Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là tập hợp những hoạt động, công việc được thể hiện bằng danh sách, sơ đồ, bảng biểu, được sắp xếp theo trình tự nhất định. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai.

Việc triển khai kế hoạch trong tổ chức cần đáp ứng yêu cầu nào?

Phương pháp 5W1H2C5M được coi như “xương sống” cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó. Phương pháp bao gồm 4 bước chính:

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Bước 2: Xác định nội dung công việc (What): Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:
- Where (Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch): nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch
- When (Thời gian thực hiện kế hoạch): Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
- Who (Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch): Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

Bước 3: Xác định phương thức, cách thức tiến hành (How): Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm

Bước 4: Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực (control, check) gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện 5M (gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).

Vì sao cần tuân thủ và triển khai đúng kế hoạch đã đề ra?

- Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc bạn đang thực hiện, tránh đi sai hướng hoặc không chắc chắn có thực hiện được đúng yêu cầu đề ra hay không?
- Làm chủ được công việc của mình. Việc lên kế hoạch trước giúp chúng ta tự chủ được về thời gian, không bị động , chúng ta có sự chuẩn bị tốt nhất để làm tốt được việc đó.
- Việc lập kế hoạch tốt giúp bạn có tư duy hoạch định chiến lược, khả năng bao quát vấn đề và có khả năng xử lý được nhiều công việc trong một khoảng thời gian.
- Dễ dàng điều động nhân sự cùng tham gia hoặc đề xuất hỗ trợ từ phòng ban khác.
- Có cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Có báo cáo kết quả nhanh chóng. Với bản kế hoạch đã có trong tay, ngay lập tức khi kết thúc công việc bạn đã có cơ sở để tổng kết báo cáo theo kết quả đã dự kiến trong kế hoạch.