Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%

Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 151

Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Vậy làm thế nào để “số hoá” được các quy trình công việc này và đâu là những quy trình then chốt, cấp thiết có thể giúp bạn đẩy nhanh tốc độ làm việc tại đơn vị. Xin mời xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi.

1. Lợi ích của việc ứng dụng quy trình:
- Nhân viên gửi và đề xuất nhanh chóng
- Phê duyệt online không cần bản cứng
- Nắm bắt tình trạng phê duyệt, thời hạn duyệt
- Theo dõi được trạng thái các bước duyệt
- Các biểu mẫu tờ trình, nội dung theo mẫu công ty đảm bảo tính chuyên nghiệp
- Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực
- Đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc

2. Các bước cơ bản của 1 quy trình phê duyệt

Lập đề xuất => Các cấp duyệt => Tính năng hỗ trợ => Kết quả


(Minh hoạ hình ảnh trang giới thiệu các quy trình nghiệp vụ cơ bản cho một đơn vị)

Một số gợi ý cho doanh nghiệp, tổ chức khi bắt tay xây dựng hoặc số hoá các quy trình đang có của đơn vị:

Bước 1: Xác định mục tiêu của việc số hoá quy trình này

Ở giai đoạn này, trước tiên bạn sẽ xác định mục đích cơ bản của quá trình cũng như lý do tạo ra nó.

Bước 2: Lập kế hoạch và sơ đồ các bước trong quy trình của bạn

Tại đây đơn vị cần suy nghĩa tới kết quả, lý do và một số bước cơ bản cần đạt được sau khi ứng dụng quy trình

Bước 3: Thiết lập các hành động và chỉ định những người sẽ xử lý nó

Ai là những cá nhân tốt nhất để giải quyết các công việc? Mỗi người sẽ có vai trò và trách nhiệm như thế nào trong từng khâu của quy trình công việc. Đó là vấn đề cần xem xét và cân nhắc cụ thể.

Bước 4: Kiểm tra quy trình

Mục tiêu ở đây là rà soát và kiểm tra đảm bảo sự phù hợp, chính xác và có hiệu quả của quy trình mà đơn vị vừa lập hoặc tối ưu

Bước 5: Thực hiện Quy trình

Triển khai tự động hoá bằng phần mềm và theo dõi kết quả sau khi ứng dụng

Bước 6: Ghi nhận và cải tiến quy trình

Ở bước này bạn cần một công cụ tự động quy trình mạnh mẽ để có thể tuỳ chỉnh cho phù hợp với đặc thù và sự biến thiên của doanh nghiệp

3. Cùng xem ví dụ cụ thể về một quy trình xin nghỉ phép, quản lý ngày phép hoạt động như thế nào?

Mục tiêu: 
a. Số hóa hoạt động quản lý ngày phép và đăng ký nghỉ phép trong doanh nghiệp
b. Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép online
c. Nâng cao hiệu quả, giảm 90% chi phí quản lý, vận hành trong hoạt động cấp phát, cập nhật và quản lý ngày phép trong doanh nghiệp
d. Dễ dàng ra quyết định khi duyệt các đề xuất đăng ký nghỉ phép nhờ các thông tin mà hệ thống cung cấp

Tính năng:
e. Tự động cấp phát ngày phép năm theo tháng/ năm cho nhân viên mới và nhân viên đang làm việc
f. Tự động chuyển đổi từ năm cũ sang năm mới
g. Tự động trừ ngày phép năm khi đăng ký nghỉ phép
h. Tự động xóa bỏ số ngày phép chuyển đổi từ năm trước khi không sử dụng hết sau khoảng thời gian nhất định
i. Tự động thêm ngày phép theo thâm niên, theo cấp bậc chuyên môn hoặc cấp bậc quản lý
j. Tự động tính số giờ nghỉ/ ngày nghỉ theo lịch và ca làm việc của nhân viên
k. Tự động kiểm tra đơn đăng ký nghỉ phép theo quy định của công ty
l. Tự động chuyển ngày phép năm sang nghỉ không lương nếu không đủ ngày phép năm
m. Cho phép bổ sung và thu hồi phép theo quy định của công ty
n. Báo cáo nghỉ phép theo thời gian
o. Báo cáo ngày phép tồn theo thời gian

