Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này

Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 559

Tin rằng rất nhiều nhân viên công sở cũng gặp phải vấn đề tương tự, không biết phải báo cáo công việc với cấp trên ra sao. Dù đã bỏ ra rất nhiều nỗ lực nhưng cuối cùng vẫn bị cái miệng ngốc nghếch của mình phá hỏng hết. Bình thường đi gặp khách hàng cũng vì không có bí quyết tương tác, giao tiếp mà làm lỡ rất nhiều việc, thậm chí bị đối phương xỏ mũi dắt đi. Cứ đến một tình huống quan trọng nào đó liền lo lắng, đầu óc trống rỗng, ấp a ấp úng.

Vậy, những người được thăng chức nhanh thường báo cáo công việc ra sao?

Thực ra, báo cáo công việc cũng cần có mánh khóe, bí quyết.

1. “Bắt thóp”

“Bắt thóp” ý muốn nói khi bạn vừa mở miệng ra là ngay lập tức có thể thu hút được sự chú ý của đối phương, khiến họ cảm thấy những lời tiếp theo của bạn rất quan trọng, có liên quan rất nhiều đến họ.

Lấy một ví dụ, bạn muốn đưa ra một đề nghị với lãnh đạo, bạn có thể nói “Thưa sếp, tôi mới biết thông tin về một việc, có lẽ sếp sẽ rất hứng thú với việc này”, tin rằng lãnh đạo khi nghe xong câu nói đó, nhất định sẽ rất nghiêm túc nghe bạn nói.

Lại lấy một ví dụ khác, trong hội nghị, đến lượt bạn phát biểu trước mọi người, nhưng mọi người sau một hồi lâu ai nấy đều mệt mỏi, không còn hứng thú nghe, vậy thì, bạn có thể nói là “Những lời mà tôi sắp nói có liên quan tới từng người đang ngồi tại đây”, tin rằng mọi người sau khi nghe xong câu này sẽ rất hăng hái nghe bạn phát biểu.

Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý, đừng dùng những lời lẽ phản cảm để thu hút sự chú ý của người khác. Chẳng hạn, “Tính tôi nói chuyện hơi thẳng thắn, nói có khó nghe thì mong cậu thông cảm”, nói vậy sẽ khiến người khác lập tức mất hứng thú nghe bạn nói chuyện.

2. Mấu chốt

Mấu chốt chính là tổng kết những lời bạn muốn nói thành một câu, một quan điểm rõ ràng. Quan điểm này cần có sức hút, đồng thời thể hiện rõ lập trường của bạn.

Ở Mỹ có một công ty hàng không khi tiến hành đấu thầu, vấn đề cuối cùng mà họ đặt ra cho các công ty khác đó là đưa ra lý do mà chúng tôi nên chọn bạn, câu trả lời không được quá 15 từ. Hầu hết các công ty đều cho rằng giá trị mà công ty họ cung cấp là rất lớn, cần phải nói dài thì mới rõ ràng được, chỉ vài từ căn bản là không thể lột tả hết được.

Cuối cùng, công ty giành được hợp đồng là công ty nói chi vẻn vẹn 13 từ “Chúng tôi là nhà cung cấp duy nhất khiến mọi người an tâm”, chỉ một câu nói đơn giản như vậy thôi nhưng lại giúp công ty giành được một hợp đồng hiếm có.

Có thể thấy, tóm được trọng tâm, mấu chốt là một chuyện vô cùng quan trọng, vào thời khắc then chốt sẽ có tác dụng rất to lớn.

3. Một kết cấu hợp lý

Ý muốn nói bạn cần sử dụng những dẫn chứng thực tế để chứng minh, bổ sung cho những tiền đề mà bạn nói trước đó. Giống như cách chúng ta làm một bài văn vậy, bạn đưa ra luận điểm thì cần có dẫn chứng thực tế đi chứng minh cho luận điểm đó, có vậy thì độ tin cậy trong luận điểm của bạn mới càng cao.

Thông thường mà nói, một kết cấu hợp lý thường được phân làm 4 loại, lần lượt là kiểu nguyên nhân, kiểu phương pháp, kiểu thời gian và kiểu ứng phó tình huống.

Cái gọi là kiểu nguyên nhân chính là “Sở dĩ họ có thể trở thành nhà cung cấp năm nay đó là bởi 2 lý do”, cái gọi là kiểu phương pháp chính là “Muốn lấy được hợp đồng này, chúng ta có thể thử ba phương pháp.”

