Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ

Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 541

Bạn đang đau đầu với hàng tá công việc mỗi ngày? Bạn phải thức đến 2,3 giờ sáng chỉ để viết báo cáo? Bạn không có đủ thời gian để dành cho gia đình chỉ vì công việc quá tải? Vậy nguyên nhân là do đâu? Do công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả.

1/ Kỹ năng quản lý công việc có thật sự cần thiết?

Mỗi chúng ta đều có 24h một ngày như nhau, nhưng tại sao có người lại có thể vừa hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian cho những việc khác? Còn có người lại chẳng có khoảng trống nào để “thở” vì công việc chất đống?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần phải biết được một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp tăng năng suất công việc. Đó là kỹ năng quản lý công việc. 

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp cụ thể những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Kỹ năng này giúp cho cá nhân không chỉ làm chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra mỗi ngày.

Đồng thời, kỹ năng này còn giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất công việc và hoàn thành công việc đúng hạn.

2/ 5 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ là gì?

Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc

Mỗi ngày, hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.

Để thực hiện được cách sắp xếp công việc tốt nhất, bạn nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới. Và những công việc nào đã hoàn thành thì hãy đánh dấu lại với số điểm tương ứng với mức độ hoàn thành của công việc đó.

Khi bạn lên kế hoạch công việc và chấm điểm hoàn thành của nó sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt hay chưa.Và cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn. 

Kỹ năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm 

Vấn đề làm việc nhóm và phân việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu làm việc nhóm. Và công việc của người quản lý thường là phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.

Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.

Mặt khác, bạn cũng nên lắng nghe đồng đội của mình trong khi làm việc nhóm. Bởi rất có thể ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới. 

Một bảng phân công việc nhóm không hẳn phải nhận được tất cả sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít ra, nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp nhận nhất.

Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả

Việc nhắc nhở quá thường xuyên đồng đội việc thực hiện công việc, đôi khi sẽ khiến họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ và có thể gây sứt mẻ tình đoàn kết.

Vì thế, việc nhắc nhở cũng cần được lên kế hoạch cụ thể và cho thành viên được biết trước. Nếu bạn là người quản lý công việc của một doanh nghiệp thì việc nhắc nhở nên được phân tầng cụ thể.

Ví dụ như, bạn nhắc nhở đến trưởng bộ phận, sau đó trưởng bộ phận tiếp tục nhắc nhở xuống trưởng phòng rồi đến các nhân viên còn lại. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhận được thông tin một cách chính xác nhất.

Nhớ đánh giá công việc theo đơn vị thời gian nhất định

Sau khi đã thực hiện xong cách sắp xếp công việc hiệu quả, điều bạn cần là tổng kết nó lại. Việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, năm) rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất.

Hãy nghỉ ngơi và thư giãn phù hợp

Quản lý công việc tốt không hẳn là bạn chỉ cho phép bản thân được đắm mình vào công việc, mà bạn cũng nên sắp xếp cho mình một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn thích hợp.

Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên thời gian công việc và tình trạng sức khỏe. Nên chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những lời mời không hữu ích.

Bên cạnh đó, trong thời gian nghỉ ngơi, bạn nên tránh nhận thêm công việc. Một trong những cách từ chối công việc khéo léo nhất chính trả lời nhanh chóng dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo được sự tôn trọng và muốn giữ liên lạc với đối tác đó.

Ví dụ: Sau khi xem xét kỹ đề nghị làm việc của…tôi nhận thấy bản thân không có đủ thời gian để đáp ứng tốt công việc và đảm bảo được chất lượng. Tôi rất cảm ơn về lời đề nghị này và mong rằng vào một dịp nào đó có thể được cộng tác cùng…

Áp lực công việc sẽ giảm đi rất nhiều nếu bạn biết được cách quản lý công việc hiệu quả và 5 kỹ năng vàng trên. Hãy note lại ngay để trang bị cho mình hành trang hữu ích trong tương lai bạn nhé.

