6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 5698

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.

Bước 1: Xác định các hành động cần được đưa vào tiến độ


Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lên sơ đồ các nhóm hoạt động để lên được tiến độ làm việc cho chúng. Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS) sau đó chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ công việc cụ thể, chính xác.

Work Breakdown (WBS) là cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án v à trong kỹ thuật hệ thống, là một công cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.

Thành phần của cấu trúc phân chia công việc có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc hay một tổ hợp bất kỳ nào đó. Cơ cấu phân chia công việc cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ.

Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói công việc đó.

Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động

Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ ràng, bức tranh về hành động, các công việc cần làm rõ ràng hơn. Ví dụ như công việc quản lý kho hàng, kế toán cần lên danh sách hành động những công việc cần làm, cần thực hiện từng bước như giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong mỗi công việc cụ thể, lại chia ra các công việc nhỏ hơn sao cho các công việc sau hỗ trợ các công việc trước từng bước một.

Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động 
Bước thứ ba này đòi hỏi phải định lượng được những nguồn lực cần phải sử dụng trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động. 

Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động

Việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện một hành động trong kế hoạch. Có rất nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động.

Thứ nhất, có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Các chuyên gia sẽ giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức…

Thứ hai, các nhà quản lý cần so sánh các dự án tương đương: Các dự án tương đương có một tiến độ gần như giống nhau, việc theo dõi các dự án tương đương giúp cho các nhà quản lý ước lượng được thời gian từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.

Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là công cụ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra thông qua việc sử dụng dữ liệu mang tính lịch sử, điểm khác biệt…Hay nói cách đơn giản hơn là nêu lên một ước lượng. Ví dụ, kế toán làm báo cáo tài chính trung bình mất 5 phút với phần mềm thì làm 6 báo cáo trung bình mất 30 phút.

Thứ tư, đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp có thể dùng phân tích PERT, đây là một công cụ hữu ích để đánh giá được thời gian hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trong số của thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá 3 điểm này là:

(Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6

Bước 5: Xây dựng tiến độ
Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch.

Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ
Bước cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra. Việc theo dõi và quản lý giúp cho việc thực hiện trùng với kế hoạch đề ra, không gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng giúp cho nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong xử lý tình huống.

Nguồn: Tham khảo

Cùng chuyên mục
Sắp xếp công việc khoa học với tính năng hẹn lịch trên Bitrix24
07.04.2021 213
Bạn đã bao giờ gặp tình trạng lỡ hẹn, quên mất lịch hẹn, không biết cách sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học? Với tình trạng đó, một số người chọn giải pháp tuyển trợ lý hỗ trợ về việc sắp xếp, lên lịch công việc nhưng đó vẫn là một phương pháp truyền thống và tốn nhiều chi phí. Hoặc có những người chọn giải pháp sử dụng tính năng báo thức, đánh dấu các sự kiện vào lịch bằng các ứng dụng trên điện thoại nhưng đôi khi điện thoại tiếp nhận quá nhiều thông báo và chúng ta cũng có thể lỡ hẹn. Vậy làm cách nào chúng ta vẫn tổ chức được các lịch hẹn theo như kế hoạch mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc? Bài viết sẽ tiết lộ “chìa khoá vàng” giúp bạn xoá tan nỗi lo đó.
Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 200
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?
Làm việc tại nhà có đạt kết quả như mong đợi?
16.12.2020 231
Khi đại dịch Covid-19 đang diễn ra phức tạp, nhiều công ty đang yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc qua ứng dụng Zoom, một số khác làm việc thông qua các trang mạng xã hội để tiết kiệm chi phí nhưng nó sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” vì có quá nhiều người tham gia vào nhóm làm việc, việc truy tìm tài liệu, ghi chú cũng sẽ bị trôi đi và phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 661
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
05.11.2020 602
Quản lý dự án có lẽ là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp. Thực trạng dự án quá tải hay trễ hạn, không đảm bảo được tiến độ dự án là một vấn đề không quá mới mẻ với tất cả chúng ta. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn giải quyết cơ bản tất cả các khó khăn trên. Mời bạn cùng xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi:
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 5699
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 800
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Muốn làm việc hiệu quả, đừng tin vào 4 câu nói dối “kinh điển” sau
21.10.2019 1020
Mỗi khi muốn trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của bản thân, xung quanh bạn sẽ luôn hiện diện những lời khuyên của mọi người nhằm giúp bạn “hoàn thiện” hơn
Kỹ năng tập trung: bất cứ ai làm chủ được đều thành công cả trong công việc và cuộc sống
21.10.2019 830
Một điều mà những người đầy tham vọng phải đối mặt đó là tập trung vào công việc của mình trong một thời gian dài mà không bị sao nhãng.
Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 757
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
20.10.2019 1888
Các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ được các nhà tuyển dụng tìm kiếm và ưu tiên vì nhiều lý do - họ thể hiện khả năng lãnh đạo, hợp tác và giao tiếp tốt. Mọi ngành công nghiệp đều cần những cá nhân có tinh thần làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm là cần thiết cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ dịch vụ kinh doanh đến công nghệ thông tin đến dịch vụ thực phẩm.
Bốn lưu ý giúp bạn sắp xếp lịch làm việc đạt hiệu quả cao
20.10.2019 750
Lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp những nhiệm vụ có liên quan với nhau lại để giải quyết cùng lúc sẽ giúp bạn đạt năng xuất cao trong công việc.
10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả để phát huy tối đa hiệu suất bản thân
20.10.2019 794
Sắp xếp thời gian hiệu quả trong xã hội ngày nay là một việc làm cần thiết khi mà mỗi người chúng ta đều bận rộn với công việc, học tập.
9 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn nên tham khảo ngay
20.10.2019 3552
Công việc quản lý dự án luôn đầy thách thức và khó khăn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Để có thể thành công đòi hỏi người đứng đầu phải trang bị cho mình nhiều kiến thức và kỹ năng, trong đó kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò quyết định.
7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải
20.10.2019 704
Không biết cách quản lý thời gian khiến bạn ì ạch ngụp lặn trong hỗn độn công việc và cuộc sống. Điều quan trọng là cả hai đều thiếu sự cân bằng.
Quản lý
Làm thế nào để đồng bộ hoá quy trình bán hàng?
23.04.2021 96
Một vấn đề phổ biến mà các công ty đang gặp phải là khoảng cách giữa các quy trình bán hàng chưa có sự thống nhất, đồng bộ hoá. Nhân viên thường nhầm lẫn các quy trình của nhau nên việc xử lý các đơn hàng thường gặp tình trạng thiếu, mất, bỏ sót,… đơn hàng. Vậy làm thế nào để chuẩn hoá quy trình bán hàng cho doanh nghiệp? 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 2578
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 214
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 930
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.