CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN

CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 405
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đồng nghiêp hoặc đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.


Lập kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án là bản liệt kê các nhiệm vụ the tasks cần hoàn thành và các mục tiêu cần đạt được để thực hiện một dự án cụ thể. Điều này cho phép bạn tự xác định xem liệu mình có đạt được mục tiêu hay chưa. Kế hoạch dự án của bạn cần bao gồm các kế hoạch truyền thông kèm theo các mốc thời gian và biểu đồ Gantt cho các cột mốc quan trọng nhất. Bạn nên liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết, như tài chính, nguồn nhân lực đi thuê, phần mềm,v.v. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên chia nhỏ các đầu của công việc sắp phải làm — điều này đặc biệt quan trọng nếu một số chuyên gia làm việc đồng thời với các nhiệm vụ khác nhau.

Tóm lại, kế hoạch dự án là nội dung tham khảo mà bạn viết ra chi tiết để xác định, tổ chức, ưu tiên và chỉ định các hoạt động và tài nguyên cho một dự án hoàn chỉnh.

Tầm quan trọng của lên kế hoạch dự án
Một vài tổ chức lại bỏ qua việc lên kế hoạch cho dự án. Các nhà quản lý hàng đầu tin rằng họ sẽ mất quá nhiều thời gian và công sức để lên nội dung - và sau đó sẽ quên nó rất nhanh. Đó là một cách tiếp cận sai lầm.

Hơn 50% các dự án phải đối mặt với vấn đề Mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep). Thuật ngữ này có nghĩa là nhân sự phải xử lý nhiều công việc hơn dự tính ban đầu. Việc lên kế hoạch dự án cho phép các nhóm dự đoán và ngăn chặn sự chậm trễ hoặc thay đổi xảy ra bất ngờ. Thêm vào đó, các nhà quản lý có thể phát hiện tốt hơn các vấn đề phát sinh và tính đến rủi ro này khi lên kế hoạch cho dự án tiếp theo.
Theo thống kê, chỉ có 55% dự án đáp ứng được ngân sách, một nửa số dự án không đáp ứng được thời hạn đề ra. Một kế hoạch dự án được cân nhắc kỹ lưỡng có thể giúp các nhà quản lý sử dụng nguồn tài nguyên của họ hợp lý hơn, cũng như tránh nguy cơ vượt ngân sách và bị trễ dự án.

Tạo kế hoạch dự án online của riêng mình.
Phần mềm Bitrix24 do chúng tôi cung cấp cho phép bạn soạn kế hoạch dự án, thiết lập KPIs, giao nhiệm vụ giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ. (Click xem bản demo).


06 bước để lên kế hoạch dự án
Đây không phải là cách duy nhất có thể để soạn thảo một kế hoạch dự án — nhưng nó là một trong những kế hoạch hữu ích và hiệu quả nhất.

Bắt đầu với Bản tóm tắt dự án
Bản tóm tắt dự án nội dung mở đầu cần có 03 mục tiêu sau:
- Xây dựng mục đích của dự án
- Tập trung vào các điểm chính của kế hoạch dự án
- Liệt kê mọi khả năng có thể xảy ra, kết luận hay bất kỳ đề xuất nào từ dự án
- Những ý tưởng của bản tóm tắt dự án chỉ gói gọn trong 01 trang giấy, tổng quan ngắn gọn về:
   + Mục tiêu của dự án
   + Phương pháp hoạt động hoặc khuôn khổ của dự án mà bạn đang lên kế hoạch hướng tới
   + Kết quả cuối cùng và tiêu chí nghiệm thu
   + Nhận diện rủi ro và hướng giải quyết
   + Tóm tắt lại các cột mốc quan trọng của dự án
   + Tổng quan về thời gian hoàn tất dự án và quản lý thời hạn rủi ro
   + Dự trù ngân sách và chi tiêu

Phần này của kế hoạch cho phép các bên liên quan hiểu được bản chất của các công việc sắp tới ngay cả khi họ không tham gia quá nhiều vào dự án. Khoảng 30% các dự án không đạt được mục tiêu ban đầu. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý nên xem xét một cách có hệ thống kế hoạch của mình để đi đúng hướng.

Xác định phạm vi của dự án
Thuật ngữ "phạm vi" có nghĩa:
- Ngày bắt đầu và kết thúc của dự án của bạn
- Kỳ vọng của bạn về dự án
- Liên hệ của chuyên gia chấp thuận yêu cầu

Kế hoạch dự án của bạn nên phác thảo những rủi ro tiềm ẩn mà nhóm của bạn có thể phải đối mặt trong mỗi đầu việc của nhóm phụ trách. Nội dung nên gợi ý các bước bạn nên thực hiện để giảm thiểu những rủi ro này. Trong kế hoạch dự án, bạn cũng nên nêu tên những người chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi những rủi ro.

Bạn xác định phạm vi càng chính xác, thì các yêu cầu về thời gian của dự án sẽ càng ít. Yêu cầu ngày càng tăng là điều hết sức bình thường đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ có hơn một phần ba các công ty cố gắng khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng kế hoạch dự án.

Phác thảo cấu trúc của dự án
Bạn có thể chọn ra nhiều tiêu chí khác nhau và nên đề cập đến nó trong kế hoạch dự án của mình. Ví dụ: Bạn sẽ cần lập kế hoạch trước tất cả các bước và phân mảnh toàn bộ phạm vi công việc thành các chuỗi. Nếu bạn thấy phương pháp phát triển phần mềm Agile hữu ích hơn, bạn nên phân mảnh công việc thành khung thời gian cố định và thực hiện đảm bảo chất lượng cho mỗi khung thời gian.

