12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc

12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc
29.06.2024 305

12 cách hữu ích từ các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng năng suất và hoàn thành các thời hạn quan trọng dễ dàng hơn.

1. Phân loại ưu tiên nhiệm vụ

Lựa chọn nhiệm vụ nào cần ưu tiên là rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện không có khuôn khổ chắc chắn nào cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, đôi khi chúng ta thường dựa vào trực giác để sắp xếp công việc.

Một giải pháp bạn có thể tham khảo là Ma trận Eisenhower, bao gồm việc chia nhiệm vụ thành bốn loại:

- Khẩn cấp và quan trọng

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp

- Khẩn cấp nhưng không quan trọng

- Không quan trọng và không khẩn cấp

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-1

Ma trận Eisenhower.

Những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần được quan tâm ngay lập tức. Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên lịch để đảm bảo bạn không bỏ quên chúng. Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể nhờ đến sự trợ giúp từ đồng nghiệp trong nhóm. Những nhiệm vụ không quan trọng cũng không cấp bách có thể bị gác lại cho đến khi bạn có thời gian hoặc xóa bỏ.

2. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được

Các mục tiêu cụ thể đóng vai trò như một lộ trình, và kết hợp để đạt được các mốc quan trọng trong dự án của bạn, đồng thời cung cấp cho các cá nhân mục đích rõ ràng trong công việc họ thực hiện.

Mục tiêu có thể bao gồm mọi thứ từ tăng doanh thu, tỷ lệ hài lòng của khách hàng tốt hơn hoặc quy trình làm việc hợp lý hơn. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý nhiệm vụ nâng cao đề xuất tạo mục tiêu theo nguyên tắc SMART: Cụ thể (Specific), Có thể đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound).

Với các số liệu chính xác hơn, các mục tiêu SMART tạo tiền đề cho các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: việc chọn thời hạn sẽ giúp nhiệm vụ không bị kéo dài theo thời gian, trong khi việc tập trung vào mức độ liên quan sẽ khuyến khích bạn tạo các nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu tổng thể.

Hãy nhớ rằng, dù mục tiêu quan trọng đến đâu, bạn vẫn cần phải linh hoạt trong việc ứng phó với những ưu tiên đang thay đổi hoặc những thách thức không lường trước được.

3. Chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp để nâng cao hiệu quả

Một trở ngại chung cho việc quản lý công việc hiệu quả là tính phức tạp của các nhiệm vụ quy mô lớn. Việc cải thiện cách tổ chức và phân công nhiệm vụ bắt đầu bằng việc chia nhỏ những công việc khổng lồ này thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-2

Chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp để dễ quản lý hơn.

Bằng cách thực hiện từng bước một, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ con dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, phân bổ thời gian vào nơi cần thiết nhất. Điều này rất quan trọng để nâng cao hiệu quả trong quản lý công việc, vì bạn có thể xác định rõ hơn các điểm vướng mắc của mình ở đâu và giải quyết chúng trong thời gian ngắn hơn.

4. Chuẩn hóa quy trình làm việc bằng công cụ số

Các phần mềm quản lý công việc đang rất được ưa chuộng, và biết cách sử dụng chúng giúp bạn nâng cao khả năng quản lý của mình. Ví dụ: thông báo tự động khi nhiệm vụ sắp đến thời hạn giúp bạn không bỏ quên công việc. Bạn cũng có thể kết nối các nhiệm vụ phụ thuộc để khi một nhiệm vụ được hoàn thành, nhiệm vụ tiếp theo sẽ tự động được phân công.

Các tính năng như tích hợp lịch, theo dõi thời gian và lời nhắc tự động giúp bạn phân bổ thời gian một cách khôn ngoan, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

5. Tập trung làm từng việc một để giảm căng thẳng

Theo các chuyên gia từ Bitrix24, việc thực hiện lần lượt từng việc một là một trong những cách đơn giản nhất để xử lý nhiệm vụ hiệu quả. Tập trung vào một công việc tại một thời điểm không chỉ đảm bảo chất lượng công việc cao hơn, mà còn giảm đáng kể thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ.

