Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR

Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR
21.10.2022 1640
Trong bài viết này, Vitranet24 sẽ bám sát các khái niệm chính về tự động hóa nhân sự và cách nó sẽ thay đổi hoạt động HR trong hiện tại và tương lai, Bài viết tham khảo từ đội ngũ chuyên gia Bitrix24 – thương hiệu quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
Nếu bạn cần giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc cho nhóm hay nhân sự toàn công ty mời bạn hãy tiếp tục!

Tự động hóa nhân sự là gì?

Tự động hoá quản lý nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực quản trị nhân sự bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý, các phần mềm nhân sự để xử lý những công việc thủ công lặp đi lặp lại sang “số hoá”. Từ đó, đội ngũ nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh sáng tạo của con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất làm việc tại tổ chức.

Tự động hóa ngày càng trở nên phổ biến trong thập kỷ qua, với các nền tảng ngày càng chính xác và đáng tin cậy hơn. Với các phần mềm nhân sự quá trình tự động hóa nhân sự ngày càng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. 

Bạn có thể đóng gói và số hoá cách bộ phận của mình hoạt động, tránh quá tải nhân viên trong các đợt tuyển dụng và cải thiện khả năng giữ chân nhân sự tại công ty. Tương tự, bạn có thể cho nhân viên của mình quyền tự chủ hơn trong quá trình giới thiệu và đào tạo. Khi bạn bận rộn với mọi thứ, tự động hóa có thể đảm nhận các nhiệm vụ nhỏ hơn như phê duyệt ngày nghỉ hoặc chi phí. 

Điều này không có nghĩa là không có sự giám sát. Một trong những lợi ích chính của tự động hóa nhân sự là mọi chuyển động đều được phần mềm nhân sự của bạn tự động theo dõi. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy ra các báo cáo trong vòng một phút và có tất cả thông tin bạn cần trong tay. 

Kết quả là công ty của bạn tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng cho việc tiết giảm nguồn lực dư thừa trong hệ thống, giảm thời gian và nỗ lực quý giá cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, đồng thời tập trung vào những quyết định thực sự có thể tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Liệu tự động hóa nhân sự có xóa bỏ sự can thiệp của con người?

Một trong những mối quan tâm lớn nhất về tự động hóa trong các bộ phận nhân sự là nó có thể loại bỏ hoàn toàn sự can thiệp của con người. Khó để dự đoán mức độ mà các thuật toán sẽ thay thế con người trong trong tương lai tuy nhiên, các xu hướng hiện nay dường như cho thấy thay vì loại bỏ sự can thiệp của con người, quá trình tự động hóa hợp lý các công việc nhân sự, loại bỏ các nhiệm vụ nhàm chán, đơn điệu sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Điều này cho thấy rằng các vị trí trong nguồn nhân lực sẽ thay đổi khá nhiều khi chúng ta bước qua kỷ nguyên mới. Khi các quy trình trở nên phức tạp hơn, các nhiệm vụ sẽ chuyển từ nhập dữ liệu sang những công việc dựa trên cảm xúc và trực giác nhiều hơn. Nhưng ít nhất trong tương lai gần, con người vẫn đóng một vai trò quan trọng.
Bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang các cách tự động hoá hoạt động quản trị nhân sự với những lợi ích bất ngờ và một số dự đoán khác cho tương lai.

Trải nghiệm nghiệm khi gia nhập tổ chức của nhân sự dễ dàng và hấp dẫn với quy trình tự động hoá

Các tổ chức gặt hái thành công từ việc tự động hoá các quy trình quản lý nhân sự sẽ phì cười khi nghĩ đến việc quay lại cách thu thập hồ sơ cổ điển trước đây – dựa trên giấy và nhập dư liệu đơn lẻ cho mỗi lần tuyển dụng. Thay vào đó, hãy gửi cho nhân viên của bạn một loạt các biểu mẫu có thể tùy chỉnh để tự động điền vào phầm mềm quản lý doanh nghiệp của bạn. Với các biểu mẫu thông tin nhân sự được tự động hoá, bạn có thể quản lý các thông tin này bằng cách cho phép các nhân sự tự truy cập và cập nhật thông tin theo yêu cầu của bộ phận nhân sự. 

Bước tiếp theo trong quá trình này và quy trình hoá các hoạt động quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự ngay từ khi tuyển dụng, ký kết hợp đồng thử việc, nhận thông báo tiếp nhận nhân sự chính thức,…mọi dữ liệu sẽ được lưu trên hệ thống quản lý của công ty và có thể truy xuất bất kỳ khi nào cần. Nhân sự của công ty cũng đánh giá cao sự chuyên nghiệp và an tâm hơn khi làm việc trong môi trường giúp họ giảm thiểu các thủ tục phức tạp.

Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên

Thay vì các hình thức chấm công trực tiếp ghi sổ hay bộ phận nhân sự cần tự theo dõi cập nhật, với việc tích hợp các hệ thống chấm công tự động, bật đồng hồ hay nhận diện khuôn mặt hiện nay sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian cho việc chấm công thủ công, thay vì kiểm tra từng ngừoi hãy để phần mềm quản lý nhân sự “tự làm điều đó”.
Với những phần mềm quản lý tiên tiến bạn hoàn toàn có thể setup các thời gian làm việc, bắt đầu, kết thúc khác nhau cho từng cấp nhân sự, đây cũng là công năng tuyệt vời giúp bạn có được những chính sách nhân sự tối ưu cho từng cấp bậc và vị trí nhân sự tại công ty. Đối với các hệ thống quản lý khác, bạn hoàn toàn có thể theo dõi cả những nhân sự làm việc ngoài giờ, cộng tác viên hay nhân viên bán thời gian của bạn. Đây là những tiện ích tuyệt vời của một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.

Đảm bảo bảng lương và thông tin lương thưởng luôn chính xác

Không thể phủ nhận 1 trong những khâu quản lý nhân sự dễ mắc lỗi nhất là trả lương hàng tháng. Với hàng núi công việc vào cuối tháng bạn hoàn toàn vướng vào nguy cơ trả lương chậm hoặc không kịp tuân thủ các qui định về luật lao động hay những yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế. Điều quan trọng hơn, việc này sẽ ảnh hưởng khá nghiêm trọng tới tâm lý của nhân sự và rủi ro về danh tiếng của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng theo. 
Tuy nhiên nếu được trang bị một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, với tính năng tích hợp từ cá công cụ chấm công, thông tin trả lương sẽ được tính toán nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai xót. Và việc này hoàn toàn tự động, hàng tháng bộ phận nhân sự hay tài chính kế toán cũng tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc đối soát và kiểm tra thông tin lương thưởng này.

Chuẩn hóa các quy trình làm việc

Theo cách quản lý doanh nghiệp truyền thống, việc tốn thời gian nhất các nhân sự gặp phải là ký kết các giấy tờ, xin chữ ký liên phòng ban hay sắp xếp các đề xuất. Việc này hoàn toàn có thể rút ngắn nhờ việc quy trình hoá các bước này bằng phần mềm quản lý nhân sự. Ví dụ như quy trình xin nghỉ phép: thay vì mất hàng giờ cho việc in ấn xin phê duyệt và tìm gặp quản lý khắp mọi nơi để có được chữ ký, với việc quy trình hoá, chỉ với 3 bước duyệt chọn ngày tháng thời gian nghỉ, người bàn giao công việc, lý do nghỉ phép…nhân viên của bạn có thể gửi đơn xin nghỉ phép tới quản lý của mình và nhận được kết quả ngay trên phần mềm.

Về phía người quản lý thay vì đầy ắp hòm thư mỗi ngày, giờ đây bạn chỉ cần xem qua các thông báo trên hệ thống quản lý của mình và bấm xác nhận hoặc từ chối các yêu cầu.
Việc phê duyệt này cũng đơn giản và thuận tiện hơn với những thiết bị mobile, máy tính bảng giúp người quản lý có thể phê duyệt ở bất cứ đâu.

Tự động hóa các phiên đào tạo và giám sát hiệu suất nhân viên của bạn

Phân tích hiệu suất là một trách nhiệm nguồn nhân lực quan trọng khác, cần rất nhiều thời gian và công sức. Bây giờ, bạn nên nghĩ - làm thế nào tôi có thể tự động hóa quá trình này? 
Vào đầu mỗi năm hoặc mỗi quý, hãy đặt các KPI đầy tham vọng nhưng có thể đạt được cho mỗi cá nhân. Điều này đặt ra ngưỡng mà bạn có thể đo lường các nhiệm vụ đã hoàn thành có liên quan trong công cụ quản lý dự án của mình. Cũng giống như trong tuyển dụng, sử dụng tự động hóa nhân sự để theo dõi hiệu suất cũng loại bỏ bất kỳ thành kiến tiềm ẩn nào - tất cả đều dựa trên các con số. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi các cá nhân của bạn không đạt được mục tiêu của họ?
Các nhóm nhân sự có thể thiết lập quy trình đào tạo để phát hiện những cá nhân hoạt động kém hiệu quả và mời họ trau dồi kỹ năng của họ trong một lĩnh vực nhất định. Tất nhiên, bạn không muốn một hệ thống robot lạnh lùng khiến nhân viên của bạn cảm thấy bị xa lánh. Để tránh điều này, hãy lên lịch gặp mặt thân mật để giải thích tình hình và trấn an họ.

