả công việc là căn cứ để người quản lý giao việc, theo dõi quá trình thực hiện công việc hoặc để tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên cho một vị trí công việc nhất định bởi vậy nó vô cùng quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý nhân sự.
Chân dung của 1 quản lý nhân sự bạn đã biết?
26.12.2022 1098
Quản trị nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng với mỗi tổ chức doanh nghiệp. Khi mà hạt nhân và lợi thế cạnh tranh của một đơn vị luôn là những con người tài năng và tận tuỵ của mỗi tổ chức, quyết định chất lượng và sự sáng tạo trong sản phẩm dịch vụ của mỗi công ty. 
Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR
21.10.2022 946
Tự động hoá quản lý nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực quản trị nhân sự bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý, các phần mềm nhân sự để xử lý những công việc thủ công lặp đi lặp lại sang “số hoá”. Từ đó, đội ngũ nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh sáng tạo của con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất làm việc tại tổ chức.
Gợi ý phương pháp làm việc hiệu quả
11.12.2021 1205
Dịch bệnh đã khiến cho các hoạt động sản xuất và vận hành bị ngưng trệ đột ngột do nhiều khu vực phải áp dụng biện pháp phong toả và giãn cách để đảm bảo sự an toàn cho mọi người. Trước tình hình đó, để có thể tiếp tục duy trì được hoạt động kinh doanh, công việc văn phòng của doanh nghiệp, tổ chức mình một cách liên tục thì các nhà quản lý đã lựa chọn chuyển đổi hoạt động vận hành doanh nghiệp tại văn phòng sang một phương thức linh hoạt hơn đó là “work from home” – làm việc tại nhà
Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
11.12.2021 1334
Làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.
Tổng quan tính năng quản lý nhân sự của Bitrix24
10.04.2021 2114
Nhân sự là thành phần then chốt của mỗi doanh nghiệp. Việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự là một vấn đề “đau đầu” đối với nhà quản lý. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý có thể dễ dàng thông qua những phần mềm thủ công như excel, máy chấm vân tay,…nhưng với những doanh nghiệp lớn việc quản trị nhân sự diễn ra như thế nào? Tại sao việc vận hành công ty của họ vẫn diễn ra trôi chảy? Tất cả đều nhờ phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó Bitrix24 là một phần mềm điển hình. 
Làm thế nào để quản lý nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0?
20.12.2020 2229
Khi công nghệ dần thay thế những quy trình thủ công, đòi hỏi con người phải có sự đổi mới và học hỏi, nó đặt ra một bài toán khó với những nhân sự lâu năm làm thế nào để có thể bắt kịp được xu hướng mới? Do đó, việc ra đời những giải pháp quản lý nhân sự cần đảm bảo rất nhiều điều kiện như: giao diện thân thiện, cách sử dụng dễ dàng, tính năng gần gũi,…
Tầm ảnh hưởng của công nghệ đối với nguồn nhân lực của doanh nghiệp
18.12.2020 2146
Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng công nghệ đang lấy khía cạnh "con người" ra khỏi nguồn nhân lực. Tuy nhiên, từ việc tuyển dụng đến việc kết nối các nhóm làm việc trên toàn thế giới, có thể nhận định rằng công nghệ đang cải thiện đáng kể trải nghiệm của con người. Dưới đây là bốn cách các công ty có thể sử dụng công nghệ để cải thiện trải nghiệm của nhân sự:
Nghệ thuật quản lý 5 kiểu nhân viên 'khó chịu'
20.11.2019 3728
Quản trị nhân sự luôn là bài toán khó giải nhất đối với lãnh đạo doanh nghiệp. Công ty càng lớn càng khó quản lý nhân viên. Quản trị nhân sự luôn là bài toán khó giải nhất đối với lãnh đạo doanh nghiệp. Công ty càng lớn càng khó quản lý nhân viên. Dù bạn có toàn quyền sa thải nhân sự nhưng sự ổn định nội bộ là yếu tố tiên quyết để công ty phát triển. Nhân tài cũng không dễ kiếm chút nào. Do đó, trước khi ra quyết định cuối cùng, có lẽ bạn nên nỗ lực để giúp những nhân viên “khó nhằn” này thích ứng với công ty.
10 lý do khiến bạn luôn là kẻ thất bại: Không quý trọng thời gian, luôn trì hoãn và không có chính kiến
18.11.2019 31231
Trong hàng ngàn doanh nhân thành đạt có chăng một vài người định nghĩa thành công theo cùng một cách nhưng thất bại thì luôn có một cách định nghĩa duy nhất đó là việc một người không đạt được các mục tiêu của mình trong cuộc sống, cho dù mục tiêu đó là gì. Những người đang làm thay đổi thế giới không hề phi thường như chúng ta tưởng tượng. Họ cũng chỉ là những người bình thường và thậm chí có thể không hề có mặt nào xuất sắc nhưng lại đang khiến cho bao người khác phải ngưỡng mộ bởi vì họ đã làm chủ được tính kỉ luật và luôn tìm cơ hội để phát triển bản thân.
Quản lý nhân sự thất bại – Vì sao?
23.09.2019 3214
Có những nhà quản lý được nhân viên yêu quý, tôn trọng vô cùng. Nhưng có những nhà quản lý thường xuyên bị nhân viên nói xấu, chỉ trỏ ra vào. Tại sao lại có sự khác biệt này? Cùng Vitranet24 tìm hiểu nguyên do nhé.
Làm cách nào đặt mục tiêu và quản lý hiệu quả công việc?
18.09.2019 2115
Việc giao cho nhân viên công cụ lập mục tiêu cho chính họ sẽ hữu ích cho nhân viên lẫn cho tổ chức. Đặt mục tiêu cho nhân viên và quản lý hiệu quả công việc thường được xem là trách nhiệm ít hứng thú nhất của người quản lý.
Quản lý
“Cẩm nang” tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp viễn thông từ Oliver Wyman
06.12.2023 257
Oliver Wyman - công ty tư vấn quản lý đa quốc gia đã chỉ ra một số chiến lược chính để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho các danh nghiệp viễn thông trong bối cảnh suy thoái kinh tế.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 6910
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Nhìn lại 1 năm của ChatGPT: 5 cách “AI kỳ diệu” này đã thay đổi thế giới
04.12.2023 107
Chatbot trí tuệ nhân tạo (AI) ChatGPT của OpenAI ra mắt vào cuối năm 2022 và đã thay đổi nhiều lĩnh vực đời sống chỉ trong vòng một năm.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2621
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.