7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải

7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải
20.10.2019 451

Phải làm gì khi bạn luôn cảm thấy: “Ôi, chưa làm được việc gì đã hết ngày rồi”? Phải làm gì khi bạn luôn làm việc cật lực mà vẫn không thể quản lý thời gian? Nguyên nhân khiến bạn luôn phải “chạy đua” không ngừng nghỉ có thể là do bạn đang mắc phải một trong những sai lầm cực kỳ phổ biến dưới đây. Nhận diện và loại bỏ chúng ngay chính là giải pháp bạn cần để mỗi ngày mới đều là ngày làm việc hiệu quả, hạnh phúc và thành công hơn.

Thời gian chào ngày mới “biến thiên”

Thật tuyệt vời nếu loại bỏ được sai lầm này nhưng sẽ khá khó khăn đối với những người yêu thích việc “ngủ nướng” hay “thức dậy theo cảm hứng”. Việc áp dụng một lịch trình ngủ – thức dậy ổn định ngay cả vào cuối tuần hay ngày lễ thực sự giúp bạn cải thiện năng suất. Các chuyên gia đã phát hiện ra rằng: Giấc ngủ không theo chu kỳ đều đặn thường ngăn cản sự hoạt động thuận lợi của các quá trình sinh học, đồng thời tác động tiêu cực đến năng lực nhận thức, năng suất làm việc và sức khỏe của con người. Cam kết một chu kỳ ngủ phù hợp là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa hiệu quả và quản lý thời gian của bạn.

Làm nhiều việc cùng lúc – tưởng khôn hóa dại

Với “một núi” công việc mỗi ngày, bạn thường mở rất nhiều tab trên máy tính cùng một lúc? Bạn nghĩ rằng điều này sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn và nhanh chóng hơn? Thực tế không hẳn vậy.

Theo các nhà nghiên cứu tại Đại học Standford: Làm nhiều việc cùng lúc làm suy yếu sự tập trung của chúng ta, khiến chúng ta dễ bị phân tâm và làm tăng thời gian xử lý. Tập trung vào từng nhiệm vụ riêng biệt, xử lý nhanh, gọn và biết “cắt đuôi công việc” sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và chất lượng hơn.

Viết email dư thừa, viết một thông điệp hai lần

Nếu bạn cần giao tiếp qua email mỗi ngày, hãy chuẩn hóa quy trình giao tiếp này ngay lập tức. Nói một cách đơn giản, đó là: Đừng bao giờ viết cùng một thông điệp hai lần. Nếu bạn viết nhiều email cùng một lần, hãy lưu nó dưới dạng mẫu.

Mặc dù việc cá nhân hóa email rất quan trọng để thúc đẩy các mối quan hệ chuyên nghiệp, nhưng việc tạo ra các mẫu email cùng thông điệp sẽ cải thiện đáng kể kĩ năng quản lý thời gian của bạn.

Trả lời nhanh, luôn và ngay – không tốt như bạn vẫn nghĩ

Trả lời một cách nhanh chóng và kịp thời tất cả yêu cầu từ mọi người xung quanh không hẳn là một điều tốt.

Bạn vẫn nên là một người lịch sự, vẫn cần sự giao tiếp phù hợp nhưng đừng bỏ mọi thứ để trả lời mọi người ngay lập tức. Bởi nó không chỉ buộc bạn phải điều chỉnh lịch trình công việc của mình, khiến bạn theo không kịp mà có thể còn không cho bạn thời gian để nghĩ ra câu trả lời tốt.

Chỉ “ghi danh” những việc lớn trên lịch

Lịch của bạn không nên chỉ giới hạn cho các cuộc họp lớn và những deadline công việc mà hãy thử dùng nó để sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống của bạn dù là nhỏ nhất.

Nếu bạn luôn muốn làm một việc gì đó nhưng chưa làm được, hãy cho nó một chỗ đứng trên lịch của bạn.

Nếu bạn không viết ra những hoạt động nhỏ trên lịch thì chúng sẽ bị cản trở bởi những nhiệm vụ khác và gần như không được thực hiện. Ngoài ra, điều này còn giúp bạn ngừng trì hoãn và tăng cơ hội hoàn thành được những việc bạn mong muốn.

Tiêu thụ tin tức không có chủ đích, bị cuốn vào mạng xã hội cả ngày

Hãy dành thời gian riêng để tiêu thụ tin tức thay vì bị cuốn vào nó 24/24 giờ. Hãy đọc báo trên các trang uy tín vào buổi sáng thay vì lướt Facebook cả ngày để tìm hiểu những gì đang diễn ra. Hãy nhớ đến cốt lõi của việc cập nhật thông tin.

Hiện nay, kinh doanh tin tức là một phần của ngành công nghiệp giải trí, nhiều tin tức được thiết kế dựa trên cảm xúc của chính bạn. Họ không hề giam giữ bạn nhưng bạn chẳng thể thoát ra được. Hãy theo dõi và tiêu thụ tin tức một cách tỉnh táo và khôn ngoan để tránh mất thời gian và “sập bẫy” các tin tức “đểu”.

Luôn làm những việc bạn thích hoặc dễ dàng trước

Nếu bạn luôn ưu tiên những việc dễ làm hoặc những việc bạn thích trước thì bạn cần thay đổi ngay bởi nó là sai lầm cực kỳ tai hại. Ngay khi bạn ngồi vào bàn làm việc vào buổi sáng, hãy bắt đầu với những công việc gấp và quan trọng nhất của bạn dù bạn có thích nó hay không.

