Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?

Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 102

Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023.

Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho năm mới.

Bài toán đặt ra là làm sao cải thiện hiệu quả làm việc, kiểm soát tốt hơn quá trình giao việc và xử lý luồng công việc trong nội bộ 1 cách hiệu quả. Đảm bảo hỗ trợ tốt cho quá trình phục vụ, cung cấp sản phẩm cho khách hàng? Đâu là công cụ giúp bạn thực hiện việc đó một cách nhanh chóng và mang lại hiệu quả rõ rệt cho 2023?

Sau đây là những chia sẻ kinh nghiệm thực tế dựa trên những giải pháp và phần mềm quản lý chúng tôi đã triển khai cho các khách hàng tại thị trường Việt Nam trong những năm qua: 

1. Những khó khăn thường thấy trong quản lý công việc tại doanh nghiệp
- Công việc được giao bằng nhiều cách mà không được lưu trữ theo dõi: giao việc qua miệng, giao qua email, qua các biên bản họp… không có công cụ lưu trữ tập trung để quản lý, dễ bị xót việc, thiếu sự chuyên nghiệp
- Ban lãnh đạo khó nắm bắt các tiến độ công việc, độ ưu tiên trong công việc và tình hình triển khai công việc của các phòng ban bộ phận
- Khó khăn trong tổng hợp và theo dõi tiến độ công việc. Mất nhiều thời gian để tập hợp, đối chiếu dữ liệu 
- Dữ liệu thiếu minh bạch, chính xác và không rõ trách nhiệm của từng người tham gia 
- Nhiều công việc bị bỏ xót hoặc quá hạn mà không được nhắc nhớ kịp thời 
- Không có nơi lữu trữ tài liệu, dữ kiện làm việc
- Nhiều công văn, giấy tờ phải duyệt bằng bản cứng không có công cụ phê duyệt online, gây mất thời gian và lãng phí nguồn lực
… và nhiều vấn đề khác.

2. Một số gợi ý về cách giải quyết các khó khăn nêu trên

2.1. Nghiêm khắc trong việc nhìn nhận và đánh giá mục tiêu kết quả hoàn thành công việc của các phòng ban, cá nhân trong toàn công ty

Đôi khi các khó khăn của doanh nghiệp, tổ chức trong công việc hàng ngày đến từ việc các đơn vị, phòng ban, cá nhân không bám sát các mục tiêu công việc ngày, tuần, tháng đã đề ra trong năm và không có KPI phù hợp để đo đếm hiệu quả, mức độ hoàn thành công việc của phòng ban, cá nhân trong công ty. Việc cần làm ngay lúc này là tập hợp - thậm chí bản cứng các báo cáo, số liệu để xác định chất lượng và khối lượng công việc đã hoàn thành và đang triển khai của từng bộ phận. Dựa trên bản nhìn nhận kết quả thực tế này, doanh nghiệp sẽ biết mình đang đứng ở đâu trên con đường đạt đến mục tiêu năm nay và có những quyết định cải tiến phù hợp.

2.2. Đảm bảo bằng tổ chức, doanh nghiệp đang bám sát mục tiêu năm đã đề ra

Thực tế trong công việc hàng ngày và trong những dự án đang triển khai, có thể do nguyên nhân nào đó, rất dễ các lãnh đạo không chú ý việc bám sát mục tiêu năm hoặc mục tiêu được cấp trên giao. Thường chúng ta sẽ đổ lỗi cho việc có quá nhiều công việc và không kiểm soát được chất lượng. Thậm chí những đơn vị đã có phần mềm quản lý công việc riêng những vẫn có nhiều lý do đổ lỗi khác nhau. Việc đối chiếu với mục tiêu năm sẽ giúp đơn vị “không lạc hướng”

2.3. Có số liệu phân tích thực tế về kết quả đã làm được với những con số đáng tin cậy

Để có những quyết định sáng suốt và kịp thời cải thiện hiệu quả công việc và tìm ra những đột phá mới giải quyết khó khăn hiện tại thì các số liệu, dữ kiện báo cáo chính xác là vô cùng quan trọng. Một CEO sẽ luôn cần biết tiến độ, tình trạng của các việc đang triển khai, các vướng mắc gặp phải khiến công việc tắc nghẽn để kịp thời hỗ trợ hoặc có biện pháp xử lý. Việc này đòi hỏi sự quyết tâm và chỉ đạo tiên quyết từ cấp lãnh đạo cao nhất và sự cam kết của các trưởng bộ phận cho việc chịu trách nhiệm với các số liệu báo cáo của mình.