Cải thiện cách tiếp cận của bạn với phân tích và báo cáo

Phân tích là một trong những phần quan trọng nhất của tự động hóa nhân sự bởi vì, mặc dù các thuật toán sẽ thực hiện rất nhiều công việc cho bạn, nhưng bạn cần đảm bảo rằng những công việc đó đang đi đúng hướng. 
Nhờ số liệu phân tích bạn có thể biết những khâu nào thường xuyên được sử dụng hay mất thời gian trên hệ thống, những khâu nào nhận được phản hồi nhiều hơn từ thành viênc trong công ty, từ đó để đưa ra các quyết định cả tiến tốt hơn.
Một cách khôn ngoan để sử dụng phân tích của bạn là chạy thử nghiệm A/B, chẳng hạn như quy trình đào tạo nhân sự. Nhóm của bạn có thể theo dõi cẩn thận hiệu suất của từng chiến lược trước khi chọn giải pháp tốt nhất đã được dữ liệu chứng minh. 
Với những hệ thống phức tạp đã có sẵn, các đội nhân sự trong tương lai có khả năng tận dụng phân tích để duy trì tinh thần trong tổ chức một cách đáng tin cậy.

Giảm thiểu căng thẳng, rắc rối khi nhân sự nghỉ việc hay từ chức

Nghỉ việc hoặc từ chức có thể là một thủ tục phức tạp và các nhà quản lý chỉ nhận ra nhiều sai lầm khi đã quá muộn.
Bạn cần tôn trọng các nguyên tắc quan trọng của bảo mật, chẳng hạn như xóa chi tiết liên hệ sau một khoảng thời gian nhất định. Với việc tự động hoá quá tình quản lý nhân sự, bạn có thể đặt bộ đếm thời gian cho việc huỷ thông tin liên quan tới nhân viên cũ, phân quyền và lưu trữ các dữ liệu công việc bàn giao ở nơi an toàn.
Đặc biệt khi dữ liệu làm việc đã ở trên hệ thống, với các phần mềm nhân sự hiệu quả, bạn ít bị phụ thuộc vào nhân sự đã nghỉ việc hay từ chức vì các thông tin đã được lưu trên hệ thống quản lý của công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự thông minh, giúp tự động hoá Bitrix24 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Bitrix24 với những tính năng ưu việt trong quản lý và tự động hoá các quy trình nhân sự

+ Tạo mạng xã hội nội bộ nơi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp kết nối và làm việc trên 1 nền tảng chung
+ Quản lý thông tin, phân quyền nhân sự hiệu quả
+ Tích hợp trả lương, thưởng, chấm công trên hệ thống
+ Các quy trình tuyển dụng quản lý, đào tạo nhân sự được xây dựng bài bản
+ E-learning, công cụ đo đếm hiệu quả, hiệu suất làm việc nhân viên
Top 07 giải pháp quản lý hàng đầu thế giới theo bình chọn của Forbes, được Vitranet24 tư vấn triển khai ứng dụng tại Việt Nam từ 2006 hiện đã bùng nổ hơn 10 triệu khách hàng toàn cầu.
- Tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự Bitrix24
- Xem thêm các thông tin quản lý nhân sự khác tại đây!

