Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
Trải qua thời kỳ khó khăn của Đại dịch Covid vừa qua thì khái niệm Work form Home (Làm việc tại nhà) đã nhanh chóng quen thuộc dẫn đến sự thay đổi đột ngột trong cách quản lý và triển khai công việc của tất cả bộ phận trong công ty. Tại Việt Nam, một khảo sát được tiến hành với 358 Doanh nghiệp cho thấy 38% số này bắt đầu ứng dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng và chỉ 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.
Và bài toán đặt ra cho các Doanh nghiệp là làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.
Vậy làm thế nào để có thể cải thiện được kết nối truyền thông nội bộ?
Chúng tôi sẽ tổng hợp lại những kênh truyền thông nội bộ phổ biến đã đem lại hiệu quả tích cực đã giúp rất nhiều doanh nghiệp sống sót qua Đại dịch Covid vừa qua.
Email nội bộ
Email trong doanh nghiệp là phương thức phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng để truyền tải thông tin kịp thời trên quy mô lớn. Không bị phụ thuộc vào sự có mặt của mỗi cá nhân tại văn phòng. Kênh truyền thông nội bộ qua email giúp ban lãnh đạo tiếp cận được tới từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được thông tin mình cần truyền đạt. Nội dung bao gồm: Ban hành quy định mới của công ty, Thông báo thời gian làm việc, Các thông tin về lương thưởng, Các chương trình sinh hoạt trong nội bộ tổ chức, Thông báo nhân sự mới,....)
Một vấn đề gặp phải lớn nhất về hiệu quả truyền thông qua kênh Email đó là khó thống kê tỷ lệ người mở email (Nếu không có hệ thống tracking số mở/ lượt click trong email đã gửi.) Nhân sự cũng sẽ gặp phải tình huống check sót mail với số lượng mail gửi đến qua lớn mỗi ngày. Hoặc họ chỉ đọc để nắm bắt thông tin quan trọng chứ ít dành thời gian để tương tác qua lại trên email.
Nền tảng mạng xã hội (Group nội bộ)
Đây cũng là cách rất hiệu quả để kết nối được nhân sự trong công ty lại gần nhau hơn. Doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh của mạng truyền thông xã hội sẵn có để khuyến khích nhân viên kết nối thông qua các nền tảng xã hội (Facebook, Zalo hoặc LinkedIn,….). Mục tiêu chia sẻ, kết nối và tiếp cận nhân viên, tận dụng những tiện ích các công cụ trò truyện/video trực tuyến trong tương tác và truyền đạt thông tin kịp thời. Đồng thời cho phép mỗi cá nhân tương tác, kết nối với nhau. Chẳng hạn như các cuộc thăm dò ý kiến, bài viết chia sẻ kỹ năng làm việc, tạo những Group chuyên biệt cho từng sự kiện…)
Nền tảng này cũng gặp một số hạn chế như: Thông tin dễ bị trôi khi có nhiều người liên tục chat trong group, quá nhiều người có mặt trong group nhưng hiếm khi lên tiếng hay theo dõi thông tin, Nhóm của từng bộ phận thường hoạt động sôi nổi hơn, thường có chỉ đạo nóng về công việc, thông tin cần phổ biến cho nhân viên, phạm vi phổ biến thông tin hẹp…
Sử dụng phầm mềm văn phòng điện tử E - office
E- Office – là
phần mềm về Văn phòng điện tử dùng để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Mục tiêu của phần mềm E -Office là đem đến những tiện ích của mạng máy tính, của Internet theo một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người dùng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.
Khả năng làm việc không biên giới: Đây là một lợi ích vô cùng lớn của văn phòng điện tử, cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý. Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang không có mặt tại văn phòng. Điển hình như công việc văn thư được mặc định gắn chặt với văn phòng. Như việc tạo, duyệt các công văn, giấy tờ, nhờ phần mềm E - office thì giờ đây có thể được xử lý theo những chu trình công việc tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi trên phần mềm máy tính. Các nhân sự cũng có thể xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp họ có thể bàn bạc trực tuyến với nhau như trong một nền tảng xã hội (Ví dụ: Qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động,..). Dù đang ở bất cứ đâu. E – office cũng xây dựng hệ thống thu thập ý kiến từ tất cả nhân sự về một vấn đề nhanh chóng nhất.
Đáp ứng như một nền tảng xã hội thông minh: Tính năng của
Phần mềm E - Office rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc, lưu sổ địa chỉ... Đặc biệt, E- Office cải thiện được nhược điểm của Email nội bộ. Đó là hệ thống tracking số mở/ lượt click trong email đã gửi cũng trên hệ thống này.
