158
Không chỉ đạt được mức hiệu quả, độ chính xác và tính đổi mới cao hơn. Việc kết hợp thành công các giải pháp AI vào quản lý dự án có thể giúp bạn tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Khi giao phó các nhiệm vụ đơn giản cho các thuật toán và tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn của công việc.
Phần mềm quản lý công việc được tích hợp AI có thể giúp cải thiện năng suất. Ví dụ, với AI CoPilot hỗ trợ quản lý nhiệm vụ trong Bitrix24, bạn có thể đơn giản hóa việc tạo nhiệm vụ bằng cách viết một phác thảo ngắn gọn, và CoPilot sẽ điền thông tin chi tiết để tạo mô tả đầy đủ cho những người tham gia vào công việc đó.
Hoặc nếu bạn thấy mình có một mô tả nhiệm vụ dài và phức tạp, CoPilot sẽ hỗ trợ chia nhỏ thành các bước ngắn gọn và thêm chúng vào danh sách kiểm tra cho nhiệm vụ.
Tính năng tự động hóa này còn giúp bạn tóm tắt toàn bộ các bình luận về nhiệm vụ thành các điểm chính. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn câu trả lời bạn cần nhanh hơn nhiều so với việc chủ động đọc. Mà còn giải phóng thời gian để bạn để tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn trong công việc của mình.
Các giải pháp phần mềm này giúp dự báo các rủi ro tiềm ẩn, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt và triển khai các chiến lược chủ động để giảm thiểu chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến dự án của bạn.
Các thuật toán phức tạp và mô hình học máy phân tích các tập dữ liệu lớn bao gồm dữ liệu lịch sử dự án, số liệu dự án hiện tại và thậm chí cả các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án. Chúng phát hiện ra các mô hình và mối tương quan trong dữ liệu này, giúp dễ dàng dự đoán các vấn đề liên quan đến việc vượt phạm vi, vượt ngân sách, thiếu hụt nguồn lực và chậm trễ thời gian.
Khi đã có các chiến lược giảm thiểu, bạn có thể tự tin bắt tay vào làm việc, an tâm rằng các thông báo sẽ cảnh báo bạn kịp thời để thực hiện các thay đổi khi phát sinh những bất ổn không thể tránh khỏi. Các thuật toán dự đoán rủi ro cũng ưu tiên các rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng, cho phép bạn hành động nhanh hơn và quyết đoán hơn để giữ cho dự án của mình đi đúng hướng.
Với AI trong quản lý dự án, bạn có thể tự động nhắc nhở nhân viên cập nhật định kỳ. Phương pháp này giúp loại bỏ thời gian lãng phí và giảm bớt áp lực cho nhân viên của bạn, những người chỉ cần gửi báo cáo công việc của họ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Công cụ AI trong lập kế hoạch dự án sẽ hiển thị tiến độ của tất cả các nhiệm vụ đang diễn ra, chuẩn bị đến, trễ tiến độ và đã hoàn thành. Để tập trung sự chú ý vào các vấn đề cấp bách nhất, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã quá hạn ở trên cùng. Bạn cũng có thể thiết lập email tự động hàng ngày với danh sách các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, và lập trình thông báo để cho bạn biết khi nào các nhiệm vụ sắp đến hạn chót.
Những công nghệ AI đơn giản nhưng hiệu quả này dành cho phép các nhà quản lý can thiệp vào các vấn đề tiềm ẩn ngay từ giai đoạn đầu, để có thể thực hiện hành động khắc phục và đưa dự án hoán thành đúng kế hoạch.
Phần mềm theo dõi thời gian từ lâu đã là một công cụ được đánh giá cao đối với các nhà quản lý theo định hướng dữ liệu. Khi bạn thu thập đủ dữ liệu, chúng sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng đáng tin cậy về thời gian thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, cho phép bạn dự đoán tốt hơn thời gian thực hiện lộ trình của mình.
Quản lý dự án với sự hỗ trợ từ AI có nghĩa là bạn có thể vứt bút và giấy và để lại mọi tính toán cho các thuật toán. Thay vì làm việc theo linh cảm, bạn có thể dự đoán chính xác thời gian thực hiện một dự án và các nhiệm vụ trong đó.
