12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc

12 cách hữu ích từ các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng năng suất và hoàn thành các thời hạn quan trọng dễ dàng hơn.

1. Phân loại ưu tiên nhiệm vụ

Lựa chọn nhiệm vụ nào cần ưu tiên là rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện không có khuôn khổ chắc chắn nào cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, đôi khi chúng ta thường dựa vào trực giác để sắp xếp công việc.

Một giải pháp bạn có thể tham khảo là Ma trận Eisenhower, bao gồm việc chia nhiệm vụ thành bốn loại:

- Khẩn cấp và quan trọng

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp

- Khẩn cấp nhưng không quan trọng

- Không quan trọng và không khẩn cấp

Ma trận Eisenhower.

Những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần được quan tâm ngay lập tức. Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên lịch để đảm bảo bạn không bỏ quên chúng. Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể nhờ đến sự trợ giúp từ đồng nghiệp trong nhóm. Những nhiệm vụ không quan trọng cũng không cấp bách có thể bị gác lại cho đến khi bạn có thời gian hoặc xóa bỏ.

2. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được

Các mục tiêu cụ thể đóng vai trò như một lộ trình, và kết hợp để đạt được các mốc quan trọng trong dự án của bạn, đồng thời cung cấp cho các cá nhân mục đích rõ ràng trong công việc họ thực hiện.

Mục tiêu có thể bao gồm mọi thứ từ tăng doanh thu, tỷ lệ hài lòng của khách hàng tốt hơn hoặc quy trình làm việc hợp lý hơn. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý nhiệm vụ nâng cao đề xuất tạo mục tiêu theo nguyên tắc SMART: Cụ thể (Specific), Có thể đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound).

Với các số liệu chính xác hơn, các mục tiêu SMART tạo tiền đề cho các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: việc chọn thời hạn sẽ giúp nhiệm vụ không bị kéo dài theo thời gian, trong khi việc tập trung vào mức độ liên quan sẽ khuyến khích bạn tạo các nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu tổng thể.

Hãy nhớ rằng, dù mục tiêu quan trọng đến đâu, bạn vẫn cần phải linh hoạt trong việc ứng phó với những ưu tiên đang thay đổi hoặc những thách thức không lường trước được.

3. Chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp để nâng cao hiệu quả

Một trở ngại chung cho việc quản lý công việc hiệu quả là tính phức tạp của các nhiệm vụ quy mô lớn. Việc cải thiện cách tổ chức và phân công nhiệm vụ bắt đầu bằng việc chia nhỏ những công việc khổng lồ này thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp để dễ quản lý hơn.

Bằng cách thực hiện từng bước một, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ con dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, phân bổ thời gian vào nơi cần thiết nhất. Điều này rất quan trọng để nâng cao hiệu quả trong quản lý công việc, vì bạn có thể xác định rõ hơn các điểm vướng mắc của mình ở đâu và giải quyết chúng trong thời gian ngắn hơn.

4. Chuẩn hóa quy trình làm việc bằng công cụ số

Các phần mềm quản lý công việc đang rất được ưa chuộng, và biết cách sử dụng chúng giúp bạn nâng cao khả năng quản lý của mình. Ví dụ: thông báo tự động khi nhiệm vụ sắp đến thời hạn giúp bạn không bỏ quên công việc. Bạn cũng có thể kết nối các nhiệm vụ phụ thuộc để khi một nhiệm vụ được hoàn thành, nhiệm vụ tiếp theo sẽ tự động được phân công.

Các tính năng như tích hợp lịch, theo dõi thời gian và lời nhắc tự động giúp bạn phân bổ thời gian một cách khôn ngoan, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

5. Tập trung làm từng việc một để giảm căng thẳng

Theo các chuyên gia từ Bitrix24, việc thực hiện lần lượt từng việc một là một trong những cách đơn giản nhất để xử lý nhiệm vụ hiệu quả. Tập trung vào một công việc tại một thời điểm không chỉ đảm bảo chất lượng công việc cao hơn, mà còn giảm đáng kể thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ.

Về cơ bản, thực hiện từng nhiệm vụ cho phép tập trung hoàn toàn vào công việc hiện tại, giúp giảm thiểu sai sót và tạo ra kết quả tốt hơn. Việc lập kế hoạch khối lượng công việc của nhân viên giúp nhà quản lý thúc đẩy môi trường thực hiện từng nhiệm vụ, trong khi trình theo dõi thời gian cho phép đo lường thời gian thực hiện các nhiệm vụ để sử dụng làm điểm chuẩn trong tương lai.

Với khối lượng công việc được phân bố hợp lý, nhân viên sẽ tránh bị quá tải, từ đó giảm căng thẳng và cho phép họ làm việc với sự sáng tạo và thoải mái.

6. Phân bổ thời gian một cách khôn ngoan

Bắt đầu với thời hạn thực tế trước khi tìm cách sắp xếp lịch trình, phân bổ thời gian thông minh đảm bảo bạn có thể đạt được mục tiêu của mình mà không gặp nguy cơ kiệt sức.

Thông qua sự kết hợp giữa phần mềm theo dõi thời gian, thời hạn nhiệm vụ và lịch cá nhân, bạn có thể dự đoán chính xác thời gian thực hiện các nhiệm vụ và thiết lập các mốc thời gian có thể đạt được cho từng cá nhân cũng như cho toàn bộ dự án của bạn.

