Trong bài viết này, Vitranet24 sẽ bám sát các khái niệm chính về tự động hóa nhân sự và cách nó sẽ thay đổi hoạt động HR trong hiện tại và tương lai, Bài viết tham khảo từ đội ngũ chuyên gia Bitrix24 – thương hiệu quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
Nếu bạn cần giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc cho nhóm hay nhân sự toàn công ty mời bạn hãy tiếp tục!
Kết quả là công ty của bạn tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng cho việc tiết giảm nguồn lực dư thừa trong hệ thống, giảm thời gian và nỗ lực quý giá cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, đồng thời tập trung vào những quyết định thực sự có thể tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Liệu tự động hóa nhân sự có xóa bỏ sự can thiệp của con người?
Một trong những mối quan tâm lớn nhất về tự động hóa trong các bộ phận nhân sự là nó có thể loại bỏ hoàn toàn sự can thiệp của con người. Khó để dự đoán mức độ mà các thuật toán sẽ thay thế con người trong trong tương lai tuy nhiên, các xu hướng hiện nay dường như cho thấy thay vì loại bỏ sự can thiệp của con người, quá trình tự động hóa hợp lý các công việc nhân sự, loại bỏ các nhiệm vụ nhàm chán, đơn điệu sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Điều này cho thấy rằng các vị trí trong nguồn nhân lực sẽ thay đổi khá nhiều khi chúng ta bước qua kỷ nguyên mới. Khi các quy trình trở nên phức tạp hơn, các nhiệm vụ sẽ chuyển từ nhập dữ liệu sang những công việc dựa trên cảm xúc và trực giác nhiều hơn. Nhưng ít nhất trong tương lai gần, con người vẫn đóng một vai trò quan trọng.
Bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang các cách tự động hoá hoạt động quản trị nhân sự với những lợi ích bất ngờ và một số dự đoán khác cho tương lai.
Trải nghiệm nghiệm khi gia nhập tổ chức của nhân sự dễ dàng và hấp dẫn với quy trình tự động hoá
Các tổ chức gặt hái thành công từ việc tự động hoá các quy trình quản lý nhân sự sẽ phì cười khi nghĩ đến việc quay lại cách thu thập hồ sơ cổ điển trước đây – dựa trên giấy và nhập dư liệu đơn lẻ cho mỗi lần tuyển dụng. Thay vào đó, hãy gửi cho nhân viên của bạn một loạt các biểu mẫu có thể tùy chỉnh để tự động điền vào
phầm mềm quản lý doanh nghiệp của bạn. Với các biểu mẫu thông tin nhân sự được tự động hoá, bạn có thể quản lý các thông tin này bằng cách cho phép các nhân sự tự truy cập và cập nhật thông tin theo yêu cầu của bộ phận nhân sự.
Bước tiếp theo trong quá trình này và quy trình hoá các hoạt động
quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự ngay từ khi tuyển dụng, ký kết hợp đồng thử việc, nhận thông báo tiếp nhận nhân sự chính thức,…mọi dữ liệu sẽ được lưu trên hệ thống quản lý của công ty và có thể truy xuất bất kỳ khi nào cần. Nhân sự của công ty cũng đánh giá cao sự chuyên nghiệp và an tâm hơn khi làm việc trong môi trường giúp họ giảm thiểu các thủ tục phức tạp.
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên
Thay vì các hình thức chấm công trực tiếp ghi sổ hay bộ phận nhân sự cần tự theo dõi cập nhật, với việc tích hợp các hệ thống chấm công tự động, bật đồng hồ hay nhận diện khuôn mặt hiện nay sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian cho việc chấm công thủ công, thay vì kiểm tra từng ngừoi hãy để phần mềm quản lý nhân sự “tự làm điều đó”.
Với những
phần mềm quản lý tiên tiến bạn hoàn toàn có thể setup các thời gian làm việc, bắt đầu, kết thúc khác nhau cho từng cấp nhân sự, đây cũng là công năng tuyệt vời giúp bạn có được những chính sách nhân sự tối ưu cho từng cấp bậc và vị trí nhân sự tại công ty. Đối với các hệ thống quản lý khác, bạn hoàn toàn có thể theo dõi cả những nhân sự làm việc ngoài giờ, cộng tác viên hay nhân viên bán thời gian của bạn. Đây là những tiện ích tuyệt vời của một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.
Đảm bảo bảng lương và thông tin lương thưởng luôn chính xác
Không thể phủ nhận 1 trong những khâu
quản lý nhân sự dễ mắc lỗi nhất là trả lương hàng tháng. Với hàng núi công việc vào cuối tháng bạn hoàn toàn vướng vào nguy cơ trả lương chậm hoặc không kịp tuân thủ các qui định về luật lao động hay những yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế. Điều quan trọng hơn, việc này sẽ ảnh hưởng khá nghiêm trọng tới tâm lý của nhân sự và rủi ro về danh tiếng của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng theo.
Tuy nhiên nếu được trang bị một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, với tính năng tích hợp từ cá công cụ chấm công, thông tin trả lương sẽ được tính toán nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai xót. Và việc này hoàn toàn tự động, hàng tháng bộ phận nhân sự hay tài chính kế toán cũng tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc đối soát và kiểm tra thông tin lương thưởng này.