(Hình ảnh một đơn nghỉ phép được gửi đi thành công sau khi dùng quy trình xin nghỉ phép)

Các bước sử dụng:
Đăng ký ngày phép => Phê duyệt đề xuất nghỉ phép => Kiểm soát đề xuất, cảnh báo nhắc nhở => Báo cáo sau nghỉ phép

4. Danh sách quy trình cơ bản giúp doanh nghiệp cải thiện cập tức tốc độ xử lý công việc do Vitranet24 phát triển và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp

Nhóm Quy trình Nhân sự
Quy trình quản lý ngày phép, nghỉ phép
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Quay trình thanh toán chế độ
Quy trình thôi việc
Quản lý hợp đồng lao động
Quy trình tuyển dụng

Nhóm Quy trình liên quan đến văn bản tài liệu:
Quy trình đề xuất, tờ trình
Quy trình phê duyệt quyết định
Quy trình công văn đi và đến

Nhóm Quy trình Hành chính:
Quy trình cấp phát văn phòng phẩm
Quy trình công tác
Quy trình đặt xe

Nhóm Quy trình Kế toán:
Quy trình phê duyệt hợp đồng
Quy trình thanh toán tạm ứng

Nhóm Quy trình Quản lý tài liệu ISO
Quy trình ban hành tài liệu
Quy trình ban hành lại tài liệu hết hạn sử dụng
Quy trình phát hành bổ sung tài liệu
Quy trình huỷ tài liệu
Quy trình soát xét tài liệu

Nhóm Quy trình liên quan xử lý công việc
Quy trình giao việc
Quy trình nhắc nhớ công việc
Quy trình báo cáo, đề xuất công việc

và nhiều quy trình khác theo yêu cầu…

Để được tư vấn cụ thể hơn về lộ trình và các quy trình hiện có và có thể phát triển phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp xin mời liên hệ các chuyên gia tư vấn của chúng tôi

Holtine: 0903696077
Email: vitranet24@vivicorp.com
Thương hiệu tư vấn quản lý và chuyển đổi số Vitranet24 - luôn đồng hành cùng bạn!
Cùng chuyên mục
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 102
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 152
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 549
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 333
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 596
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 595
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 670
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 680
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 602
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 622
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 1926
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Sắp xếp công việc khoa học với tính năng hẹn lịch trên Bitrix24
07.04.2021 1187
Bạn đã bao giờ gặp tình trạng lỡ hẹn, quên mất lịch hẹn, không biết cách sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học? Với tình trạng đó, một số người chọn giải pháp tuyển trợ lý hỗ trợ về việc sắp xếp, lên lịch công việc nhưng đó vẫn là một phương pháp truyền thống và tốn nhiều chi phí. Hoặc có những người chọn giải pháp sử dụng tính năng báo thức, đánh dấu các sự kiện vào lịch bằng các ứng dụng trên điện thoại nhưng đôi khi điện thoại tiếp nhận quá nhiều thông báo và chúng ta cũng có thể lỡ hẹn. Vậy làm cách nào chúng ta vẫn tổ chức được các lịch hẹn theo như kế hoạch mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc? Bài viết sẽ tiết lộ “chìa khoá vàng” giúp bạn xoá tan nỗi lo đó.
Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 1973
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?
Làm việc tại nhà có đạt kết quả như mong đợi?
16.12.2020 1121
Khi đại dịch Covid-19 đang diễn ra phức tạp, nhiều công ty đang yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc qua ứng dụng Zoom, một số khác làm việc thông qua các trang mạng xã hội để tiết kiệm chi phí nhưng nó sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” vì có quá nhiều người tham gia vào nhóm làm việc, việc truy tìm tài liệu, ghi chú cũng sẽ bị trôi đi và phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 2124
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Quản lý
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 102
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 5283
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 479
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2035
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.