7. Đánh giá lại danh sách việc cần làm khi có thay đổi bất ngờ

Cho dù bạn đã phát triển kỹ năng quản lý công việc của mình tốt đến đâu, thì các dự án vẫn không tránh khỏi các sự kiện bất ngờ. Lúc này, tính linh hoạt thực sự là một đức tính tốt.

Hãy tự hỏi: Nhiệm vụ này có còn đóng góp cho mục tiêu tổng thể của tôi không? Tính cấp bách hoặc tầm quan trọng của nhiệm vụ này có thay đổi không?

Đừng ngại từ bỏ nhiệm vụ nếu hoàn cảnh yêu cầu, ngay cả khi bạn đã đầu tư rất nhiều thời gian và sức lực vào chúng. Việc thay đổi các ưu tiên có thể khiến những người đã thực hiện những nhiệm vụ mà cuối cùng trở nên không phù hợp thấy khó chịu, vì vậy hãy đảm bảo bạn cởi mở và trung thực trong giao tiếp.

8. Ủy quyền để chia sẻ trách nhiệm

Khi bạn là một nhà quản lý, bạn không thể một mình thực hiện hết tất cả các công việc và ôm đồm mọi trách nhiệm, bạn cần phải ủy quyền và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên cấp dưới. Lợi ích chính của việc ủy ​​quyền là nó tối ưu hóa năng suất của đội nhóm bằng cách phân bổ trách nhiệm giải trình cho từng thành viên. Tuy nhiên, một lợi thế thứ yếu mạnh mẽ là nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển nhóm, cho phép các thành viên phát triển kỹ năng của mình và đón nhận những thử thách mới.

Các nhiệm vụ điển hình cần được ủy quyền bao gồm:

- Nhiệm vụ không phải là trách nhiệm cốt lõi của bạn

- Nhiệm vụ mà bộ kỹ năng của người khác có thể đảm nhiệm

- Nhiệm vụ thể hiện cơ hội để thành viên khác trong nhóm phát triển

Để duy trì chất lượng, hầu hết các nhà quản lý đều giám sát tiến độ và theo dõi hiệu suất thông qua phần mềm quản lý công việc của họ.

9. Tạo môi trường làm việc tập trung

Để tạo ra một môi trường tập trung làm việc, bạn cần biết nguyên nhân chính gây xao nhãng. Các yếu tố có thể bao gồm: giao thông ồn ào, bàn làm việc bừa bộn và đồng nghiệp hay nói chuyện... Các nguồn lực vật chất như cửa sổ lắp kính hai lớp và nhiều thùng đựng giấy rác hơn có thể giải quyết được nhiều vấn đề. Mặt khác, các giải pháp kỹ thuật số như đặt trạng thái của bạn thành “đang bận” để tránh bị làm phiền sẽ giúp nhân viên dễ dàng tập trung vào công việc hơn.

10. Từ chối những nhiệm vụ không ưu tiên

Kỹ năng quản lý công việc thường ít tập trung vào những việc bạn làm mà tập trung nhiều hơn vào những việc bạn không làm. Hãy từ chối những nhiệm vụ bất ngờ không cần thiết hoặc không cần ưu tiên để tránh bị quá tải công việc.

Khéo léo trình bày về khối lượng công việc hiện tại của bạn, và viết ra lời giải thích ngắn gọn về tác động của các nhiệm vụ mới đến hiệu suất của bạn. Biểu đồ Gantt có lẽ là cách trực quan hóa tốt nhất để các bên liên quan hiểu được khối lượng công việc của bạn trong nháy mắt, vì vậy hãy sử dụng chúng để hỗ trợ các quyết định của bạn.

11. Thiết lập một thói quen nhất quán

Tính nhất quán là chìa khóa để nâng cao năng suất quản lý công việc. Mặc dù một số khía cạnh của công việc đòi hỏi phải có tư duy và chiến lược mới để tìm ra giải pháp đột phá, nhưng hầu hết công việc đều phải có tính kỷ luật và có thể dự đoán được để đạt hiệu quả tối đa.

Ví dụ, kỹ thuật Pomodoro được các nhà quản lý yêu thích, những người muốn thúc đẩy công việc hiệu quả mà không làm nhân viên của họ kiệt sức. Khoảng 25 phút làm việc liên tục, sau đó là thời gian nghỉ giải lao 5 phút, được chứng minh là có thể duy trì hiệu suất cao trong khi vẫn tính toán kịp thời để giảm bớt căng thẳng.

12. Đánh giá hiệu suất bằng phân tích dữ liệu

Nếu bạn không thể đo lường nó thì bạn không thể cải thiện nó, vì vậy hãy đưa đánh giá về kỹ năng quản lý công việc của bạn, để đảm bảo rằng bạn liên tục thích nghi và cải thiện.

Hầu hết các phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có tính năng phân tích tích hợp để thu thập các luồng dữ liệu. Những công cụ này có thể giúp theo dõi tiến trình của bạn theo thời gian, xác định các hình mẫu trong thói quen làm việc của bạn và nêu bật những điểm có thể cải tiến. Bằng cách phân tích dữ liệu về các nhiệm vụ đã hoàn thành, phân bổ thời gian và kết quả dự án, bạn có thể đưa ra quyết định điều chỉnh phương thức của mình để có kết quả tốt hơn.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Bitrix24)