Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%

Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 1071

Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Vậy làm thế nào để “số hoá” được các quy trình công việc này và đâu là những quy trình then chốt, cấp thiết có thể giúp bạn đẩy nhanh tốc độ làm việc tại đơn vị. Xin mời xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi.

1. Lợi ích của việc ứng dụng quy trình:
- Nhân viên gửi và đề xuất nhanh chóng
- Phê duyệt online không cần bản cứng
- Nắm bắt tình trạng phê duyệt, thời hạn duyệt
- Theo dõi được trạng thái các bước duyệt
- Các biểu mẫu tờ trình, nội dung theo mẫu công ty đảm bảo tính chuyên nghiệp
- Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực
- Đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc

2. Các bước cơ bản của 1 quy trình phê duyệt

Lập đề xuất => Các cấp duyệt => Tính năng hỗ trợ => Kết quả


(Minh hoạ hình ảnh trang giới thiệu các quy trình nghiệp vụ cơ bản cho một đơn vị)

Một số gợi ý cho doanh nghiệp, tổ chức khi bắt tay xây dựng hoặc số hoá các quy trình đang có của đơn vị:

Bước 1: Xác định mục tiêu của việc số hoá quy trình này

Ở giai đoạn này, trước tiên bạn sẽ xác định mục đích cơ bản của quá trình cũng như lý do tạo ra nó.

Bước 2: Lập kế hoạch và sơ đồ các bước trong quy trình của bạn

Tại đây đơn vị cần suy nghĩa tới kết quả, lý do và một số bước cơ bản cần đạt được sau khi ứng dụng quy trình

Bước 3: Thiết lập các hành động và chỉ định những người sẽ xử lý nó

Ai là những cá nhân tốt nhất để giải quyết các công việc? Mỗi người sẽ có vai trò và trách nhiệm như thế nào trong từng khâu của quy trình công việc. Đó là vấn đề cần xem xét và cân nhắc cụ thể.

Bước 4: Kiểm tra quy trình

Mục tiêu ở đây là rà soát và kiểm tra đảm bảo sự phù hợp, chính xác và có hiệu quả của quy trình mà đơn vị vừa lập hoặc tối ưu

Bước 5: Thực hiện Quy trình

Triển khai tự động hoá bằng phần mềm và theo dõi kết quả sau khi ứng dụng

Bước 6: Ghi nhận và cải tiến quy trình

Ở bước này bạn cần một công cụ tự động quy trình mạnh mẽ để có thể tuỳ chỉnh cho phù hợp với đặc thù và sự biến thiên của doanh nghiệp

3. Cùng xem ví dụ cụ thể về một quy trình xin nghỉ phép, quản lý ngày phép hoạt động như thế nào?

Mục tiêu: 
a. Số hóa hoạt động quản lý ngày phép và đăng ký nghỉ phép trong doanh nghiệp
b. Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép online
c. Nâng cao hiệu quả, giảm 90% chi phí quản lý, vận hành trong hoạt động cấp phát, cập nhật và quản lý ngày phép trong doanh nghiệp
d. Dễ dàng ra quyết định khi duyệt các đề xuất đăng ký nghỉ phép nhờ các thông tin mà hệ thống cung cấp

Tính năng:
e. Tự động cấp phát ngày phép năm theo tháng/ năm cho nhân viên mới và nhân viên đang làm việc
f. Tự động chuyển đổi từ năm cũ sang năm mới
g. Tự động trừ ngày phép năm khi đăng ký nghỉ phép
h. Tự động xóa bỏ số ngày phép chuyển đổi từ năm trước khi không sử dụng hết sau khoảng thời gian nhất định
i. Tự động thêm ngày phép theo thâm niên, theo cấp bậc chuyên môn hoặc cấp bậc quản lý
j. Tự động tính số giờ nghỉ/ ngày nghỉ theo lịch và ca làm việc của nhân viên
k. Tự động kiểm tra đơn đăng ký nghỉ phép theo quy định của công ty
l. Tự động chuyển ngày phép năm sang nghỉ không lương nếu không đủ ngày phép năm
m. Cho phép bổ sung và thu hồi phép theo quy định của công ty
n. Báo cáo nghỉ phép theo thời gian
o. Báo cáo ngày phép tồn theo thời gian

(Hình ảnh một đơn nghỉ phép được gửi đi thành công sau khi dùng quy trình xin nghỉ phép)

Các bước sử dụng:
Đăng ký ngày phép => Phê duyệt đề xuất nghỉ phép => Kiểm soát đề xuất, cảnh báo nhắc nhở => Báo cáo sau nghỉ phép

4. Danh sách quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp cải thiện cập tức tốc độ xử lý công việc do Vitranet24 phát triển và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp

Nhóm Quy trình Nhân sự
Quy trình quản lý ngày phép, nghỉ phép
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Quay trình thanh toán chế độ
Quy trình thôi việc
Quản lý hợp đồng lao động
Quy trình tuyển dụng

Nhóm Quy trình liên quan đến văn bản tài liệu:
Quy trình đề xuất, tờ trình
Quy trình phê duyệt quyết định
Quy trình công văn đi và đến

Nhóm Quy trình Hành chính:
Quy trình cấp phát văn phòng phẩm
Quy trình công tác
Quy trình đặt xe

Nhóm Quy trình Kế toán:
Quy trình phê duyệt hợp đồng
Quy trình thanh toán tạm ứng

Nhóm Quy trình Quản lý tài liệu ISO
Quy trình ban hành tài liệu
Quy trình ban hành lại tài liệu hết hạn sử dụng
Quy trình phát hành bổ sung tài liệu
Quy trình huỷ tài liệu
Quy trình soát xét tài liệu

Nhóm Quy trình liên quan xử lý công việc
Quy trình giao việc
Quy trình nhắc nhớ công việc
Quy trình báo cáo, đề xuất công việc

và nhiều quy trình khác theo yêu cầu…

Để được tư vấn cụ thể hơn về lộ trình và các quy trình hiện có và có thể phát triển phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp xin mời liên hệ các chuyên gia tư vấn của chúng tôi

Holtine: 0903696077
Email: vitranet24@vivicorp.com
Thương hiệu tư vấn quản lý và chuyển đổi số Vitranet24 - luôn đồng hành cùng bạn!
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 510
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 198
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 417
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 582
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 6217
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 1072
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 1783
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1090
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 1673
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 1464
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 1614
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 1627
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 1345
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 1255
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 2601
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 261
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 190
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 86
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2877
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.