CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN

Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đồng nghiêp hoặc đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.

Kế hoạch dự án là bản liệt kê các nhiệm vụ the tasks cần hoàn thành và các mục tiêu cần đạt được để thực hiện một dự án cụ thể. Điều này cho phép bạn tự xác định xem liệu mình có đạt được mục tiêu hay chưa. Kế hoạch dự án của bạn cần bao gồm các kế hoạch truyền thông kèm theo các mốc thời gian và biểu đồ Gantt cho các cột mốc quan trọng nhất. Bạn nên liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết, như tài chính, nguồn nhân lực đi thuê, phần mềm,v.v. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên chia nhỏ các đầu của công việc sắp phải làm — điều này đặc biệt quan trọng nếu một số chuyên gia làm việc đồng thời với các nhiệm vụ khác nhau.

Tóm lại, kế hoạch dự án là nội dung tham khảo mà bạn viết ra chi tiết để xác định, tổ chức, ưu tiên và chỉ định các hoạt động và tài nguyên cho một dự án hoàn chỉnh. Ramen bet sadece oyun değil aynı zamanda aktif katılımcılar için kişiselleştirilmiş bonuslardır. Esnek bir sadakat programı, hızlı işlemler ve yüksek düzeyde güvenlik, platformu yeni başlayanlar ve deneyimli oyuncular için çekici kılmaktadır. Hızlı kayıt ve hoşgeldin bonusu, hemen oynamaya başlamanıza olanak tanır.

Một vài tổ chức lại bỏ qua việc lên kế hoạch cho dự án. Các nhà quản lý hàng đầu tin rằng họ sẽ mất quá nhiều thời gian và công sức để lên nội dung - và sau đó sẽ quên nó rất nhanh. Đó là một cách tiếp cận sai lầm.

Hơn 50% các dự án phải đối mặt với vấn đề Mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep). Thuật ngữ này có nghĩa là nhân sự phải xử lý nhiều công việc hơn dự tính ban đầu. Việc lên kế hoạch dự án cho phép các nhóm dự đoán và ngăn chặn sự chậm trễ hoặc thay đổi xảy ra bất ngờ. Thêm vào đó, các nhà quản lý có thể phát hiện tốt hơn các vấn đề phát sinh và tính đến rủi ro này khi lên kế hoạch cho dự án tiếp theo.

Theo thống kê, chỉ có 55% dự án đáp ứng được ngân sách, một nửa số dự án không đáp ứng được thời hạn đề ra. Một kế hoạch dự án được cân nhắc kỹ lưỡng có thể giúp các nhà quản lý sử dụng nguồn tài nguyên của họ hợp lý hơn, cũng như tránh nguy cơ vượt ngân sách và bị trễ dự án.

Phần mềm Bitrix24 do chúng tôi cung cấp cho phép bạn soạn kế hoạch dự án, thiết lập KPIs, giao nhiệm vụ giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ. (Click xem bản demo).

Đây không phải là cách duy nhất có thể để soạn thảo một kế hoạch dự án — nhưng nó là một trong những kế hoạch hữu ích và hiệu quả nhất.

Bản tóm tắt dự án nội dung mở đầu cần có 03 mục tiêu sau:

- Xây dựng mục đích của dự án

- Tập trung vào các điểm chính của kế hoạch dự án

- Liệt kê mọi khả năng có thể xảy ra, kết luận hay bất kỳ đề xuất nào từ dự án

- Những ý tưởng của bản tóm tắt dự án chỉ gói gọn trong 01 trang giấy, tổng quan ngắn gọn về:

   + Phương pháp hoạt động hoặc khuôn khổ của dự án mà bạn đang lên kế hoạch hướng tới

   + Kết quả cuối cùng và tiêu chí nghiệm thu

   + Nhận diện rủi ro và hướng giải quyết

   + Tóm tắt lại các cột mốc quan trọng của dự án

   + Tổng quan về thời gian hoàn tất dự án và quản lý thời hạn rủi ro

   + Dự trù ngân sách và chi tiêu

Phần này của kế hoạch cho phép các bên liên quan hiểu được bản chất của các công việc sắp tới ngay cả khi họ không tham gia quá nhiều vào dự án. Khoảng 30% các dự án không đạt được mục tiêu ban đầu. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý nên xem xét một cách có hệ thống kế hoạch của mình để đi đúng hướng.

