CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN

CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 2155
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đồng nghiêp hoặc đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.


Lập kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án là bản liệt kê các nhiệm vụ the tasks cần hoàn thành và các mục tiêu cần đạt được để thực hiện một dự án cụ thể. Điều này cho phép bạn tự xác định xem liệu mình có đạt được mục tiêu hay chưa. Kế hoạch dự án của bạn cần bao gồm các kế hoạch truyền thông kèm theo các mốc thời gian và biểu đồ Gantt cho các cột mốc quan trọng nhất. Bạn nên liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết, như tài chính, nguồn nhân lực đi thuê, phần mềm,v.v. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên chia nhỏ các đầu của công việc sắp phải làm — điều này đặc biệt quan trọng nếu một số chuyên gia làm việc đồng thời với các nhiệm vụ khác nhau.

Tóm lại, kế hoạch dự án là nội dung tham khảo mà bạn viết ra chi tiết để xác định, tổ chức, ưu tiên và chỉ định các hoạt động và tài nguyên cho một dự án hoàn chỉnh. Ramen bet sadece oyun değil aynı zamanda aktif katılımcılar için kişiselleştirilmiş bonuslardır. Esnek bir sadakat programı, hızlı işlemler ve yüksek düzeyde güvenlik, platformu yeni başlayanlar ve deneyimli oyuncular için çekici kılmaktadır. Hızlı kayıt ve hoşgeldin bonusu, hemen oynamaya başlamanıza olanak tanır.

Tầm quan trọng của lên kế hoạch dự án
Một vài tổ chức lại bỏ qua việc lên kế hoạch cho dự án. Các nhà quản lý hàng đầu tin rằng họ sẽ mất quá nhiều thời gian và công sức để lên nội dung - và sau đó sẽ quên nó rất nhanh. Đó là một cách tiếp cận sai lầm.

Hơn 50% các dự án phải đối mặt với vấn đề Mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep). Thuật ngữ này có nghĩa là nhân sự phải xử lý nhiều công việc hơn dự tính ban đầu. Việc lên kế hoạch dự án cho phép các nhóm dự đoán và ngăn chặn sự chậm trễ hoặc thay đổi xảy ra bất ngờ. Thêm vào đó, các nhà quản lý có thể phát hiện tốt hơn các vấn đề phát sinh và tính đến rủi ro này khi lên kế hoạch cho dự án tiếp theo.
Theo thống kê, chỉ có 55% dự án đáp ứng được ngân sách, một nửa số dự án không đáp ứng được thời hạn đề ra. Một kế hoạch dự án được cân nhắc kỹ lưỡng có thể giúp các nhà quản lý sử dụng nguồn tài nguyên của họ hợp lý hơn, cũng như tránh nguy cơ vượt ngân sách và bị trễ dự án.

Tạo kế hoạch dự án online của riêng mình.
Phần mềm Bitrix24 do chúng tôi cung cấp cho phép bạn soạn kế hoạch dự án, thiết lập KPIs, giao nhiệm vụ giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ. (Click xem bản demo).


06 bước để lên kế hoạch dự án
Đây không phải là cách duy nhất có thể để soạn thảo một kế hoạch dự án — nhưng nó là một trong những kế hoạch hữu ích và hiệu quả nhất.

Bắt đầu với Bản tóm tắt dự án
Bản tóm tắt dự án nội dung mở đầu cần có 03 mục tiêu sau:
- Xây dựng mục đích của dự án
- Tập trung vào các điểm chính của kế hoạch dự án
- Liệt kê mọi khả năng có thể xảy ra, kết luận hay bất kỳ đề xuất nào từ dự án
- Những ý tưởng của bản tóm tắt dự án chỉ gói gọn trong 01 trang giấy, tổng quan ngắn gọn về:
   + Mục tiêu của dự án
   + Phương pháp hoạt động hoặc khuôn khổ của dự án mà bạn đang lên kế hoạch hướng tới
   + Kết quả cuối cùng và tiêu chí nghiệm thu
   + Nhận diện rủi ro và hướng giải quyết
   + Tóm tắt lại các cột mốc quan trọng của dự án
   + Tổng quan về thời gian hoàn tất dự án và quản lý thời hạn rủi ro
   + Dự trù ngân sách và chi tiêu

Phần này của kế hoạch cho phép các bên liên quan hiểu được bản chất của các công việc sắp tới ngay cả khi họ không tham gia quá nhiều vào dự án. Khoảng 30% các dự án không đạt được mục tiêu ban đầu. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý nên xem xét một cách có hệ thống kế hoạch của mình để đi đúng hướng.

Xác định phạm vi của dự án
Thuật ngữ "phạm vi" có nghĩa:
- Ngày bắt đầu và kết thúc của dự án của bạn
- Kỳ vọng của bạn về dự án
- Liên hệ của chuyên gia chấp thuận yêu cầu

Kế hoạch dự án của bạn nên phác thảo những rủi ro tiềm ẩn mà nhóm của bạn có thể phải đối mặt trong mỗi đầu việc của nhóm phụ trách. Nội dung nên gợi ý các bước bạn nên thực hiện để giảm thiểu những rủi ro này. Trong kế hoạch dự án, bạn cũng nên nêu tên những người chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi những rủi ro.

Bạn xác định phạm vi càng chính xác, thì các yêu cầu về thời gian của dự án sẽ càng ít. Yêu cầu ngày càng tăng là điều hết sức bình thường đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ có hơn một phần ba các công ty cố gắng khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng kế hoạch dự án.

