Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!

Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 218

Chắc hẳn là một nhân sự đang làm việc hay đã trở thành một nhà quản lý đều từng gặp khó khăn này:
+ Tài liệu công việc quá nhiều, không có công cụ lưu trữ, khiến thất lạc, khi cần không tìm thấy
+ Không có nơi lưu trữ tập trung, khi tải về sử dụng khó khăn, không khai thác được tài liệu trực tuyến
+ Không có phương pháp quản lý khoa học dẫn đến tốn nhiều thời gian tìm kiếm
+ Muốn xem nhanh hoặc chỉnh sửa tài liệu nhưng không có công cụ hỗ trợ
+ Gửi file cho đồng nghiệp nhưng file quá nặng không thể gửi...

Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:

Tầm quan trọng của quản lý tài liệu

Tài liệu cần quản lý là toàn bộ những tài liệu sử dụng trong quá trình vận hành và quản trị doanh nghiệp. Tài liệu được phân chia theo từng mục đích sử dụng hoặc theo các cấp phòng ban bộ phận. Tài liệu dùng trong quá trình quản trị, ra quyết định cấp công ty gọi là tài liệu quản lý, tài liệu lưu trữ thông tin, kết quả làm việc của các nhân sự phòng ban bộ phận trong công ty gọi là tài liệu chuyên môn/nghiệp vụ,

Trong doanh nghiệp, quản trị là hoạt động tất yếu khi đội ngũ nhân viên làm việc với nhau và hợp thành tập thể. Tài liệu quản lý là công cụ quan trọng để điều phối tập thể này. 

Văn bản đi đến, công văn giấy tờ và tài liệu chính là các căn cứ, cơ sở cho việc đưa ra các quyết định, kế hoạch, điều chỉnh của doanh nghiệp.Tuy nhiên, làm thế nào để lưu trữ một lượng khổng lồ văn bản đi đến và phát hành trong DN lại là một vấn đề nan giải. Điều này đòi hỏi phân loại một cách khoa học các loại công văn, tài liệu giấy tờ trong doanh nghiệp. Vậy đâu là cách phân loại hiệu quả?

Phương pháp quản lý, phân loại tài liệu khoa học

Mỗi loại giấy tờ đều có giá trị và mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta cần phân loại để có thể tra cứu và khai thác các loại văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các loại tài liệu có thể được phân loại như sau:

a. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng
– Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo;
– Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…);
– Tài liệu về các hội nghị, đại hội;
– Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp;
– Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…

b. Hồ sơ, tài liệu nhân sự
– Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo;
– Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động ;
– Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…);
– Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên;
– Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động;
- Bảng mô tả công việc, tài liệu đào tạo nhân sự các kiến thức chung

c. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất
– Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh;
– Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý;
– Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…;

d.Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán
– Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán;
– Dự toán, quyết toán kinh phí;
– Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính;
– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán;
– Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm;

e. Các văn bản tài liệu chuyên môn của các phòng ban, bộ phận
- Các loại tài liệu chuyên môn của từng đơn vị
- Các kế hoạch báo cáo, tài liệu đào tạo
- Tài liệu đặc thù của từng phòng ban

Công cụ miễn phí giúp bạn quản lý và khai thác tài liệu thuận tiện

Đến bước này chắc hẳn bạn đã nhận thấy tầm quan trọng và cấp bách của việc quản lý và lưu trữ tài liệu, tuy nhiên để làm được việc đó bên cạnh quản lý thủ công, chúng ta rất cần những công cụ quản lý trực tuyến, khi mà các công việc đang được chuyển đổi số nhanh chóng. Cùng tham khảo Bitrix24 - một phần mềm miễn phí với tính năng “Drive” giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu mạnh mẽ.


1. Ưu điểm chính của Bitrix24:
+ Quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Lưu trữ và xem tài liệu bất cứ lúc nào bất kỳ nơi đâu, qua thiết bị di động và ứng dụng đọc tài liệu online
+ Quản lý tài liệu từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác theo quyền đã quy định
+ Tính năng Drive tương tự Dropbox, cho phép quản lý tài liệu cá nhân của mình ngay trên máy tính PC và đồng bộ dữ liệu lên Cổng thông tin công ty khi có kết nối mạng. 
+ Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

Một phần thiết yếu của hệ sinh thái Bitrix24, tính năng quản lý tài liệu trong Bitrix24 là nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ mọi tập tin liên quan đến công việc. Dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, tích hợp với Google Docs và Office 365, quyền truy cập có thể được cấu hình-bạn còn muốn gì hơn từ ổ lưu trữ đám mây của mình? Tạo, lưu trữ và quản lý các tệp nhân sự của bạn bên trong bộ lưu trữ đám mây Bitrix24 bằng cách sử dụng các quyền truy cập có thể tùy chỉnh để bảo vệ dữ liệu riêng tư của nhân viên.

Tạo và đồng chỉnh sửa
Bitrix24 hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến, giúp bạn dễ dàng làm việc với bảng tính, bản trình bày và các loại tài liệu khác.

Cộng tác trên các tài liệu
Mời đồng nghiệp của bạn đồng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động.

Chia sẻ file 
Chia sẻ tài liệu với cả đồng nghiệp của bạn hoặc với người dùng bên ngoài (ví dụ: khách hàng của bạn) bằng cách gửi cho họ một liên kết.