Chuẩn hóa các quy trình làm việc
Theo cách
quản lý doanh nghiệp truyền thống, việc tốn thời gian nhất các nhân sự gặp phải là ký kết các giấy tờ, xin chữ ký liên phòng ban hay sắp xếp các đề xuất. Việc này hoàn toàn có thể rút ngắn nhờ việc quy trình hoá các bước này bằng phần mềm quản lý nhân sự. Ví dụ như quy trình xin nghỉ phép: thay vì mất hàng giờ cho việc in ấn xin phê duyệt và tìm gặp quản lý khắp mọi nơi để có được chữ ký, với việc quy trình hoá, chỉ với 3 bước duyệt chọn ngày tháng thời gian nghỉ, người bàn giao công việc, lý do nghỉ phép…nhân viên của bạn có thể gửi đơn xin nghỉ phép tới quản lý của mình và nhận được kết quả ngay trên phần mềm.
Về phía người quản lý thay vì đầy ắp hòm thư mỗi ngày, giờ đây bạn chỉ cần xem qua các thông báo trên
hệ thống quản lý của mình và bấm xác nhận hoặc từ chối các yêu cầu.
Việc phê duyệt này cũng đơn giản và thuận tiện hơn với những thiết bị mobile, máy tính bảng giúp người quản lý có thể phê duyệt ở bất cứ đâu.
Tự động hóa các phiên đào tạo và giám sát hiệu suất nhân viên của bạn
Phân tích hiệu suất là một trách nhiệm nguồn nhân lực quan trọng khác, cần rất nhiều thời gian và công sức. Bây giờ, bạn nên nghĩ - làm thế nào tôi có thể tự động hóa quá trình này?
Vào đầu mỗi năm hoặc mỗi quý, hãy đặt các KPI đầy tham vọng nhưng có thể đạt được cho mỗi cá nhân. Điều này đặt ra ngưỡng mà bạn có thể đo lường các nhiệm vụ đã hoàn thành có liên quan trong công cụ quản lý dự án của mình. Cũng giống như trong tuyển dụng, sử dụng tự động hóa nhân sự để theo dõi hiệu suất cũng loại bỏ bất kỳ thành kiến tiềm ẩn nào - tất cả đều dựa trên các con số. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi các cá nhân của bạn không đạt được mục tiêu của họ?
Các nhóm nhân sự có thể thiết lập quy trình đào tạo để phát hiện những cá nhân hoạt động kém hiệu quả và mời họ trau dồi kỹ năng của họ trong một lĩnh vực nhất định. Tất nhiên, bạn không muốn một hệ thống robot lạnh lùng khiến nhân viên của bạn cảm thấy bị xa lánh. Để tránh điều này, hãy lên lịch gặp mặt thân mật để giải thích tình hình và trấn an họ.
Cải thiện cách tiếp cận của bạn với phân tích và báo cáo
Phân tích là một trong những phần quan trọng nhất của tự động hóa nhân sự bởi vì, mặc dù các thuật toán sẽ thực hiện rất nhiều công việc cho bạn, nhưng bạn cần đảm bảo rằng những công việc đó đang đi đúng hướng.
Nhờ số liệu phân tích bạn có thể biết những khâu nào thường xuyên được sử dụng hay mất thời gian trên hệ thống, những khâu nào nhận được phản hồi nhiều hơn từ thành viênc trong công ty, từ đó để đưa ra các quyết định cả tiến tốt hơn.
Một cách khôn ngoan để sử dụng phân tích của bạn là chạy thử nghiệm A/B, chẳng hạn như quy trình đào tạo nhân sự. Nhóm của bạn có thể theo dõi cẩn thận hiệu suất của từng chiến lược trước khi chọn giải pháp tốt nhất đã được dữ liệu chứng minh.
Với những hệ thống phức tạp đã có sẵn, các đội nhân sự trong tương lai có khả năng tận dụng phân tích để duy trì tinh thần trong tổ chức một cách đáng tin cậy.
Giảm thiểu căng thẳng, rắc rối khi nhân sự nghỉ việc hay từ chức
Nghỉ việc hoặc từ chức có thể là một thủ tục phức tạp và các nhà quản lý chỉ nhận ra nhiều sai lầm khi đã quá muộn.
Bạn cần tôn trọng các nguyên tắc quan trọng của bảo mật, chẳng hạn như xóa chi tiết liên hệ sau một khoảng thời gian nhất định. Với việc tự động hoá quá tình quản lý nhân sự, bạn có thể đặt bộ đếm thời gian cho việc huỷ thông tin liên quan tới nhân viên cũ, phân quyền và lưu trữ các dữ liệu công việc bàn giao ở nơi an toàn.
Đặc biệt khi dữ liệu làm việc đã ở trên hệ thống, với các phần mềm nhân sự hiệu quả, bạn ít bị phụ thuộc vào nhân sự đã nghỉ việc hay từ chức vì các thông tin đã được lưu trên hệ thống quản lý của công ty.
Phần mềm quản lý nhân sự thông minh, giúp tự động hoá Bitrix24
Phần mềm quản lý doanh nghiệp Bitrix24 với những tính năng ưu việt trong quản lý và tự động hoá các quy trình nhân sự
+ Tạo mạng xã hội nội bộ nơi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp kết nối và làm việc trên 1 nền tảng chung
+ Quản lý thông tin, phân quyền nhân sự hiệu quả
+ Tích hợp trả lương, thưởng, chấm công trên hệ thống
+ Các quy trình tuyển dụng quản lý, đào tạo nhân sự được xây dựng bài bản
+ E-learning, công cụ đo đếm hiệu quả, hiệu suất làm việc nhân viên
Top 07 giải pháp quản lý hàng đầu thế giới theo bình chọn của Forbes, được Vitranet24 tư vấn triển khai ứng dụng tại Việt Nam từ 2006 hiện đã bùng nổ hơn 10 triệu khách hàng toàn cầu.
- Tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự
Bitrix24
- Xem thêm các thông tin quản lý nhân sự khác
tại đây!
Tiếng Anh
Tiếng Việt
487
Xem chi tiết