Tăng liên kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp: Tăng cường các hoạt động nhóm bên cạnh làm việc độc lập. Ví dụ lên ý tưởng cho một dự án quan trọng. Nếu ở văn phòng làm việc, các thành viên sẽ cùng ngồi xuống họp bàn với nhau để cùng tìm ra phương án. Nhưng với Phần mềm văn phòng điện tử E- office công việc sẽ được xử lý tiện lợi hơn. Leader chỉ cần khởi tạo một dự án mới, tag nhưng đồng nghiệp cùng hỗ trợ mình vào. Khi đó mọi người sẽ cùng tập trung động não và bình luận đưa ra ý kiến, nhiều ý tưởng mới được đưa ra tập trung trong dự án . Từ đó được khởi tạo cũng như cơ hội để trao đổi, tiếp xúc cũng tăng lên.
Sau khoảng thời gian khó khăn vừa qua, các doanh nghiệp càng nhìn nhận rõ được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý, triển khai công việc. Và
Phần mềm E - Office hiện đã đang và sẽ được ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hơn thế nữa, việc phổ cập các thiết bị thông minh, nên số hoá các kênh truyền thông nội bộ hay cách thức triển khai, thực hiện sẽ được mọi người quan tâm và dành thiện cảm nhiều hơn.
E-Office Vitranet24 – giải pháp gắn kết nhân viên làm việc hiệu quả
Phần mềm văn phòng điện tử E-Office Vitranet24 với những tính năng nổi trội kết nối và thúc đẩy giao tiếp làm việc hiệu quả trong toàn hệ thống như: Quản lý chi tiết thông tin đến từ từng nhân sự, Quản lý tài liệu của từng nhóm và cá nhân, chia sẻ nhanh và phân quyền cho các tài khoản khác, dễ dàng truy cập trên mọi ứng dụng,…
1. Tạo môi trường làm việc trực tuyến và cộng tác xuyên suốt dễ dàng: Phần mềm Vitranet24 cung cấp với đầy đủ tính năng: dòng hoạt động, call, chat, chia sẻ, tin nhắn, thông báo... giúp bạn làm việc online dễ dàng và kết nối toàn bộ nhân sự trong công ty trong một “Mạng nội bộ” duy nhất.
2. Kết nối đồng bộ từ call, chat, bình luận, tương tác xuyên suốt toàn hệ thống: Hệ thống hỗ trợ toàn bộ người dùng có thể tương tác nhanh qua công cụ chat. Chúng ta có thể chat cá nhân, chat theo nhóm, chat theo phòng ban, dự án. Trên các cửa sổ chat có thể kéo thả tài liệu không giới hạn dung lượng. Có thể tìm kiếm nhanh các nhóm hoặc người cần chat qua công cụ tìm kiếm.
3. Tính năng tạo và đặt phòng họp hiệu quả, video call lên tới 48 thành viên cùng lúc:
- Đặt phòng họp và họp trực tuyến như ngoài đời thực.
- Chia thành các phòng họp trực tuyến khác nhau và phân quyền cho nhân sự tham gia vào phòng họp.
(Hình ảnh phòng họp trực tuyến E – Office giúp làm việc nhóm và họp dự án hiệu quả)
4. Hệ thống giao việc, quản lý công việc trực quan theo Task:
- Call, chat giao tiếp trong từng nhiệm vụ
- Giao việc nhanh chóng và phân quyền hợp lý
Theo dõi tiến độ, tương tác, trao đổi trong quá trình thực hiện: Theo dõi tiến độ công việc, tương tác trao đổi trong giao diện của Nhiệm vụ: Giúp dễ dàng lưu trữ thông tin theo nhiệm vụ, tương tác xử lý công việc đảm bảo đúng nội dung và theo tiến độ…
Thảo luận trực tuyến trên từng nhiệm vụ: Cho phép người dùng có liên quan trong kế hoạch tiến hành trao đổi, thảo luận trên từng nhiệm vụ mình phụ trách:
- Xác nhận tiếp nhận công việc khi đã đầy đủ cơ sở và đủ điều kiện nhận việc
- Ghi chú và phản hồi kịp thời khi công việc chưa đầy đủ cơ sở và thông tin
- Báo cáo, ghi chú kết quả cụ thể của công việc
- Đính kèm đính kèm tải tài liệu, chứng từ chứng minh hoàn thành công việc
Báo cáo phê duyệt nhiệm vụ:
- Kết thúc nhiệm vụ: Hệ thống cho phép kết thúc tất cả các công việc theo yêu cầu của nhiệm vụ. Cho phép người dùng đính kèm file báo cáo vào Comment
- Thông báo: Hệ thống tự động gửi thông báo tới người tạo khi nhiệm vụ hoàn thành.
Gắn kết nhân viên trên các kênh truyền thông nội bộ chưa bao giờ là vấn đề dễ dàng đối với tất cả các công ty. Và ngay cả khi Doanh nghiệp phải bắt đầu tiếp cận với một phần mềm mới sẽ luôn đem lại sự lo ngại. Nhưng chúng tôi tin rằng với những chia sẻ trên đây hy vọng các bạn sẽ tìm được chìa khóa cho vấn đề nan giải này. Nếu quý anh chị cần tìm hiểu cụ thể hơn các tính năng có trong phần mềm E – Office của Vitranet 24, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm sản phẩm:
Hotline: 0903696077;
Tiếng Anh
Tiếng Việt
513
Xem chi tiết