Đây chính là điểm mấu chốt giúp bạn có một ngày thành công hay thất bại. Nếu bạn bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email hoặc phương tiện truyền thông xã hội, bạn sẽ lãng phí một nửa buổi sáng của mình. Bạn có thể đặt thông báo từ email để chắc chắn không bỏ lỡ việc quan trọng trong trường hợp khẩn cấp, nhưng nếu không có gì cần xử lý ngay lập tức, hãy quay lại ngay với công việc quan trọng bạn đang làm để có một ngày thành công.

Nguồn: Tham khảo

Cùng chuyên mục
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 2580
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 541
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Muốn làm việc hiệu quả, đừng tin vào 4 câu nói dối “kinh điển” sau
21.10.2019 690
Mỗi khi muốn trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của bản thân, xung quanh bạn sẽ luôn hiện diện những lời khuyên của mọi người nhằm giúp bạn “hoàn thiện” hơn
Kỹ năng tập trung: bất cứ ai làm chủ được đều thành công cả trong công việc và cuộc sống
21.10.2019 541
Một điều mà những người đầy tham vọng phải đối mặt đó là tập trung vào công việc của mình trong một thời gian dài mà không bị sao nhãng.
Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 506
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
20.10.2019 897
Các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ được các nhà tuyển dụng tìm kiếm và ưu tiên vì nhiều lý do - họ thể hiện khả năng lãnh đạo, hợp tác và giao tiếp tốt. Mọi ngành công nghiệp đều cần những cá nhân có tinh thần làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm là cần thiết cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ dịch vụ kinh doanh đến công nghệ thông tin đến dịch vụ thực phẩm.
Bốn lưu ý giúp bạn sắp xếp lịch làm việc đạt hiệu quả cao
20.10.2019 495
Lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp những nhiệm vụ có liên quan với nhau lại để giải quyết cùng lúc sẽ giúp bạn đạt năng xuất cao trong công việc.
10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả để phát huy tối đa hiệu suất bản thân
20.10.2019 491
Sắp xếp thời gian hiệu quả trong xã hội ngày nay là một việc làm cần thiết khi mà mỗi người chúng ta đều bận rộn với công việc, học tập.
9 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn nên tham khảo ngay
20.10.2019 1382
Công việc quản lý dự án luôn đầy thách thức và khó khăn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Để có thể thành công đòi hỏi người đứng đầu phải trang bị cho mình nhiều kiến thức và kỹ năng, trong đó kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò quyết định.
7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải
20.10.2019 452
Không biết cách quản lý thời gian khiến bạn ì ạch ngụp lặn trong hỗn độn công việc và cuộc sống. Điều quan trọng là cả hai đều thiếu sự cân bằng.
Công cụ quản lý công việc và giao tiếp nào có thể thay thế Gmail, zalo, skype, facebook,...?
25.04.2019 705
Hiện nay cùng với sự bùng nổ của công nghệ kết nối, công nghệ mạng xã hội nhu cầu giao tiếp và chia sẻ thông tin là cần thiết hợ bao giờ hết. Nếu trước đây email nội bộ hoặc gmail cá nhân là công cụ chính để chúng ta tương tác làm việc, quản lý công việc thì ngày nay facebook, zalo, skpe,…là các thể hệ F2 tiếp theo cho việc tương tác này. Tuy nhiên như thế là chưa đủ. Các ứng dụng này tuy giúp các cá nhân giao tiếp với nhau nhưng lại không có các công cụ tìm kiếm cần thiết, không thể lưu lại lịch sử làm việc, không lưu lại tiến trình công việc và cho ta các báo cáo cần thiết.
Làm thế nào để quản lý nhóm?
16.06.2017 469
Một trong những bí quyết giúp bạn trở thành người quản lý giỏi là học cách quản lý nhóm. Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty. Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản.
Những kỹ năng cần thiết để quản lý công việc tốt nhất
08.05.2017 447
Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi  người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải  bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đó.
Quản lý
7 lý do vì sao mọi người ghét quảng cáo và thương hiệu cần phải làm gì?
20.10.2020 23
Chấp nhận những “sự thật trần trụi” này sẽ giúp người làm tiếp thị tạo ra những chiến dịch tốt hơn, hiệu quả hơn.Làm việc trong lĩnh vực marketing cũng có chút gì đó giống với cảm giác của một thiếu niên ở tuổi dậy thì: Bạn nghĩ rằng mọi người đang nhìn vào mình, nhưng thật ra, không ai quan tâm đến bạn cả. Các nhà tiếp thị dành toàn bộ cuộc sống của họ để tạo ra các quảng cáo, trong khi người tiêu dùng bình thường lại cố gắng tránh chúng.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 1443
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Vitranet24 đồng hành cùng Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 ứng dụng công nghệ 4.0 mới nhất xây dựng sàn giao dịch sách trực tuyến
12.05.2020 813
Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 được tổ chức lần đầu tiên từ ngày 19.04.2020 dự kiến đến 20.05.2020 với chủ đề: "Khuyến khích nâng cao văn hoá đọc sách, nâng cao tinh thần cộng đồng trong mùa dịch", chuyển từ hình thức hội chợ sách thực địa thành trực tuyến, với tinh thần hấp dẫn, thu hút hơn nữa để giúp bạn đọc có thể tiếp cận nhiều đầu sách ngay trong mùa dịch, qua đó thực hiện mục tiêu phát triển văn hóa đọc.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 621
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.