2.4. Thực hiện các thay đổi, nâng cấp cần thiết nếu nhận thấy giải pháp quản lý công việc hiện tại không còn phù hợp

Khi đã có những kết quả đo đếm và đánh giá chất lượng, phần trăm hoàn thành mục tiêu công việc ở các bước nêu trên, thì hạng mục tiếp theo sẽ dễ dàng hơn đôi chút khi các thay đổi và nâng cấp là việc cần diễn ra. Nếu hệ thống quản lý hiện tại không còn phù hợp hãy xem xét việc thay đổi hoặc nâng cấp nó. 
Một số thay đổi có thể cần được cân nhắc như:
+ Xác định và làm rõ vai trò, vị trí, trách nhiệm công việc của từng nhân sự, phòng ban
+ Bám sát theo các KPI và cơ chế qui định của công ty trong việc hoàn thành công việc để đánh giá chất lượng công việc của từng nhân sự, bộ phận
+ Nâng cấp hệ thống quản lý, báo cáo công việc nếu không còn phù hợp, thậm chí là thay thế để có những dữ kiện và báo cáo chính xác, có công cụ phù hợp hỗ trợ việc quản lý và giám sát tốt hơn
+ Tìm đến những chuyên gia tư vấn, những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực nếu cần

2.5. Có sự đầu tư và tìm hiểu chủ động những xu hướng và công cụ quản lý công việc hiệu quả trên thị trường

Công nghệ ngày càng phát triển, để không bị trễ nhịp hay không kịp cạnh tranh với các đối thủ, việc bắt kịp các xu hướng công nghệ quản lý là rất cần thiết. Nó giúp đơn vị kịp thời trang bị những “trợ thủ tối tân” để tăng tốc và tăng hiệu quả làm việc.

2.6. Trang bị cho mình “cỗ máy quản lý” hiệu quả và thực sự phù hợp

Và điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, bạn đã thực sự có một phần mềm quản lý công việc phù hợp, giúp bạn giao việc, kiểm soát tiến độ, có những báo cáo chính xác và hỗ trợ các nhân viên đảm bảo tốt công việc của mình?
Bạn có thể tham khảo hệ thống quản lý công việc Vitranet24 đã ứng dụng thành công cho Ngân hàng ACB và 1 số doanh nghiệp qui mô từ vừa đến lớn thời gian qua


Ưu điểm của hệ thống:
+ Tạo 1 môi trường tương tác, giao tiếp, xử lý công việc xuyên suốt giúp tạo thói quen sử dụng cho nhân sự, và tăng tốc độ làm việc
+ Quản lý quá trình giao việc và báo cáo công việc theo tiến trình thời gian, theo từng cấp phân quyền
+ Quản lý các tài liệu công việc, dễ dàng tìm kiếm khi cần
+ Số hoá các quy trình làm việc cần nhiều bước phê duyệt: Quy trình đặt xe, quy trình cấp văn phòng phẩm, quy trình xin nghỉ phép, quy trình phê duyệt ban hành tài liệu… và nhiều quy trình khác:

(Các chia sẻ trên đây đúc rút từ quá trình triển khai các hệ thống quản lý thực tế cho khách hàng Vitranet24 và từ những trải nghiệm của chúng tôi trong thực tiễn việc cải cách hệ thống quản lý nội bộ của mình hi vọng sẽ có giá trị tham khảo tới quý cá nhân, doanh nghiệp)

Chúc các đơn vị tìm được những biện pháp quản lý hiệu quả và có sự thăng trưởng mạnh mẽ trong 2023!

Thương hiệu tư vấn quản lý Vitranet24!
Cùng chuyên mục
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 103
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 152
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 551
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 333
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 596
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 595
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 670
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 680
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 602
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 623
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 1926
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Sắp xếp công việc khoa học với tính năng hẹn lịch trên Bitrix24
07.04.2021 1188
Bạn đã bao giờ gặp tình trạng lỡ hẹn, quên mất lịch hẹn, không biết cách sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học? Với tình trạng đó, một số người chọn giải pháp tuyển trợ lý hỗ trợ về việc sắp xếp, lên lịch công việc nhưng đó vẫn là một phương pháp truyền thống và tốn nhiều chi phí. Hoặc có những người chọn giải pháp sử dụng tính năng báo thức, đánh dấu các sự kiện vào lịch bằng các ứng dụng trên điện thoại nhưng đôi khi điện thoại tiếp nhận quá nhiều thông báo và chúng ta cũng có thể lỡ hẹn. Vậy làm cách nào chúng ta vẫn tổ chức được các lịch hẹn theo như kế hoạch mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc? Bài viết sẽ tiết lộ “chìa khoá vàng” giúp bạn xoá tan nỗi lo đó.
Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 1973
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?
Làm việc tại nhà có đạt kết quả như mong đợi?
16.12.2020 1121
Khi đại dịch Covid-19 đang diễn ra phức tạp, nhiều công ty đang yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc qua ứng dụng Zoom, một số khác làm việc thông qua các trang mạng xã hội để tiết kiệm chi phí nhưng nó sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” vì có quá nhiều người tham gia vào nhóm làm việc, việc truy tìm tài liệu, ghi chú cũng sẽ bị trôi đi và phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 2125
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Quản lý
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 103
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 5283
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 479
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2035
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.