Phác thảo cấu trúc của dự án
Bạn có thể chọn ra nhiều tiêu chí khác nhau và nên đề cập đến nó trong kế hoạch dự án của mình. Ví dụ: Bạn sẽ cần lập kế hoạch trước tất cả các bước và phân mảnh toàn bộ phạm vi công việc thành các chuỗi. Nếu bạn thấy phương pháp phát triển phần mềm Agile hữu ích hơn, bạn nên phân mảnh công việc thành khung thời gian cố định và thực hiện đảm bảo chất lượng cho mỗi khung thời gian.

Để tăng tỷ lệ thành công của dự án, bạn nên cố gắng giảm số lượng phụ thuộc vào nhiệm vụ. Các nhóm sẽ có thể làm việc tự chủ để họ dễ dàng đáp ứng được dealine. Trong kế hoạch dự án, bạn nên xác định có bao nhiêu người chấp thuận, bạn cần để giữ cho công việc liền mạch và tránh bị đình trệ.

Thêm vào đó, kế hoạch dự án của bạn nên có thời gian để các thành viên chia sẻ kiến thức. Người quản lý nên khuyến khích kết nối và trao đổi kinh nghiệm trong và giữa các nhóm.

Liệt kê các nguồn lực khả dụng
Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên nêu rõ ngắn gọn các đặc điểm của các nguồn lực khả dụng sau:
- Các chuyên gia hỗ trợ
- Thời gian
- Quỹ đầu tư
- Công nghệ
- Nguồn lực vật chất

Nếu bạn chọn đúng chuyên gia có kỹ năng phù hợp cho dự án của mình, tỷ lệ thành công của bạn sẽ tăng 30%. Nếu thiếu một số nguồn lực trên, bạn nên tinh chỉnh lại tổng thời gian để hoàn thành dự án.

Lên thời hạn để hoàn thành dự án
Nếu kế hoạch của bạn có thiết lập thời hạn cố định, bạn sẽ có khả năng thành công cao hơn 52%. 43% doanh nghiệp thú nhận rằng họ hầu như không bao giờ đáp ứng thời hạn của các dự án. 4/5 dự án thiếu ngay cả khi tiến độ căn bản. Đó là lý do tại sao việc lên thời hạn vào kế hoạch dự án lại quan trọng đến vậy.

Việc lên thời hạn có thể thay đổi tùy thuộc vào thời gian của bạn. Hạn định về thời gian cũng nên phụ thuộc vào số lượng người trong nhóm và kỹ năng của họ.

Kiểm soát sự thay đổi
Mặc dù có lên kế hoạch cho dự án của mình kỹ lưỡng như thế nào, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với rất nhiều tình huống bất ngờ và sẽ cần phải thích nghi với nó. Điều đó có thể trở thành một trong những thách thức lớn đối với hiệu quả quản lý. Khi lập kế hoạch, bạn nên phác thảo ra trong đầu tất cả các khả năng mà nhóm của bạn có thể áp dụng khi thay đổi xảy ra. Từng cá nhân sẽ biết họ nên tìm đến ai khi họ phải đối mặt với những thay đổi này.

Và cuối cùng
Hy vọng rằng, bạn đã tìm thấy trong bài viết này những thông tin để hiểu rõ hơn về các bước cụ thể và tầm quan trọng của việc lên kế hoạch dự án. Bạn nên lên trước từng đầu việc cụ thể trước khi khởi chạy dự án. Bao gồm một bản tóm tắt dự án, phạm vi và cấu trúc của dự án, danh sách các nguồn lực có sẵn, thời gian và thông tin về kiểm soát thay đổi. Khi chọn phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất, bạn có thể tham khảo Bitrix24. Với hơn 10 triệu doanh nghiệp từ khắp nơi trên thế giới tin dùng khi họ cần lên một kế hoạch dự án hoàn hảo. Bạn có thể thử các tính năng cơ bản của Bitrix24 miễn phí và sau đó nâng cấp lên một trong những tùy chọn trả phí mạnh mẽ hơn. Chúc bạn thành công!
(Bài đăng được dịch và chia sẻ từ Bitrix24.com).
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
7 công cụ tích hợp AI giúp quản lý công việc hiệu quả hơn
23.10.2024 266
Không chỉ đạt được mức hiệu quả, độ chính xác và tính đổi mới cao hơn. Việc kết hợp thành công các giải pháp AI vào quản lý dự án có thể giúp bạn tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
Giải pháp quản lý dự án nào giúp đạt hiệu quả tối ưu?
21.08.2024 471
 Văn phòng số Vitranet24 mang đến một giải pháp giúp vượt qua những trở ngại phổ biến thường gặp khi quản lý dự án.
12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc
29.06.2024 578
12 cách hữu ích từ các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng năng suất và hoàn thành các thời hạn quan trọng dễ dàng hơn.
8 cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc nhóm
26.04.2024 938
Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Các chuyên gia của Bitrix24 - nền tảng quản lý 4.0 hàng đầu thế giới đã gợi ý 8 cách giúp bạn nâng cao năng suất tổng thể của cả nhóm.
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 1135
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 571
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 783
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 1294
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 7110
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 2333
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 2225
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1550
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 2156
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 2591
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 9884
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 179
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 830
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 142
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3477
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.