Thuật ngữ "phạm vi" có nghĩa:

- Ngày bắt đầu và kết thúc của dự án của bạn

- Kỳ vọng của bạn về dự án

- Liên hệ của chuyên gia chấp thuận yêu cầu

Kế hoạch dự án của bạn nên phác thảo những rủi ro tiềm ẩn mà nhóm của bạn có thể phải đối mặt trong mỗi đầu việc của nhóm phụ trách. Nội dung nên gợi ý các bước bạn nên thực hiện để giảm thiểu những rủi ro này. Trong kế hoạch dự án, bạn cũng nên nêu tên những người chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi những rủi ro.

Bạn xác định phạm vi càng chính xác, thì các yêu cầu về thời gian của dự án sẽ càng ít. Yêu cầu ngày càng tăng là điều hết sức bình thường đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ có hơn một phần ba các công ty cố gắng khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng kế hoạch dự án.

Bạn có thể chọn ra nhiều tiêu chí khác nhau và nên đề cập đến nó trong kế hoạch dự án của mình. Ví dụ: Bạn sẽ cần lập kế hoạch trước tất cả các bước và phân mảnh toàn bộ phạm vi công việc thành các chuỗi. Nếu bạn thấy phương pháp phát triển phần mềm Agile hữu ích hơn, bạn nên phân mảnh công việc thành khung thời gian cố định và thực hiện đảm bảo chất lượng cho mỗi khung thời gian.

Để tăng tỷ lệ thành công của dự án, bạn nên cố gắng giảm số lượng phụ thuộc vào nhiệm vụ. Các nhóm sẽ có thể làm việc tự chủ để họ dễ dàng đáp ứng được dealine. Trong kế hoạch dự án, bạn nên xác định có bao nhiêu người chấp thuận, bạn cần để giữ cho công việc liền mạch và tránh bị đình trệ.

Thêm vào đó, kế hoạch dự án của bạn nên có thời gian để các thành viên chia sẻ kiến thức. Người quản lý nên khuyến khích kết nối và trao đổi kinh nghiệm trong và giữa các nhóm.

Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên nêu rõ ngắn gọn các đặc điểm của các nguồn lực khả dụng sau:

- Các chuyên gia hỗ trợ

- Thời gian

- Quỹ đầu tư

- Công nghệ

- Nguồn lực vật chất

Nếu bạn chọn đúng chuyên gia có kỹ năng phù hợp cho dự án của mình, tỷ lệ thành công của bạn sẽ tăng 30%. Nếu thiếu một số nguồn lực trên, bạn nên tinh chỉnh lại tổng thời gian để hoàn thành dự án.

Nếu kế hoạch của bạn có thiết lập thời hạn cố định, bạn sẽ có khả năng thành công cao hơn 52%. 43% doanh nghiệp thú nhận rằng họ hầu như không bao giờ đáp ứng thời hạn của các dự án. 4/5 dự án thiếu ngay cả khi tiến độ căn bản. Đó là lý do tại sao việc lên thời hạn vào kế hoạch dự án lại quan trọng đến vậy.

Việc lên thời hạn có thể thay đổi tùy thuộc vào thời gian của bạn. Hạn định về thời gian cũng nên phụ thuộc vào số lượng người trong nhóm và kỹ năng của họ.

Mặc dù có lên kế hoạch cho dự án của mình kỹ lưỡng như thế nào, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với rất nhiều tình huống bất ngờ và sẽ cần phải thích nghi với nó. Điều đó có thể trở thành một trong những thách thức lớn đối với hiệu quả quản lý. Khi lập kế hoạch, bạn nên phác thảo ra trong đầu tất cả các khả năng mà nhóm của bạn có thể áp dụng khi thay đổi xảy ra. Từng cá nhân sẽ biết họ nên tìm đến ai khi họ phải đối mặt với những thay đổi này.

Hy vọng rằng, bạn đã tìm thấy trong bài viết này những thông tin để hiểu rõ hơn về các bước cụ thể và tầm quan trọng của việc lên kế hoạch dự án. Bạn nên lên trước từng đầu việc cụ thể trước khi khởi chạy dự án. Bao gồm một bản tóm tắt dự án, phạm vi và cấu trúc của dự án, danh sách các nguồn lực có sẵn, thời gian và thông tin về kiểm soát thay đổi. Khi chọn phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất, bạn có thể tham khảo Bitrix24. Với hơn 10 triệu doanh nghiệp từ khắp nơi trên thế giới tin dùng khi họ cần lên một kế hoạch dự án hoàn hảo. Bạn có thể thử các tính năng cơ bản của Bitrix24 miễn phí và sau đó nâng cấp lên một trong những tùy chọn trả phí mạnh mẽ hơn. Chúc bạn thành công!

(Bài đăng được dịch và chia sẻ từ Bitrix24.com).