Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.

I. Vì sao nên sử dụng phần mềm giao việc?

Với cách quản lý truyền thống, việc theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên qua file tự tạo thủ công, hay qua tin nhắn zalo, facebook.. đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến:

- Phân phối công việc chưa hợp lý: Giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thời gian của từng nhân viên, sao cho vừa đảm bảo mục tiêu chung của tổ chức, vừa tránh để nhân sự kiệt sức là một thách thức với mọi nhà quản lý.

- Khó khăn để theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ các công việc có thể khó khăn, đặc biệt khi có nhiều công việc diễn ra cùng lúc. Việc ước tính và phân chia thời gian ra sao cũng là một bài toán khó.

- Giao tiếp đứt quãng: Việc liên lạc, giao tiếp không xuyên suốt giữa nhân viên hay các phòng ban có thể dẫn đến chậm trễ khi xử lý công việc, thậm chí gây hiểu lầm và sai sót.

- Sắp xếp công việc chưa hợp lý: Các công việc có thể phụ thuộc vào nhau, gây khó khăn trong việc quản lý thứ tự và tiến độ.

- Không có báo cáo để đánh giá chính xác hiệu quả: Các báo cáo phân tán, nhỏ lẻ gây khó khăn trong việc tổng hợp kết quả, cũng như không đem đến cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động để tìm ra điểm cần cải thiện.

Doanh nghiệp đau đầu với "bài toán" quản lý công việc khi chưa có sự hỗ trợ của công nghệ

Lúc này, phần mềm giao việc chính là giải pháp hữu hiệu giúp khắc phục các vấn đề trên. Phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp người dùng theo dõi tiến độ, quản lý toàn bộ các đầu mục công việc từ đó giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và đưa ra những quyết định thông minh. Đồng thời việc sử dụng phần mềm còn giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc lên kế hoạch, tạo danh sách công việc và phân chia đầu việc.

II. Lợi ích của phần mềm giao việc

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chính vì thế việc áp dụng phần mềm giao việc đang rất được chú trọng. Vậy phần mềm này đem lại những lợi ích gì cho nhà quản lý và nhân viên? Xin mời cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.

1. Đối với nhà quản trị doanh nghiệp

Lãnh đạo có thể quản lý công việc hiệu quả nhờ ứng dụng phần mềm

Phần mềm giao việc được xem như một trợ thủ đắc cho các nhà quản lý, lãnh đạo. Giúp họ nắm bắt toàn bộ hoạt động doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, kịp thời đưa ra quyết định điều chỉnh và kế hoạch chiến lược để dẫn dắt tổ chức đạt được mục tiêu chung.

- Lập kế hoạch thực hiện công việc và giao việc chi tiết đến nhân viên cấp dưới

- Dễ dàng nắm bắt tình hình và tiến độ của tất cả các dự án, công việc

- Đánh giá tiến độ trên từng công việc con, và bao quát toàn dự án rất dễ dàng

- Hỗ trợ phát hiện các “điểm tắc nghẽn” trong dự án để kịp thời điều chỉnh

- Cung cấp dữ liệu, báo cáo trực quan về hiệu suất của nhân viên

- Toàn bộ thông tin công việc đều được lưu lại an toàn và dễ dàng truy xuất

- Hệ thống gửi thông báo tự động để nhắc nhớ những việc quan trọng

2. Đối với nhân viên

Nhân viên nắm rõ yêu cầu và mục tiêu công việc

Sử dụng phần mềm giao việc hàng ngày cũng giúp ích rất lớn cho nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ được giao:

- Nắm rõ chi tiết công việc (mô tả công việc, mục tiêu, thời hạn, người giám sát, điều kiện nghiệm thu…)

- Biết được thứ tự thực hiện các công việc, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau

- Thông báo, nhắc nhở lịch làm việc, deadline để tránh bỏ lỡ những công việc quan trọng

- Bám sát tiến độ triển khai công việc của đội nhóm, phòng ban hay theo dự án

- Trao đổi, thảo luận cùng đồng nghiệp tốt hơn khi làm việc nhóm

III. Gợi ý 7 phần mềm giao việc mạnh mẽ cho doanh nghiệp

Các phần mềm giao việc ngày càng được cập nhật để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và người dùng. Bạn có thể tìm thấy vô số phần mềm giao việc khác nhau trên thị trường, được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là 7 phần mềm giao việc được các doanh nghiệp trong nước và quốc tế tin dùng.

1. Bitrix24

Bitrix24 là một nền tảng quản lý công việc và dự án mạnh mẽ, phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Rất nhiều phần mềm giao việc hiện nay chỉ đơn giản cung cấp một danh sách công việc (to-do list). Còn Bitrix24 cung cấp các công cụ với đầy đủ tính năng cho phép tạo phòng ban và nhóm làm việc, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu, tạo và giao việc, theo dõi tiến độ công việc…

Bitrix24: Phần mềm quản lý nhiệm vụ và dự án mạnh mẽ cho doanh nghiệp

Bitrix24 có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện cho việc sử dụng. Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong bảng Kanban, hoặc biểu đồ Gantt, với các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp.

Theo Forbes đánh giá, bên cạnh các công cụ quản lý mạnh mẽ, thì tính năng thông báo nhắc nhớ cũng là một trong những điểm mạnh của Bitrix24. Bạn có thể thiết lập hạn chót, thêm một tác vụ hay thực hiện bất kỳ thay đổi nào một cách nhanh chóng. Và các thông báo thay đổi sẽ được tự động gửi đến tất cả người tham gia vào nhiệm vụ.