Để tăng tỷ lệ thành công của dự án, bạn nên cố gắng giảm số lượng phụ thuộc vào nhiệm vụ. Các nhóm sẽ có thể làm việc tự chủ để họ dễ dàng đáp ứng được dealine. Trong kế hoạch dự án, bạn nên xác định có bao nhiêu người chấp thuận, bạn cần để giữ cho công việc liền mạch và tránh bị đình trệ.

Thêm vào đó, kế hoạch dự án của bạn nên có thời gian để các thành viên chia sẻ kiến thức. Người quản lý nên khuyến khích kết nối và trao đổi kinh nghiệm trong và giữa các nhóm.

Liệt kê các nguồn lực khả dụng
Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên nêu rõ ngắn gọn các đặc điểm của các nguồn lực khả dụng sau:
- Các chuyên gia hỗ trợ
- Thời gian
- Quỹ đầu tư
- Công nghệ
- Nguồn lực vật chất

Nếu bạn chọn đúng chuyên gia có kỹ năng phù hợp cho dự án của mình, tỷ lệ thành công của bạn sẽ tăng 30%. Nếu thiếu một số nguồn lực trên, bạn nên tinh chỉnh lại tổng thời gian để hoàn thành dự án.

Lên thời hạn để hoàn thành dự án
Nếu kế hoạch của bạn có thiết lập thời hạn cố định, bạn sẽ có khả năng thành công cao hơn 52%. 43% doanh nghiệp thú nhận rằng họ hầu như không bao giờ đáp ứng thời hạn của các dự án. 4/5 dự án thiếu ngay cả khi tiến độ căn bản. Đó là lý do tại sao việc lên thời hạn vào kế hoạch dự án lại quan trọng đến vậy.

Việc lên thời hạn có thể thay đổi tùy thuộc vào thời gian của bạn. Hạn định về thời gian cũng nên phụ thuộc vào số lượng người trong nhóm và kỹ năng của họ.

Kiểm soát sự thay đổi
Mặc dù có lên kế hoạch cho dự án của mình kỹ lưỡng như thế nào, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với rất nhiều tình huống bất ngờ và sẽ cần phải thích nghi với nó. Điều đó có thể trở thành một trong những thách thức lớn đối với hiệu quả quản lý. Khi lập kế hoạch, bạn nên phác thảo ra trong đầu tất cả các khả năng mà nhóm của bạn có thể áp dụng khi thay đổi xảy ra. Từng cá nhân sẽ biết họ nên tìm đến ai khi họ phải đối mặt với những thay đổi này.

Và cuối cùng
Hy vọng rằng, bạn đã tìm thấy trong bài viết này những thông tin để hiểu rõ hơn về các bước cụ thể và tầm quan trọng của việc lên kế hoạch dự án. Bạn nên lên trước từng đầu việc cụ thể trước khi khởi chạy dự án. Bao gồm một bản tóm tắt dự án, phạm vi và cấu trúc của dự án, danh sách các nguồn lực có sẵn, thời gian và thông tin về kiểm soát thay đổi. Khi chọn phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất, bạn có thể tham khảo Bitrix24. Với hơn 10 triệu doanh nghiệp từ khắp nơi trên thế giới tin dùng khi họ cần lên một kế hoạch dự án hoàn hảo. Bạn có thể thử các tính năng cơ bản của Bitrix24 miễn phí và sau đó nâng cấp lên một trong những tùy chọn trả phí mạnh mẽ hơn. Chúc bạn thành công!
(Bài đăng được dịch và chia sẻ từ Bitrix24.com).
Cùng chuyên mục
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 37
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 406
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 405
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ GIAO VIỆC TRÊN E-OFFICE VITRANET24
12.01.2022 451
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 461
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 452
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 466
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 1764
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Sắp xếp công việc khoa học với tính năng hẹn lịch trên Bitrix24
07.04.2021 1005
Bạn đã bao giờ gặp tình trạng lỡ hẹn, quên mất lịch hẹn, không biết cách sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học? Với tình trạng đó, một số người chọn giải pháp tuyển trợ lý hỗ trợ về việc sắp xếp, lên lịch công việc nhưng đó vẫn là một phương pháp truyền thống và tốn nhiều chi phí. Hoặc có những người chọn giải pháp sử dụng tính năng báo thức, đánh dấu các sự kiện vào lịch bằng các ứng dụng trên điện thoại nhưng đôi khi điện thoại tiếp nhận quá nhiều thông báo và chúng ta cũng có thể lỡ hẹn. Vậy làm cách nào chúng ta vẫn tổ chức được các lịch hẹn theo như kế hoạch mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc? Bài viết sẽ tiết lộ “chìa khoá vàng” giúp bạn xoá tan nỗi lo đó.
Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 1544
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?
Làm việc tại nhà có đạt kết quả như mong đợi?
16.12.2020 970
Khi đại dịch Covid-19 đang diễn ra phức tạp, nhiều công ty đang yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc qua ứng dụng Zoom, một số khác làm việc thông qua các trang mạng xã hội để tiết kiệm chi phí nhưng nó sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” vì có quá nhiều người tham gia vào nhóm làm việc, việc truy tìm tài liệu, ghi chú cũng sẽ bị trôi đi và phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 1873
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
05.11.2020 1581
Quản lý dự án có lẽ là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp. Thực trạng dự án quá tải hay trễ hạn, không đảm bảo được tiến độ dự án là một vấn đề không quá mới mẻ với tất cả chúng ta. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn giải quyết cơ bản tất cả các khó khăn trên. Mời bạn cùng xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi:
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 12040
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 1518
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Quản lý
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 37
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 4854
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 301
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1824
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.