6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 16543

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.

Bước 1: Xác định các hành động cần được đưa vào tiến độ


Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lên sơ đồ các nhóm hoạt động để lên được tiến độ làm việc cho chúng. Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS) sau đó chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ công việc cụ thể, chính xác.

Work Breakdown (WBS) là cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án v à trong kỹ thuật hệ thống, là một công cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.

Thành phần của cấu trúc phân chia công việc có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc hay một tổ hợp bất kỳ nào đó. Cơ cấu phân chia công việc cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ.

Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói công việc đó.

Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động

Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ ràng, bức tranh về hành động, các công việc cần làm rõ ràng hơn. Ví dụ như công việc quản lý kho hàng, kế toán cần lên danh sách hành động những công việc cần làm, cần thực hiện từng bước như giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong mỗi công việc cụ thể, lại chia ra các công việc nhỏ hơn sao cho các công việc sau hỗ trợ các công việc trước từng bước một.

Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động 
Bước thứ ba này đòi hỏi phải định lượng được những nguồn lực cần phải sử dụng trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động. 

Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động

Việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện một hành động trong kế hoạch. Có rất nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động.

Thứ nhất, có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Các chuyên gia sẽ giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức…

Thứ hai, các nhà quản lý cần so sánh các dự án tương đương: Các dự án tương đương có một tiến độ gần như giống nhau, việc theo dõi các dự án tương đương giúp cho các nhà quản lý ước lượng được thời gian từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.

Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là công cụ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra thông qua việc sử dụng dữ liệu mang tính lịch sử, điểm khác biệt…Hay nói cách đơn giản hơn là nêu lên một ước lượng. Ví dụ, kế toán làm báo cáo tài chính trung bình mất 5 phút với phần mềm thì làm 6 báo cáo trung bình mất 30 phút.

Thứ tư, đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp có thể dùng phân tích PERT, đây là một công cụ hữu ích để đánh giá được thời gian hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trong số của thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá 3 điểm này là:

(Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6

Bước 5: Xây dựng tiến độ
Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch.

Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ
Bước cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra. Việc theo dõi và quản lý giúp cho việc thực hiện trùng với kế hoạch đề ra, không gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng giúp cho nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong xử lý tình huống.

Nguồn: Tham khảo

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 510
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 199
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 417
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 582
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 6217
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 1072
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 1783
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1090
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 1673
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 1464
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 1614
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 1627
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 1345
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 1255
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 2601
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 261
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 190
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 86
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2877
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.