Kiểu thời gian, ý muốn nói bạn có thể trần thuật theo thời gian tiến hành, chẳng hạn “Muốn mở một buổi bồi dưỡng, chúng ta trước hết phải liên hệ khách mời, sau đó quyết định thời gian và địa điểm, cuối cùng mời những học viên mục tiêu tham gia buổi giảng dạy.”

Kiểu ứng phó tình huống là khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh.

4. Kêu gọi hành động

Ý muốn nói, sau khi tương tác xong, kêu gọi đối phương làm gì đó, hoặc cả hai bên cùng làm gì đó.

Chẳng hạn, bạn muốn biết xem lãnh đạo nhìn nhận vấn đề này ra sao, bạn có thể nói “Tôi đã nêu xong ý kiến của mình, sếp có thể gợi ý một vài ý tưởng mới không?”, nói vậy, lãnh đạo sẽ cho bạn biết ý tưởng của họ.

Bạn cũng có thể thúc đẩy lãnh đạo đưa ra quyết định, chẳng hạn bạn có thể nói, dự án này, nhóm chúng tôi đã sẵn sàng, chỉ đợi sếp đồng ý, chúng tôi sẽ bắt đầu công việc ngay.

Bằng cách này, tất cả nội dung đã tương tác trước đó có thể được thúc đẩy tiến hành.

5. Học đi đôi với hành

Có một nhân viên báo cáo công việc với sếp như sau: thưa sếp, mọi người trong lúc khoan giếng đã làm kẹt khoan ở mắt giếng. Bây giờ bắt buộc phải hủy đi thân giếng, tất nhiên tôi vốn dĩ cũng đã muốn bỏ nó đi, làm lại cái mới, dù sao thì trước đó đã tiêu hơn 1100 USD rồi, nếu không tiếp tục làm thì số tiền bỏ ra coi như không. Trước mắt thì định vị cũng xong xuôi rồi.

Nếu bạn là sếp của nhân viên này, vậy thì sau khi nghe xong, bạn sẽ có suy nghĩ ra sao? Tôi đoán là bạn sẽ tức giận và nói rằng: “Rốt cuộc cậu muốn nói cái gì? Nói trọng điểm”.

Người báo cáo khi báo cáo công việc không hề có tính logic, thích nói gì thì nói, không hề nghĩ đến cảm nhận của lãnh đạo, lãnh đạo nghe xong cũng không biết là mình phải quyết cái gì.

Hãy thử dùng 4 bước mà chúng ta vừa liệt kê ở trên.

Nhân viên đó có thể nói như sau: “Thưa sếp, bây giờ sếp có rảnh để nói chuyện không? Tôi có chuyện quan trọng muốn thương lượng với sếp. Chúng ta bị tổn thất một cái giếng, hiện tại đã nghĩ ra phương pháp bổ sung thay thế. Các thao tác trước đó là không thích hợp, khoan bị mắc kẹt trong giếng, lần này, chúng tôi đã nghĩ ra một cách mới, dùng ống lót định vị là có thể giải quyết được vấn đề. Mọi công tác chuẩn bị đã xong xuôi, trước mắt chỉ đợi sếp phê duyệt.”

Bạn xem, rõ ràng cùng là một chuyện, nhưng đổi cách nói sẽ mang lại cảm nhận khác nhau. Lãnh đạo cũng sẽ nhanh chóng hiểu ra mọi chuyện và cho cấp dưới một đáp án rõ ràng, không làm chậm tiến độ công việc.

Hãy cùng hồi tưởng lại phương pháp báo cáo công việc này, nó bao gồm 4 nhân tố then chốt.

Thứ nhất là “bắt thóp”, đó chính là câu “Thưa sếp, bây giờ sếp có rảnh để nói chuyện không? Tôi có chuyện quan trọng muốn thương lượng với sếp.”

Thứ hai là trọng tâm, đây chính là câu “Chúng ta bị tổn thất một cái giếng, hiện tại đã nghĩ ra phương pháp bổ sung thay thế.”

Thứ ba chính là kết cấu, chính là đoạn “Các thao tác trước đó là không thích hợp, khoan bị mắc kẹt trong giếng, lần này, chúng tôi đã nghĩ ra một cách mới, dùng ống lót định vị là có thể giải quyết được vấn đề.”

Thứ 4 là kêu gọi, chính là câu “Mọi công tác chuẩn bị đã xong xuôi, trước mắt chỉ đợi sếp phê duyệt.”

Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.

