Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!

– Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo;

– Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…);

– Tài liệu về các hội nghị, đại hội;

– Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp;

– Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…

– Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo;

– Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động ;

– Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…);

– Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên;

– Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động;

- Bảng mô tả công việc, tài liệu đào tạo nhân sự các kiến thức chung

– Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh;

– Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý;

– Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…;

– Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán;

– Dự toán, quyết toán kinh phí;

– Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính;

– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán;

– Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm;

- Các loại tài liệu chuyên môn của từng đơn vị

- Các kế hoạch báo cáo, tài liệu đào tạo

- Tài liệu đặc thù của từng phòng ban

Đến bước này chắc hẳn bạn đã nhận thấy tầm quan trọng và cấp bách của việc quản lý và lưu trữ tài liệu, tuy nhiên để làm được việc đó bên cạnh quản lý thủ công, chúng ta rất cần những công cụ quản lý trực tuyến, khi mà các công việc đang được chuyển đổi số nhanh chóng. Cùng tham khảo Bitrix24 - một phần mềm miễn phí với tính năng “Drive” giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu mạnh mẽ.

+ Quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Lưu trữ và xem tài liệu bất cứ lúc nào bất kỳ nơi đâu, qua thiết bị di động và ứng dụng đọc tài liệu online

+ Quản lý tài liệu từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác theo quyền đã quy định

+ Tính năng Drive tương tự Dropbox, cho phép quản lý tài liệu cá nhân của mình ngay trên máy tính PC và đồng bộ dữ liệu lên Cổng thông tin công ty khi có kết nối mạng. 

+ Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

Một phần thiết yếu của hệ sinh thái Bitrix24, tính năng quản lý tài liệu trong Bitrix24 là nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ mọi tập tin liên quan đến công việc. Dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, tích hợp với Google Docs và Office 365, quyền truy cập có thể được cấu hình-bạn còn muốn gì hơn từ ổ lưu trữ đám mây của mình? Tạo, lưu trữ và quản lý các tệp nhân sự của bạn bên trong bộ lưu trữ đám mây Bitrix24 bằng cách sử dụng các quyền truy cập có thể tùy chỉnh để bảo vệ dữ liệu riêng tư của nhân viên.

Bitrix24 hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến, giúp bạn dễ dàng làm việc với bảng tính, bản trình bày và các loại tài liệu khác.

Mời đồng nghiệp của bạn đồng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động.

Chia sẻ tài liệu với cả đồng nghiệp của bạn hoặc với người dùng bên ngoài (ví dụ: khách hàng của bạn) bằng cách gửi cho họ một liên kết.

Sử dụng Bitrix24.Drive, bạn và đội ngũ của bạn có thể lưu trữ các tài liệu quan trọng, cùng nhau chỉnh sửa chúng trên mạng và chia sẻ các tài liệu này không chỉ trong nhóm, mà còn với những người dùng bên ngoài. Tạo một thư mục nhóm cho phòng ban hoặc dự án của bạn và mời các đồng đội hợp tác trực tuyến.

Bitrix24.Drive cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trực tuyến qua việc tích hợp tự nhiên với Google Docs, Office 365, hoặc MS Office Online. Nếu bạn đã lưu trữ một số tập tin trên Google Drive hoặc Dropbox, bạn có thể dễ dàng kết nối nó với Bitrix24.Drive và chuyển các tập tin của mình chỉ trong một vài nhấp chuột.

Theo dõi tình hình sử dụng tài nguyên, dung lượng và dọn dẹp nơi lưu trữ của bạn

Mọi thay đổi đến các tập tin mà bạn quản lý đều sẽ dẫn đến một thông báo, điều này bao gồm ngày và tên của người đã thực hiện thay đổi đó. Bitrix24.Drive cũng sẽ hiển thị cho bạn dung lượng đám mây miễn phí còn khả dụng và đề xuất các tùy chọn để dọn dẹp một cách an toàn.

Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu hơn mọi công ty khác. Các tính năng bảo mật của Bitrix24.Drive bao gồm truyền tải dữ liệu qua mã hóa SSL, sao lưu hàng ngày, và lịch sử/khôi phục phiên bản. Các trung tâm dữ liệu của chúng tôi được bảo vệ theo SAS 70 Type II và tuân thủ tiêu chuẩn Bến cảng an toàn (Safe Harbor), vốn là cấp độ bảo mật dữ liệu dân sự cao nhất.

Đăng ký dùng free tại: https://bitrix24.vitranet24.com/dang-ky/