Nguồn: Tham khảo

Cùng chuyên mục
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 2580
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 542
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Muốn làm việc hiệu quả, đừng tin vào 4 câu nói dối “kinh điển” sau
21.10.2019 690
Mỗi khi muốn trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của bản thân, xung quanh bạn sẽ luôn hiện diện những lời khuyên của mọi người nhằm giúp bạn “hoàn thiện” hơn
Kỹ năng tập trung: bất cứ ai làm chủ được đều thành công cả trong công việc và cuộc sống
21.10.2019 541
Một điều mà những người đầy tham vọng phải đối mặt đó là tập trung vào công việc của mình trong một thời gian dài mà không bị sao nhãng.
Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 506
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
20.10.2019 897
Các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ được các nhà tuyển dụng tìm kiếm và ưu tiên vì nhiều lý do - họ thể hiện khả năng lãnh đạo, hợp tác và giao tiếp tốt. Mọi ngành công nghiệp đều cần những cá nhân có tinh thần làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm là cần thiết cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ dịch vụ kinh doanh đến công nghệ thông tin đến dịch vụ thực phẩm.
Bốn lưu ý giúp bạn sắp xếp lịch làm việc đạt hiệu quả cao
20.10.2019 495
Lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp những nhiệm vụ có liên quan với nhau lại để giải quyết cùng lúc sẽ giúp bạn đạt năng xuất cao trong công việc.
10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả để phát huy tối đa hiệu suất bản thân
20.10.2019 491
Sắp xếp thời gian hiệu quả trong xã hội ngày nay là một việc làm cần thiết khi mà mỗi người chúng ta đều bận rộn với công việc, học tập.
9 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn nên tham khảo ngay
20.10.2019 1383
Công việc quản lý dự án luôn đầy thách thức và khó khăn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Để có thể thành công đòi hỏi người đứng đầu phải trang bị cho mình nhiều kiến thức và kỹ năng, trong đó kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò quyết định.
7 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian: Đáng tiếc phần lớn người trẻ đều mắc phải
20.10.2019 452
Không biết cách quản lý thời gian khiến bạn ì ạch ngụp lặn trong hỗn độn công việc và cuộc sống. Điều quan trọng là cả hai đều thiếu sự cân bằng.
Công cụ quản lý công việc và giao tiếp nào có thể thay thế Gmail, zalo, skype, facebook,...?
25.04.2019 705
Hiện nay cùng với sự bùng nổ của công nghệ kết nối, công nghệ mạng xã hội nhu cầu giao tiếp và chia sẻ thông tin là cần thiết hợ bao giờ hết. Nếu trước đây email nội bộ hoặc gmail cá nhân là công cụ chính để chúng ta tương tác làm việc, quản lý công việc thì ngày nay facebook, zalo, skpe,…là các thể hệ F2 tiếp theo cho việc tương tác này. Tuy nhiên như thế là chưa đủ. Các ứng dụng này tuy giúp các cá nhân giao tiếp với nhau nhưng lại không có các công cụ tìm kiếm cần thiết, không thể lưu lại lịch sử làm việc, không lưu lại tiến trình công việc và cho ta các báo cáo cần thiết.
Làm thế nào để quản lý nhóm?
16.06.2017 469
Một trong những bí quyết giúp bạn trở thành người quản lý giỏi là học cách quản lý nhóm. Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty. Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản.
Những kỹ năng cần thiết để quản lý công việc tốt nhất
08.05.2017 448
Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi  người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải  bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đó.
Quản lý
7 lý do vì sao mọi người ghét quảng cáo và thương hiệu cần phải làm gì?
20.10.2020 23
Chấp nhận những “sự thật trần trụi” này sẽ giúp người làm tiếp thị tạo ra những chiến dịch tốt hơn, hiệu quả hơn.Làm việc trong lĩnh vực marketing cũng có chút gì đó giống với cảm giác của một thiếu niên ở tuổi dậy thì: Bạn nghĩ rằng mọi người đang nhìn vào mình, nhưng thật ra, không ai quan tâm đến bạn cả. Các nhà tiếp thị dành toàn bộ cuộc sống của họ để tạo ra các quảng cáo, trong khi người tiêu dùng bình thường lại cố gắng tránh chúng.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 1443
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Vitranet24 đồng hành cùng Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 ứng dụng công nghệ 4.0 mới nhất xây dựng sàn giao dịch sách trực tuyến
12.05.2020 813
Hội sách trực tuyến Quốc gia 2020 được tổ chức lần đầu tiên từ ngày 19.04.2020 dự kiến đến 20.05.2020 với chủ đề: "Khuyến khích nâng cao văn hoá đọc sách, nâng cao tinh thần cộng đồng trong mùa dịch", chuyển từ hình thức hội chợ sách thực địa thành trực tuyến, với tinh thần hấp dẫn, thu hút hơn nữa để giúp bạn đọc có thể tiếp cận nhiều đầu sách ngay trong mùa dịch, qua đó thực hiện mục tiêu phát triển văn hóa đọc.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 621
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.