Các công cụ này cũng sẽ xác định các nguồn lực bạn cần cho từng nhiệm vụ và cung cấp thông tin chi tiết về cách triển khai nhóm của bạn để lập kế hoạch suôn sẻ hơn trong tương lai. Khi nhìn lại hiệu suất trong quá khứ, bạn sẽ có thể tính thêm thời gian để xử lý các sự kiện bất ngờ khiến dự án của bạn đi chệch hướng. Thậm chí còn tốt hơn thế, các công cụ theo dõi dự án do AI điều khiển sẽ giúp bạn xác định nơi thường xảy ra các rào cản và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ đằng sau chúng.
Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc cho phép bạn chọn một kích hoạt tùy chỉnh và đặt hành động tiếp theo để tăng tốc hầu hết mọi bước trong quy trình của bạn.
Ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào các cấp độ tự động hóa giao tiếp sử dụng AI và hiệu quả vòng đời dự án.
Các cách sử dụng phổ biến là các mẫu tin nhắn có thể tăng tốc phản hồi email cho các câu hỏi phổ biến. Tiến xa hơn một bước, bạn có thể tạo các phản hồi tự động. Ví dụ: sau khi khách hàng đăng ký, hãy gửi cho họ một email chào mừng. Nếu họ từ bỏ giỏ hàng trên trang thương mại điện tử của bạn, hãy gửi email nhắc nhở khuyến khích họ tiếp tục từ nơi họ dừng lại.
Những lợi thế của AI trong quản lý dự án cũng bao gồm cả giao tiếp nội bộ của bạn. Chắc chắn, bạn cần giao tiếp với nhóm của mình, nhưng quá thường xuyên, giao tiếp này là một quá trình tốn nhiều thời gian. CoPilot của Bitrix24 giải quyết vấn đề đó bằng cách đưa ra ý tưởng, viết thông báo, tạo hình ảnh, trả lời bình luận và thậm chí đề xuất lời chỉ trích mang tính xây dựng dựa trên một lời nhắc đơn giản.
Các công nghệ AI dành cho quản lý dự án như thế này cho phép ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tăng đáng kể khối lượng yêu cầu mà họ xử lý, hoặc các cuộc thảo luận bán hàng mà họ có thể quản lý.
Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, AI tạo ra mọi loại văn bản theo yêu cầu của bạn. Tích hợp liền mạch với phần mềm quản lý tài liệu hiện có giúp ngay cả những nhóm ít am hiểu công nghệ nhất cũng có thể dễ dàng tạo tài liệu và ghi chú chất lượng cao với rất ít sự can thiệp của con người.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI sẽ thêm thẻ và nhãn vào tài liệu của bạn để bạn có thể sắp xếp các tệp của mình như một chuyên gia. Chỉ cần nhập từ khóa hoặc tìm kiếm theo danh mục sẽ chuẩn hóa quy trình truy xuất tài liệu. Được lưu trữ trên đám mây, tài liệu của bạn kết nối với phần mềm quản lý dự án của bạn, đảm bảo rằng tất cả tài liệu dự án được cập nhật và dễ dàng truy cập cho tất cả các thành viên trong nhóm, bất kể họ ở đâu.
Một lợi ích của công nghệ nhận dạng giọng nói trong AI là phiên âm thời gian thực, tạo ra bản ghi chất lượng cực cao về mọi thứ được nói trong các cuộc họp. Đây là một cách hiệu quả để lưu trữ hồ sơ và đảm bảo những người không tham dự luôn cập nhật thông tin. Không cần phải xem toàn bộ bản ghi, mọi người có thể tìm kiếm từ khóa trong bản ghi và tập trung chặt chẽ hơn vào các lĩnh vực có liên quan.
(Theo: Bitrix24)
159
449
536
904
1111
548
757
1246
7022
2295
2190
1508
2117
2406
9848
120
786
135
112
3406
Tiếng Anh
Tiếng Việt
Xem chi tiết
