Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.

I. Tầm quan trọng của quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án là quá trình theo dõi dự án nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình này gồm có các công việc như: Lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện, so sánh với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh các công việc để đảm bảo hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch.

Theo dõi và kiểm soát tiến độ rất quan trọng nếu muốn dự án thành công

Một dự án khó có thể thành công nếu không có tiến độ rõ ràng. Không nắm bắt và quản lý được tiến độ thực hiện công việc sẽ dẫn đến các khó khăn trong quản lý dự án như:

- Trễ deadline, tiến độ

- Không nắm được bức tranh tổng thể của dự án

- Thông tin rời rạc, chậm trễ, thiếu minh bạch

- Không kịp thời điều chỉnh khi gặp vấn đề dẫn đến dự án thất bại

…

Mục tiêu chính của việc quản lý tiến độ dự án là để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đáp ứng các yêu cầu đề ra. Nó giúp xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, cho phép bạn thực hiện hành động khắc phục trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Việc theo dõi hiệu quả cũng đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được cập nhật về trạng thái hiện tại của dự án, mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Phần mềm theo dõi tiến độ dự án là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.

Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án được xem là một trong các công việc quan trọng và khó nhất đối với người quản lý. Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của công nghệ, “phần mềm quản lý tiến độ dự án” đã ra đời, nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát việc triển khai dự án hiệu quả và dễ dàng hơn.

II. Lợi ích của phần mềm quản lý tiến độ dự án

Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ hỗ trợ việc theo dõi, giám sát và kiểm soát tiến độ của các dự án. Việc sử dụng công cụ này giúp cho việc quản lý dự án được chặt chẽ, hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ, dễ dàng đưa ra những điều chỉnh kịp thời đúng lúc. Nhân viên chủ động hơn trong việc thực hiện công việc của mình.

1. Cải thiện hiệu quả quản lý

Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân và toàn bộ dự án một cách trực quan, dễ dàng. Nhà quản lý có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng thành viên, giúp mọi người nắm rõ trách nhiệm của mình. Việc giám sát thời gian thực hiện công việc cũng được thực hiện chặt chẽ, nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Nắm chắc tiến độ dự án cũng giúp nhà quản lý phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

2. Tăng cường giao tiếp và cộng tác

Hệ thống cung cấp nền tảng để trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ, giải đáp thắc mắc giữa các thành viên. Việc lưu trữ các tài liệu liên quan của dự án tập trung tại một nền tảng giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin.

Họp nhóm dự án trực tuyến ngay trên nền tảng phần mềm.

Các công cụ giao tiếp hữu ích có sẵn trong phần mềm quản lý tiến độ dự án cũng giúp việc thảo luận, trao đổi nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời, minh bạch xuyên suốt quá trình triển khai dự án.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Phần mềm quản lý tiến độ dự án với bộ công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức để đội nhóm có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Điều này cũng giúp hạn chế các sai sót thủ công có thể xảy ra.

Kiểm soát tiến độ cũng giúp nhà quản lý nắm được tình hình dự án và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh lãng phí.

4. Nâng cao năng lực quản lý dự án

Phần mềm có thể cung cấp dữ liệu và báo cáo về tiến độ, hiệu quả dự án. Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế. Đồng thời, tăng tính chính xác khi dự đoán rủi ro tiềm ẩn, để đưa ra phương án phòng ngừa hiệu quả. Hiệu quả quản lý dự án theo thời gian cũng được cải thiện.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tiến độ dự án còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

- Tăng cường sự minh bạch khi mọi người đều có thể theo dõi tiến độ và thông tin dự án.

- Cải thiện khả năng thích ứng, dễ dàng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết.

- Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, cạnh tranh hiệu quả hơn trong thị trường.

III. Nên lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án nào cho doanh nghiệp bạn?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tiến độ dự án với công năng mạnh mẽ giúp cải thiện hiệu quả triển khai dự án. Trong đó, phần mềm Bitrix24 với bộ công cụ mạnh mẽ đang được hơn 15 triệu khách hàng toàn cầu tin tưởng sử dụng.

1. Giới thiệu về Bitrix24

Bitrix24 là nền tảng quản lý tiên tiến hiện đại, cung cấp hơn 35 công cụ quản lý chuẩn quốc tế giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc toàn công ty. Hệ thống hiện là một trong những nền tảng quản lý hàng đầu tại Mỹ với tính bảo mật cao và khả năng tùy chỉnh không giới hạn. Bitrix24 được rất nhiều tạp chí quốc tế và trong nước như: Forbes, PCMag, VNExpress, Cafebiz… đánh giá cao về khả năng quản lý, cộng tác và kết nối nhân sự.

2. Một số tính năng nổi bật của Bitrix24

2.1. Tạo và quản lý nhóm dự án

Bạn có thể tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian cụ thể để thảo luận, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Điều này giúp bạn quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn, cho dù đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc.

Giao diện quản lý dự án theo từng nhiệm vụ con trong phần mềm.

2.2. Phân công và quản lý thời hạn nhiệm vụ

Với Bitrix24, bạn dễ dàng chia nhỏ dự án nhiều nhiệm vụ, và chia nhỏ một nhiệm vụ phức tạp thành một nhóm các nhiệm vụ con với đầy đủ thông tin và thời hạn cho mỗi nhiệm vụ. Đây là một cách hiệu quả để kiểm soát và hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận biết công việc nào đang bị chậm trễ để có phương án điều chỉnh phù hợp.

Giao nhiệm vụ dễ dàng nhanh chóng.

2.3. Theo dõi tiến độ thực hiện dự án

Hệ thống cung cấp cái nhìn toàn cảnh về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định điểm trì hoãn để xử lý kịp thời, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp. Thông tin về dự án (trạng thái, người chịu trách nhiệm, mối quan hệ theo thời gian) có thể được xem bằng biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ một cách kịp thời.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án với biểu đồ Gantt.

2.4. Giám sát thực hiện theo thời gian thực

Người sử dụng có thể nhận thông báo về mọi hoạt động liên quan đến dự án, và cập nhật tiến độ dự án một cách nhanh chóng. Hệ thống tự động gửi các thông báo nhắc nhớ, để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật quan trọng nào liên quan đến dự án.

Thông báo liên quan đến dự án được tự động gửi bởi hệ thống.

2.5. Báo cáo nhiệm vụ và dự án

Bạn có thể xem danh sách các dự án đã và đang thực hiện (thời gian, nguồn lực, trạng thái…). Nhận các báo cáo công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của cả nhóm. Tất cả các báo cáo có thể dễ dàng xuất sang file Excel.

Các báo cáo về dự án có thể được tìm kiếm dễ dàng với bộ lọc thông minh.

Quản lý tiến độ dự án là một phần thiết yếu của quản lý dự án. Nó đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu và mang lại giá trị cho các bên liên quan. Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án có thể giúp bạn kiểm soát công việc, thời gian và tiến độ hiệu quả, góp phần đem đến một dự án thành công.