Phần mềm Bitrix24 giúp doanh nghiệp tạo dựng môi trường làm việc trực truyến toàn diện và hiệu quả. Thúc đẩy quá trình giao tiếp, làm việc và truyền tải thông tin diễn ra nhanh chóng, chính xác. Hệ thống cũng có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, giúp tạo sự liên kết giữa các quy trình công việc và thông tin.

Vitranet24 hiện là đối tác chiến lược của Bitrix24 tại Việt Nam. Với 16+ năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, cam kết sẽ triển khai thành công phần mềm giao việc, đem lại hiệu quả thực sự và cải thiện lập tức vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải!

2. Asana

Asana là một trong những giải pháp quản lý nhiệm vụ hiệu quả nhất hiện nay. Hệ thống có giao diện khoa học đơn giản và chuyên nghiệp, dễ sử dụng. Dễ theo dõi tổng quan dự án với tình năng khởi tạo, chia các đầu việc giao việc theo mức độ ưu tiên. Báo cáo trực quan theo thời gian thực, quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả và tiến độ của dự án.

Ưu điểm của Asana là có gói miễn phí, dễ dàng tích hợp lên đến 100 ứng dụng vào hệ thống dù bạn dùng bất cứ gói nào. Tuy nhiên, Asana không cung cấp các tính năng nâng cao chẳng hạn như bảng theo dõi thời gian (tương tự với biểu đồ Gantt) trong bản gói miễn phí. Gói trả phí có giá khá cao, hỗ trợ 24/7 chỉ dành cho người sử dụng gói Enterprise.

3. Wrike

Wrike là hệ thống quản lý và cộng tác dự án, tích hợp các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và email vào kế hoạch thực của dự án. Phần mềm Wrike với đầy đủ các tính năng như: tạo công việc thông minh, chia việc, bình luận, liên kết nhiệm vụ với các dự án, lên thời gian và thời điểm hoàn thành. Công cụ giao việc còn hỗ trợ lên kế hoạch và theo sát tiến độ dự án của các phòng ban. Nhiều dạng biểu đồ báo cáo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc.

Điểm mạnh của Wrike là không giới hạn người dùng và số lượng dự án trong gói miễn phí, khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, một số tính năng như biểu đồ Gantt hay theo dõi thời gian chỉ có trong gói trả phí nâng cao. Chi phí cho các gói cũng khá cao.

4. Monday.com

Monday.com là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ với quy trình tự động hóa linh hoạt và dễ sử dụng. Đây là một công cụ làm việc nhóm giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ của riêng mình cũng như của đội của bạn, tùy thuộc vào gói bạn chọn.

Kế hoạch công việc được hiển thị dưới dạng lịch biểu, biểu đồ, Kanban... Đội nhóm dễ dàng cập nhật công việc, báo cáo tiến độ, chia sẻ và trò chuyện trên cùng một nền tảng. Cung cấp các báo các rõ ràng, dễ hiểu. Hệ thống là giao diện trực quan với khả năng tùy chỉnh cao, có thể tích hợp với các phần mềm của bên thứ ba. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ dành cho 2 người dùng, và một số tính năng như theo dõi thời gian chỉ có ở bản Pro.

5. Trello

Trello là một trong nhưng công cụ quản lý nhiệm vụ đơn giản nhất, bất cứ ai cũng có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài các tính năng quản lý tác vụ đơn giản và tạo dự án, nó còn có giao diện trực quan, vì vậy thật dễ dàng để biết các dự án đang ở giai đoạn nào trong quy trình. Bạn có thể tạo danh sách thẻ và đặt tên cho những danh sách đó theo bất cứ điều gì bạn muốn, chẳng hạn như “đang tiến hành”, “cần phê duyệt” và “đã hoàn thành”. Để lại nhận xét trên thẻ, thêm tệp và tạo nhãn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm dự án của mình khi cần.

Song, theo Forbes nhận xét thì Trello phụ thuộc nhiều vào bảng Kanban (không phải lúc nào cũng hiệu quả cho người quản lý), khó theo dõi nhiều dự án cùng lúc, bản miễn phí chỉ cho phép tải lên tệp có dung lượng dưới 10MB.

6. Jira

Jira là một công cụ quản trị công việc, dự án hiệu quả và được đánh giá cao với các tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ, tuy nhiên chi phí sử dụng khá cao. Phần mềm này có thiết kế đặc biệt tập trung về chức năng quản lý và xử lý lỗi hoặc vấn đề trong một dự án, phù hợp nhất với các công ty công nghệ.

Với Jira, người sử dụng có thể lên kế hoạch, theo dõi tình trạng dự án, công việc. Jira cũng cung cấp nhiều loại báo cáo với các loại biểu đồ khác nhau. Tuy nhiên, giao diện hệ thống này được thiết kế khá phức tạp, sử dụng hơi khó khăn.

7. Click-up

ClickUp là một nền tảng quản lý công việc đa năng với nhiều tính năng tùy chỉnh. Bạn có thể sử dụng ClickUp để tạo lịch trình, quản lý dự án, và theo dõi tiến độ công việc của bạn.

Phần mềm này ghi điểm nhờ giao diện trực quan, linh hoạt. Cung cấp nhiều tính năng quản lý công việc và dự án và hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý công việc. Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng tính năng và dung lượng lưu trữ. Các công cụ tự động hóa cũng bị giới hạn sử dụng theo theo tháng ở tất cả các phiên bản.

V. Lời kết

Phần mềm giao việc là một công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc, cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn phần mềm giao việc cho tổ chức của mình.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ Forbes và các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)