Trong một xã hội mà ai cũng đều đang tự tạo ra “tiếng nói” của chính mình thì bạn nhất định phải có những hiểu biết độc đáo để trở thành duy nhất, tư duy là thứ định giá và tạo nên một con người, hãy mở rộng tư duy, mở mang đầu óc của mình chứ đừng copy y nguyên lại một khuôn mẫu nào đó.

Nguồn: Tham khảo

Cùng chuyên mục
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 173
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
05.11.2020 185
Quản lý dự án có lẽ là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp. Thực trạng dự án quá tải hay trễ hạn, không đảm bảo được tiến độ dự án là một vấn đề không quá mới mẻ với tất cả chúng ta. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn giải quyết cơ bản tất cả các khó khăn trên. Mời bạn cùng xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi:
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 3320
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 596
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Muốn làm việc hiệu quả, đừng tin vào 4 câu nói dối “kinh điển” sau
21.10.2019 766
Mỗi khi muốn trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của bản thân, xung quanh bạn sẽ luôn hiện diện những lời khuyên của mọi người nhằm giúp bạn “hoàn thiện” hơn
Kỹ năng tập trung: bất cứ ai làm chủ được đều thành công cả trong công việc và cuộc sống
21.10.2019 594
Một điều mà những người đầy tham vọng phải đối mặt đó là tập trung vào công việc của mình trong một thời gian dài mà không bị sao nhãng.
Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 560
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
20.10.2019 1096
Các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ được các nhà tuyển dụng tìm kiếm và ưu tiên vì nhiều lý do - họ thể hiện khả năng lãnh đạo, hợp tác và giao tiếp tốt. Mọi ngành công nghiệp đều cần những cá nhân có tinh thần làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm là cần thiết cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ dịch vụ kinh doanh đến công nghệ thông tin đến dịch vụ thực phẩm.
Bốn lưu ý giúp bạn sắp xếp lịch làm việc đạt hiệu quả cao
20.10.2019 541
Lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp những nhiệm vụ có liên quan với nhau lại để giải quyết cùng lúc sẽ giúp bạn đạt năng xuất cao trong công việc.
10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả để phát huy tối đa hiệu suất bản thân
20.10.2019 552
Sắp xếp thời gian hiệu quả trong xã hội ngày nay là một việc làm cần thiết khi mà mỗi người chúng ta đều bận rộn với công việc, học tập.
9 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn nên tham khảo ngay
20.10.2019 1821
Công việc quản lý dự án luôn đầy thách thức và khó khăn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Để có thể thành công đòi hỏi người đứng đầu phải trang bị cho mình nhiều kiến thức và kỹ năng, trong đó kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò quyết định.
7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải
20.10.2019 509
Không biết cách quản lý thời gian khiến bạn ì ạch ngụp lặn trong hỗn độn công việc và cuộc sống. Điều quan trọng là cả hai đều thiếu sự cân bằng.
Công cụ quản lý công việc và giao tiếp nào có thể thay thế Gmail, zalo, skype, facebook,...?
25.04.2019 777
Hiện nay cùng với sự bùng nổ của công nghệ kết nối, công nghệ mạng xã hội nhu cầu giao tiếp và chia sẻ thông tin là cần thiết hợ bao giờ hết. Nếu trước đây email nội bộ hoặc gmail cá nhân là công cụ chính để chúng ta tương tác làm việc, quản lý công việc thì ngày nay facebook, zalo, skpe,…là các thể hệ F2 tiếp theo cho việc tương tác này. Tuy nhiên như thế là chưa đủ. Các ứng dụng này tuy giúp các cá nhân giao tiếp với nhau nhưng lại không có các công cụ tìm kiếm cần thiết, không thể lưu lại lịch sử làm việc, không lưu lại tiến trình công việc và cho ta các báo cáo cần thiết.
Làm thế nào để quản lý nhóm?
16.06.2017 524
Một trong những bí quyết giúp bạn trở thành người quản lý giỏi là học cách quản lý nhóm. Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty. Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản.
Những kỹ năng cần thiết để quản lý công việc tốt nhất
08.05.2017 492
Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi  người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải  bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đó.
Quản lý
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 110
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 1761
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Sự cố bảo mật 5G: Những điều doanh nghiệp cần chú ý
26.11.2020 69
Trong những năm gần đây công nghệ thông tin và viễn thông trên thế giới đang tiếp tục có những bước phát triển mang tính đột phá với sự ra đời của nhiều công nghệ hiện đại, đa dịch vụ, được hội tụ trên nền IP trong đó có có hệ thống thông tin di động 5G.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 679
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.