Giải pháp quản lý dự án nào giúp đạt hiệu quả tối ưu?

Bạn mệt mỏi vì không nắm được tiến độ dự án kịp thời?

Nhóm thiếu sự phối hợp, thông tin không rõ ràng giữa các thành viên?

Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án mà vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự?

Bạn đang cần một công cụ:

- Quản trị được thời gian, tiến độ dự án: Nhà quản lý cần phải đảm bảo được tất cả các nhân viên và thành viên của dự án được giao khối lượng công việc phù hợp. Ngoài ra, thời hạn hoàn thành của dự án cũng cần được tính toán đưa ra một cách hợp lý để đảm bảo rằng các thành viên của dự án có thể hoàn thành một cách đúng hạn.

- Đánh giá kết quả, công việc của dự án: Việc đánh giá kết quả công việc của dự án sẽ bao gồm giao các nhiệm vụ khác nhau cho các nhân viên của dự án, kiểm tra tiến trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh, thông báo về những cập nhật tới khách hàng nếu cần.

- Quản lý ngân sách: Việc quản lý thời gian sẽ bao gồm cả theo dõi chi phí của toàn bộ dự án. Các doanh nghiệp dựa vào việc theo dõi chi phí này sẽ có thể lựa chọn được chiến lược giá phù hợp cũng như biết được tỉ lệ thu hồi vốn đầu tư (ROI) của dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện.

Nếu đây là vấn đề bạn đang quan tâm thì E-Office Vitranet24 là giải pháp đắc lực dành cho bạn. Văn phòng số Vitranet24 mang đến một giải pháp giúp vượt qua những trở ngại phổ biến thường gặp trong môi trường làm việc.

1. Tạo và quản lý nhóm làm việc dự án

E-Office Vitranet24 cho phép tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian công cụ thể thảo luận, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Mỗi nhóm giống như một mạng nội bộ nhỏ, không chỉ giúp lưu trữ tập tin, dữ liệu quan trọng , mà còn hoạt động như một nền tảng cho phép thảo luận, quản lý nhiệm vụ, theo dõi và lập kế hoạch.

- Tạo nhiệm vụ và quản lý danh sách nhiệm vụ của dự án

- Quản tài liệu dự án

- Quản lý lịch làm việc dự án

- Thông báo nhắc nhở tự động

- Lọc, tìm kiếm nhanh các dự án và tài liệu

- Tương tác với người dùng bên ngoài hệ thống

2. Theo dõi tiến độ dự án

Cung cấp cho người quản lý cái nhìn toàn cảnh về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định điểm trì hoãn để xử lý kịp thời, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp.

- Biểu đồ Gantt

Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong một biểu đồ Gantt, bao gồm các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian.

- Bảng Kanban

Các giai đoạn Kanban được tùy chỉnh toàn diện và có thể được thiết lập bởi từng người dùng, giúp bạn dễ dàng nắm bắt kịp thời tiến độ dự án.

3. Thảo luận dự án

Sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thảo luận dự án một cách nhanh chóng, hiệu quả: nhắn tin, trò chuyện nhóm, họp trực tuyến…

- Thảo luận và bình luận

Để lại bình luận, đính kèm tập tin, chia sẻ liên kết, thích, và phản hồi bình luận của người khác ngay trong dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể.

- Trò chuyện nhóm dự án

Bạn có thể tạo cuộc trò chuyện riêng biệt cho từng dự án, ở đó bạn có thể thảo luận nhanh về các vấn đề liên quan đến dự án và chia sẻ tài liệu.

- Lưu trữ toàn bộ dữ liệu dự án

Sử dụng ổ lưu trữ trực tuyến để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tất cả các tài liệu và tập tin liên quan đến dự án của bạn. Truy cập 24/7 từ mọi thiết bị. Quản lý quyền truy cập để đảm bảo không ai ngoài các thành viên nhóm của bạn có thể truy cập các tập tin dự án. Tạo, hợp tác chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu văn bản, bảng tính và slide trong thời gian thực.

4. Báo cáo dự án

Văn phòng số Vitranet24 cho phép tự cấu hình và tạo các báo cáo có sẵn, hoặc tạo mới theo yêu cầu của từng đơn vị, bao gồm 1 số loại báo cáo như:

- Các mẫu báo cáo có sẵn

- Báo cáo về biến động nhân sự

- Báo cáo về nhân lực cho từng mục công việc

- Báo cáo thống kê nhiệm vụ tháng trước

- Báo cáo hiệu quả công việc hàng ngày

- Báo cáo danh sách nhiệm vụ tháng này

- Báo cáo theo từng dự án

5. Tự động hóa các quy trình làm việc

Trong quá trình làm việc của mình, nhà quản lý dự án sẽ có rất nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Các nhiệm vụ hàng tuần và hàng tháng luôn cần được người quản lý giao cho nhân viên của mình để có thể được triển khai. Với công cụ tự động hóa quy trình làm việc, người quản lý chỉ cần giao nhiệm vụ một lần duy nhất và sau đó có thể thiết lập tùy chỉnh tự động cho lần sau. Việc tự động hóa này là một lợi thế giúp các khuôn mẫu có thể dễ dàng được tùy biến. 

Nhà quản lý có thể dễ dàng thiết lập nhiệm vụ theo tuần, theo tháng, hay theo chu kì 10 ngày dựa vào nhu cầu riêng. Bằng cách này, nhà quản lý không phải tốn quá nhiều thời gian mỗi đầu tuần để giao lại các nhiệm vụ giống với nhiệm vụ đã đưa ra.

6. Quản lý dự án trên ứng dụng di động

Quản lý dự án, giao nhiệm vụ và thảo luận nhóm - tất cả từ điện thoại thông minh của bạn.

- Tạo nhiệm vụ nhanh

Giao nhiệm vụ cho một trong các thành viên trong nhóm của bạn, thêm danh sách kiểm tra tùy chọn - tất cả chỉ cần một vài thao tác trên điện thoại di động!

- Giao tiếp

Bạn có thể thảo luận các vấn đề liên quan đến dự án trong phần bình luận bên dưới dự án. Các bình luận mới sẽ được đánh dấu để ưu tiên hiển thị.

Văn phòng số Vitranet24 sở hữu những ưu điểm và tính năng mạnh mẽ, đã được kiểm nghiệm và đánh giá cao bởi nhiều tổ chức lớn tại Việt Nam. Đây là sự lựa chọn không nên bỏ qua nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc và dự án. 

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý dự án Vitranet24, xin mời liên hệ với Vitranet24 theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.