2. Hiệu quả khi sử dụng Bitrix24:
Sử dụng Bitrix24.Drive, bạn và đội ngũ của bạn có thể lưu trữ các tài liệu quan trọng, cùng nhau chỉnh sửa chúng trên mạng và chia sẻ các tài liệu này không chỉ trong nhóm, mà còn với những người dùng bên ngoài. Tạo một thư mục nhóm cho phòng ban hoặc dự án của bạn và mời các đồng đội hợp tác trực tuyến.


Tích hợp với công cụ hiện tại:
Bitrix24.Drive cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trực tuyến qua việc tích hợp tự nhiên với Google Docs, Office 365, hoặc MS Office Online. Nếu bạn đã lưu trữ một số tập tin trên Google Drive hoặc Dropbox, bạn có thể dễ dàng kết nối nó với Bitrix24.Drive và chuyển các tập tin của mình chỉ trong một vài nhấp chuột.

Tính năng tìm kiếm tài liệu
Theo dõi tình hình sử dụng tài nguyên, dung lượng và dọn dẹp nơi lưu trữ của bạn
Mọi thay đổi đến các tập tin mà bạn quản lý đều sẽ dẫn đến một thông báo, điều này bao gồm ngày và tên của người đã thực hiện thay đổi đó. Bitrix24.Drive cũng sẽ hiển thị cho bạn dung lượng đám mây miễn phí còn khả dụng và đề xuất các tùy chọn để dọn dẹp một cách an toàn.


Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu hơn mọi công ty khác. Các tính năng bảo mật của Bitrix24.Drive bao gồm truyền tải dữ liệu qua mã hóa SSL, sao lưu hàng ngày, và lịch sử/khôi phục phiên bản. Các trung tâm dữ liệu của chúng tôi được bảo vệ theo SAS 70 Type II và tuân thủ tiêu chuẩn Bến cảng an toàn (Safe Harbor), vốn là cấp độ bảo mật dữ liệu dân sự cao nhất.


Đăng ký dùng free tại: https://bitrix24.vitranet24.com/dang-ky/

Tham khảo thêm các bài viết khác thuộc chủ đề tư vấn quản lý:

Cùng chuyên mục
Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 82
Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.
Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 219
Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:
Công nghệ quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới về social intranet
29.10.2022 222
Vitranet24 nhận thấy đây là xu hướng tất yếu và quyết định lựa chọn công nghệ Bitrix24 làm nền tảng công nghệ chuyên sâu, bên cạnh các công nghệ chủ lực khác trong việc phát triển các hệ thống quản lý tối ưu cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và khu vực.
Giải pháp đẩy nhanh tốc độ số hoá, cải thiện hiệu quả truyền thông tương tác giao tiếp doanh nghiệp
25.10.2022 232
Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, việc ứng dụng các mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ hứng thú và tương tác tốt hơn tới 61% trong công việc:
Chuyển đổi số bắt đầu từ xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến
18.10.2022 250
61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn; 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.
Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 328
Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 670
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu giúp giải quyết các khó khăn đang gặp phải trong chuyển đổi số, quản lý công việc, quản trị nhân sự hay marketing bán hàng thì đây chính là hệ thống quản lý không thể bỏ qua!
Làm việc từ nhà, tại văn phòng hoặc khi di chuyển!
19.07.2022 366
Vitranet24 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp trực tuyến tăng cường truyền thông, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt phù hợp với qui mô doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự và đang găp khó khăn trong kết nối, giao tiếp và tương tác làm việc.
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 623
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Theo tỷ phú Mark Zuckerberg xu hướng nghề nghiệp nào sẽ lên ngôi trong tương lai?
07.04.2022 591
Chủ tịch tập đoàn kiêm Giám đốc điều hành Meta Platform (Facebook) nhận định rằng: Sự sáng tạo và những kết nối cá nhân sẽ trở nên đắt giá trong tương lai. Với tốc độ phát triển công nghệ ngày một nhanh thì các công việc hàng ngày sẽ đòi hỏi nhiều sức sáng tạo hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 518
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng. 
QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 696
Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Tuyệt chiêu giúp Nhà lãnh đạo kiểm soát sự căng thẳng để tránh "trật đường ray"
26.03.2022 533
Những nhà lãnh đạo cấp cao thường nhạy bén với những điều xảy ra xung quanh họ. Ở quy mô lớn, họ nhìn thấy được thị trường. Ở quy mô nhỏ hơn, họ nhìn thấy được sự thay đổi các giá trị của khách hàng – những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Trong nội bộ công ty, họ đánh giá được những kết quả kinh doanh và những nhân sự tạo ra các kết quả đó. Họ cũng nhìn thấy được các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo không thể nhìn thấy là những thứ diễn ra bên trong họ. Có một sợi dây truyền dẫn trực tiếp từ những điều diễn ra bên trong nhà lãnh đạo đến các hành động họ thực hiện ra bên ngoài, các mối quan hệ họ xây dựng, và những tác động họ tạo ra.
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 706
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 957
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Quản lý
Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 82
Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 5444
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
7 xu hướng công nghệ nổi bật 2023
04.01.2023 109
AI, robot trở nên phổ thông trong khi VR, AR thúc đẩy làn sóng metaverse cùng những kỳ vọng về Web3, thiết bị chăm sóc sức khỏe đeo tay.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2137
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.