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-3

Tập trung làm từng việc một sẽ có kết quả công việc tốt hơn.

Về cơ bản, thực hiện từng nhiệm vụ cho phép tập trung hoàn toàn vào công việc hiện tại, giúp giảm thiểu sai sót và tạo ra kết quả tốt hơn. Việc lập kế hoạch khối lượng công việc của nhân viên giúp nhà quản lý thúc đẩy môi trường thực hiện từng nhiệm vụ, trong khi trình theo dõi thời gian cho phép đo lường thời gian thực hiện các nhiệm vụ để sử dụng làm điểm chuẩn trong tương lai.

Với khối lượng công việc được phân bố hợp lý, nhân viên sẽ tránh bị quá tải, từ đó giảm căng thẳng và cho phép họ làm việc với sự sáng tạo và thoải mái.

6. Phân bổ thời gian một cách khôn ngoan

Bắt đầu với thời hạn thực tế trước khi tìm cách sắp xếp lịch trình, phân bổ thời gian thông minh đảm bảo bạn có thể đạt được mục tiêu của mình mà không gặp nguy cơ kiệt sức.

Thông qua sự kết hợp giữa phần mềm theo dõi thời gian, thời hạn nhiệm vụ và lịch cá nhân, bạn có thể dự đoán chính xác thời gian thực hiện các nhiệm vụ và thiết lập các mốc thời gian có thể đạt được cho từng cá nhân cũng như cho toàn bộ dự án của bạn.

7. Đánh giá lại danh sách việc cần làm khi có thay đổi bất ngờ

Cho dù bạn đã phát triển kỹ năng quản lý công việc của mình tốt đến đâu, thì các dự án vẫn không tránh khỏi các sự kiện bất ngờ. Lúc này, tính linh hoạt thực sự là một đức tính tốt.

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-4

Điều chỉnh danh sách việc cần làm nếu cần thiết.

Hãy tự hỏi: Nhiệm vụ này có còn đóng góp cho mục tiêu tổng thể của tôi không? Tính cấp bách hoặc tầm quan trọng của nhiệm vụ này có thay đổi không?

Đừng ngại từ bỏ nhiệm vụ nếu hoàn cảnh yêu cầu, ngay cả khi bạn đã đầu tư rất nhiều thời gian và sức lực vào chúng. Việc thay đổi các ưu tiên có thể khiến những người đã thực hiện những nhiệm vụ mà cuối cùng trở nên không phù hợp thấy khó chịu, vì vậy hãy đảm bảo bạn cởi mở và trung thực trong giao tiếp.

8. Ủy quyền để chia sẻ trách nhiệm

Khi bạn là một nhà quản lý, bạn không thể một mình thực hiện hết tất cả các công việc và ôm đồm mọi trách nhiệm, bạn cần phải ủy quyền và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên cấp dưới. Lợi ích chính của việc ủy ​​quyền là nó tối ưu hóa năng suất của đội nhóm bằng cách phân bổ trách nhiệm giải trình cho từng thành viên. Tuy nhiên, một lợi thế thứ yếu mạnh mẽ là nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển nhóm, cho phép các thành viên phát triển kỹ năng của mình và đón nhận những thử thách mới.

Các nhiệm vụ điển hình cần được ủy quyền bao gồm:

- Nhiệm vụ không phải là trách nhiệm cốt lõi của bạn

- Nhiệm vụ mà bộ kỹ năng của người khác có thể đảm nhiệm

- Nhiệm vụ thể hiện cơ hội để thành viên khác trong nhóm phát triển

Để duy trì chất lượng, hầu hết các nhà quản lý đều giám sát tiến độ và theo dõi hiệu suất thông qua phần mềm quản lý công việc của họ.