Cảm ơn bạn đã đọc thông tin này
Vitranet24 team.
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
8 công cụ tự động hóa giúp bạn đổi mới quy trình HR
30.08.2024 487
Tự động hóa nhân sự - một công cụ hứa hẹn hiệu quả, chính xác và quan trọng nhất là trải nghiệm liền mạch cho đội ngũ nhân viên. Các chuyên gia Bitrix24 đã gợi ý 8 công cụ tự động hóa nhân sự mang tính cách mạng có tiềm năng biến đổi các quy trình nhân sự của bạn.
Gartner xác định bốn xu hướng đầu tư nhân sự hàng đầu
27.08.2024 477
Theo khảo sát của Gartner, đầu tư vào công nghệ HR vẫn là ưu tiên số 1, và một nửa số nhà lãnh đạo được hỏi cho biết họ có kế hoạch tăng ngân sách đầu tư.
Nâng cao hiệu quả quản trị với phần mềm quản lý nhân viên
13.07.2024 458
Phần mềm quản lý nhân viên được xem là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất và giảm sai sót trong quản lý nhân sự. 
Tăng hiệu quả quản lý với phần mềm quản trị nhân sự
27.02.2024 648
Phần mềm quản trị nhân sự được xem như cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Với các tính năng thông minh và linh hoạt, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý, mà còn giúp xây dựng đội ngũ nhân sự tài ba, gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp.
3 bước cốt lõi của quy trình quản lý nhân sự
17.01.2024 893
Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc ứng phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay. Điều này đòi hỏi sự đòi hỏi sự chú ý và quản lý kỹ lưỡng từ doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quản lý nhân sự với phần mềm chuyên nghiệp: mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
16.11.2023 620
Quản lý nhân sự giữ vai trò quan trọng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp phải đối mặt với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh, và nhu cầu ngày càng tăng về đội ngũ nhân viên chất lượng.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
11.10.2023 1395
Trong thời kỳ số hóa, để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp suôn sẻ và hiệu quả, phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một công cụ không thể thiếu. 
5 xu hướng nhân sự nổi bật 2023 theo khảo sát của Gartner
17.01.2023 2565
Garter đã thực hiện khảo sát hơn 800 nhà quản lý nhân sự trên 60 quốc gia, và xác định 5 xu hướng nhân sự được các doanh nghiệp ưu tiên triển khai vào năm 2023. Đây là cơ sở để các nhà lãnh đạo định hướng chiến lược, tìm ra giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình quản trị, tuyển dụng và thu hút nhân tài.
5 Bước xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp với những góc nhìn mới
12.01.2023 3704
Bản mô tả công việc là căn cứ để người quản lý giao việc, theo dõi quá trình thực hiện công việc hoặc để tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên cho một vị trí công việc nhất định bởi vậy nó vô cùng quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý nhân sự.
Chân dung của 1 quản lý nhân sự bạn đã biết?
26.12.2022 2153
Quản trị nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng với mỗi tổ chức doanh nghiệp. Khi mà hạt nhân và lợi thế cạnh tranh của một đơn vị luôn là những con người tài năng và tận tuỵ của mỗi tổ chức, quyết định chất lượng và sự sáng tạo trong sản phẩm dịch vụ của mỗi công ty. 
Tự động hóa quản lý nhân sự và định hình tương lai của hoạt động HR
21.10.2022 1641
Tự động hoá quản lý nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực quản trị nhân sự bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý, các phần mềm nhân sự để xử lý những công việc thủ công lặp đi lặp lại sang “số hoá”. Từ đó, đội ngũ nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh sáng tạo của con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất làm việc tại tổ chức.
Gợi ý phương pháp làm việc hiệu quả
11.12.2021 2089
Dịch bệnh đã khiến cho các hoạt động sản xuất và vận hành bị ngưng trệ đột ngột do nhiều khu vực phải áp dụng biện pháp phong toả và giãn cách để đảm bảo sự an toàn cho mọi người. Trước tình hình đó, để có thể tiếp tục duy trì được hoạt động kinh doanh, công việc văn phòng của doanh nghiệp, tổ chức mình một cách liên tục thì các nhà quản lý đã lựa chọn chuyển đổi hoạt động vận hành doanh nghiệp tại văn phòng sang một phương thức linh hoạt hơn đó là “work from home” – làm việc tại nhà
Làm sao kết nối nhân sự hiệu quả cùng hướng tới mục tiêu chung?
11.12.2021 1886
Làm thế nào để kết nối được một tập thể cùng hoàn thành mục tiêu chung. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự gắn kết và kết nối giữa các nhân sự trong một tổ chức. Vì sự thống nhất kết nối nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Cải thiện gắn kết nhân viên giúp hiệu quả làm việc nhóm trở nên tốt hơn, cũng như nâng cao trải nghiệm và thái độ tích cực của nhân viên tại công ty. Từ đó, hình ảnh thương hiệu công ty cũng được cải thiện nhiều nên việc đầu tư cho gắn kết rất cần thiết.
Tổng quan tính năng quản lý nhân sự của Bitrix24
10.04.2021 2692
Nhân sự là thành phần then chốt của mỗi doanh nghiệp. Việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự là một vấn đề “đau đầu” đối với nhà quản lý. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý có thể dễ dàng thông qua những phần mềm thủ công như excel, máy chấm vân tay,…nhưng với những doanh nghiệp lớn việc quản trị nhân sự diễn ra như thế nào? Tại sao việc vận hành công ty của họ vẫn diễn ra trôi chảy? Tất cả đều nhờ phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó Bitrix24 là một phần mềm điển hình. 
Làm thế nào để quản lý nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0?
20.12.2020 3178
Khi công nghệ dần thay thế những quy trình thủ công, đòi hỏi con người phải có sự đổi mới và học hỏi, nó đặt ra một bài toán khó với những nhân sự lâu năm làm thế nào để có thể bắt kịp được xu hướng mới? Do đó, việc ra đời những giải pháp quản lý nhân sự cần đảm bảo rất nhiều điều kiện như: giao diện thân thiện, cách sử dụng dễ dàng, tính năng gần gũi,…
Quản lý
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 110
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 702
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Microsoft tiết lộ các tính năng AI sắp ra mắt trên các nền tảng Windows, Android và IOS
07.10.2024 142
Microsoft đang bước vào một kỷ nguyên mới với hàng loạt tính năng AI tiên tiến, hứa hẹn sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng trên các nền tảng Windows, Android và iOS. Dưới đây là những điểm nổi bật về các tính năng mới này mà bạn không nên bỏ lỡ.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3299
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.