Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Vậy làm thế nào để “số hoá” được các quy trình công việc này và đâu là những quy trình then chốt, cấp thiết có thể giúp bạn đẩy nhanh tốc độ làm việc tại đơn vị. Xin mời xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi.
1. Lợi ích của việc ứng dụng quy trình:
- Nhân viên gửi và đề xuất nhanh chóng
- Phê duyệt online không cần bản cứng
- Nắm bắt tình trạng phê duyệt, thời hạn duyệt
- Theo dõi được trạng thái các bước duyệt
- Các biểu mẫu tờ trình, nội dung theo mẫu công ty đảm bảo tính chuyên nghiệp
- Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực
- Đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc
2. Các bước cơ bản của 1 quy trình phê duyệt
Lập đề xuất => Các cấp duyệt => Tính năng hỗ trợ => Kết quả
(Minh hoạ hình ảnh trang giới thiệu các quy trình nghiệp vụ cơ bản cho một đơn vị)
Một số gợi ý cho doanh nghiệp, tổ chức khi bắt tay xây dựng hoặc số hoá các quy trình đang có của đơn vị:
Bước 1: Xác định mục tiêu của việc số hoá quy trình này
Ở giai đoạn này, trước tiên bạn sẽ xác định mục đích cơ bản của quá trình cũng như lý do tạo ra nó.
Bước 2: Lập kế hoạch và sơ đồ các bước trong quy trình của bạn
Tại đây đơn vị cần suy nghĩa tới kết quả, lý do và một số bước cơ bản cần đạt được sau khi ứng dụng quy trình
Bước 3: Thiết lập các hành động và chỉ định những người sẽ xử lý nó
Ai là những cá nhân tốt nhất để giải quyết các công việc? Mỗi người sẽ có vai trò và trách nhiệm như thế nào trong từng khâu của quy trình công việc. Đó là vấn đề cần xem xét và cân nhắc cụ thể.
Bước 4: Kiểm tra quy trình
Mục tiêu ở đây là rà soát và kiểm tra đảm bảo sự phù hợp, chính xác và có hiệu quả của quy trình mà đơn vị vừa lập hoặc tối ưu
Bước 5: Thực hiện Quy trình
Triển khai tự động hoá bằng phần mềm và theo dõi kết quả sau khi ứng dụng
Bước 6: Ghi nhận và cải tiến quy trình
Ở bước này bạn cần một công cụ tự động quy trình mạnh mẽ để có thể tuỳ chỉnh cho phù hợp với đặc thù và sự biến thiên của doanh nghiệp
3. Cùng xem ví dụ cụ thể về một quy trình xin nghỉ phép, quản lý ngày phép hoạt động như thế nào?
Mục tiêu:
a. Số hóa hoạt động quản lý ngày phép và đăng ký nghỉ phép trong doanh nghiệp
b. Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép online
c. Nâng cao hiệu quả, giảm 90% chi phí quản lý, vận hành trong hoạt động cấp phát, cập nhật và quản lý ngày phép trong doanh nghiệp
d. Dễ dàng ra quyết định khi duyệt các đề xuất đăng ký nghỉ phép nhờ các thông tin mà hệ thống cung cấp
Tính năng:
e. Tự động cấp phát ngày phép năm theo tháng/ năm cho nhân viên mới và nhân viên đang làm việc
f. Tự động chuyển đổi từ năm cũ sang năm mới
g. Tự động trừ ngày phép năm khi đăng ký nghỉ phép
h. Tự động xóa bỏ số ngày phép chuyển đổi từ năm trước khi không sử dụng hết sau khoảng thời gian nhất định
i. Tự động thêm ngày phép theo thâm niên, theo cấp bậc chuyên môn hoặc cấp bậc quản lý
j. Tự động tính số giờ nghỉ/ ngày nghỉ theo lịch và ca làm việc của nhân viên
k. Tự động kiểm tra đơn đăng ký nghỉ phép theo quy định của công ty
l. Tự động chuyển ngày phép năm sang nghỉ không lương nếu không đủ ngày phép năm
m. Cho phép bổ sung và thu hồi phép theo quy định của công ty
n. Báo cáo nghỉ phép theo thời gian
o. Báo cáo ngày phép tồn theo thời gian
(Hình ảnh một đơn nghỉ phép được gửi đi thành công sau khi dùng quy trình xin nghỉ phép)
Các bước sử dụng:
Đăng ký ngày phép => Phê duyệt đề xuất nghỉ phép => Kiểm soát đề xuất, cảnh báo nhắc nhở => Báo cáo sau nghỉ phép
4. Danh sách quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp cải thiện cập tức tốc độ xử lý công việc do Vitranet24 phát triển và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp
Nhóm Quy trình Nhân sự
Quy trình quản lý ngày phép, nghỉ phép
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Quay trình thanh toán chế độ
Quy trình thôi việc
Quản lý hợp đồng lao động
Quy trình tuyển dụng
Nhóm Quy trình liên quan đến văn bản tài liệu:
Quy trình đề xuất, tờ trình
Quy trình phê duyệt quyết định
Quy trình công văn đi và đến
Nhóm Quy trình Hành chính:
Quy trình cấp phát văn phòng phẩm
Quy trình công tác
Quy trình đặt xe
Nhóm Quy trình Kế toán:
Quy trình phê duyệt hợp đồng
Quy trình thanh toán tạm ứng
Nhóm Quy trình Quản lý tài liệu ISO
Quy trình ban hành tài liệu
Quy trình ban hành lại tài liệu hết hạn sử dụng
Quy trình phát hành bổ sung tài liệu
Quy trình huỷ tài liệu
Quy trình soát xét tài liệu
Nhóm Quy trình liên quan xử lý công việc
Quy trình giao việc
Quy trình nhắc nhớ công việc
Quy trình báo cáo, đề xuất công việc
và nhiều quy trình khác theo yêu cầu…
Để được tư vấn cụ thể hơn về lộ trình và các quy trình hiện có và có thể phát triển phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp xin mời liên hệ các chuyên gia tư vấn của chúng tôi
Holtine: 0903696077
Email: vitranet24@vivicorp.com
Thương hiệu tư vấn quản lý và chuyển đổi số Vitranet24 - luôn đồng hành cùng bạn!