9. Tạo môi trường làm việc tập trung

Để tạo ra một môi trường tập trung làm việc, bạn cần biết nguyên nhân chính gây xao nhãng. Các yếu tố có thể bao gồm: giao thông ồn ào, bàn làm việc bừa bộn và đồng nghiệp hay nói chuyện... Các nguồn lực vật chất như cửa sổ lắp kính hai lớp và nhiều thùng đựng giấy rác hơn có thể giải quyết được nhiều vấn đề. Mặt khác, các giải pháp kỹ thuật số như đặt trạng thái của bạn thành “đang bận” để tránh bị làm phiền sẽ giúp nhân viên dễ dàng tập trung vào công việc hơn.

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-5

Tạo môi trường giúp tập trung làm việc tốt hơn.

10. Từ chối những nhiệm vụ không ưu tiên

Kỹ năng quản lý công việc thường ít tập trung vào những việc bạn làm mà tập trung nhiều hơn vào những việc bạn không làm. Hãy từ chối những nhiệm vụ bất ngờ không cần thiết hoặc không cần ưu tiên để tránh bị quá tải công việc.

Khéo léo trình bày về khối lượng công việc hiện tại của bạn, và viết ra lời giải thích ngắn gọn về tác động của các nhiệm vụ mới đến hiệu suất của bạn. Biểu đồ Gantt có lẽ là cách trực quan hóa tốt nhất để các bên liên quan hiểu được khối lượng công việc của bạn trong nháy mắt, vì vậy hãy sử dụng chúng để hỗ trợ các quyết định của bạn.

11. Thiết lập một thói quen nhất quán

Tính nhất quán là chìa khóa để nâng cao năng suất quản lý công việc. Mặc dù một số khía cạnh của công việc đòi hỏi phải có tư duy và chiến lược mới để tìm ra giải pháp đột phá, nhưng hầu hết công việc đều phải có tính kỷ luật và có thể dự đoán được để đạt hiệu quả tối đa.

cai-thien-ky-nang-quan-ly-cong-viec-6

Rèn tính kỷ luật giúp đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.

Ví dụ, kỹ thuật Pomodoro được các nhà quản lý yêu thích, những người muốn thúc đẩy công việc hiệu quả mà không làm nhân viên của họ kiệt sức. Khoảng 25 phút làm việc liên tục, sau đó là thời gian nghỉ giải lao 5 phút, được chứng minh là có thể duy trì hiệu suất cao trong khi vẫn tính toán kịp thời để giảm bớt căng thẳng.

12. Đánh giá hiệu suất bằng phân tích dữ liệu

Nếu bạn không thể đo lường nó thì bạn không thể cải thiện nó, vì vậy hãy đưa đánh giá về kỹ năng quản lý công việc của bạn, để đảm bảo rằng bạn liên tục thích nghi và cải thiện.

Hầu hết các phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có tính năng phân tích tích hợp để thu thập các luồng dữ liệu. Những công cụ này có thể giúp theo dõi tiến trình của bạn theo thời gian, xác định các hình mẫu trong thói quen làm việc của bạn và nêu bật những điểm có thể cải tiến. Bằng cách phân tích dữ liệu về các nhiệm vụ đã hoàn thành, phân bổ thời gian và kết quả dự án, bạn có thể đưa ra quyết định điều chỉnh phương thức của mình để có kết quả tốt hơn.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Bitrix24)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc
29.06.2024 306
12 cách hữu ích từ các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng năng suất và hoàn thành các thời hạn quan trọng dễ dàng hơn.
8 cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc nhóm
26.04.2024 707
Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Các chuyên gia của Bitrix24 - nền tảng quản lý 4.0 hàng đầu thế giới đã gợi ý 8 cách giúp bạn nâng cao năng suất tổng thể của cả nhóm.
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 865
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 400
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 579
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 851
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 6574
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 1252
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 1966
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1279
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 1880
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 1699
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 8444
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 1860
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 1503
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản lý
9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử
25.07.2024 63
Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 484
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 344
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3108
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.