Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ

Bạn đang đau đầu với hàng tá công việc mỗi ngày? Bạn phải thức đến 2,3 giờ sáng chỉ để viết báo cáo? Bạn không có đủ thời gian để dành cho gia đình chỉ vì công việc quá tải? Vậy nguyên nhân là do đâu? Do công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả.

1/ Kỹ năng quản lý công việc có thật sự cần thiết?

Mỗi chúng ta đều có 24h một ngày như nhau, nhưng tại sao có người lại có thể vừa hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian cho những việc khác? Còn có người lại chẳng có khoảng trống nào để “thở” vì công việc chất đống?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần phải biết được một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp tăng năng suất công việc. Đó là kỹ năng quản lý công việc. 

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp cụ thể những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Kỹ năng này giúp cho cá nhân không chỉ làm chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra mỗi ngày.

Đồng thời, kỹ năng này còn giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất công việc và hoàn thành công việc đúng hạn.

2/ 5 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ là gì?

Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc

Mỗi ngày, hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.

Để thực hiện được cách sắp xếp công việc tốt nhất, bạn nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới. Và những công việc nào đã hoàn thành thì hãy đánh dấu lại với số điểm tương ứng với mức độ hoàn thành của công việc đó.

Khi bạn lên kế hoạch công việc và chấm điểm hoàn thành của nó sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt hay chưa.Và cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn. 

Kỹ năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm 

Vấn đề làm việc nhóm và phân việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu làm việc nhóm. Và công việc của người quản lý thường là phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.

Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.

Mặt khác, bạn cũng nên lắng nghe đồng đội của mình trong khi làm việc nhóm. Bởi rất có thể ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới. 

Một bảng phân công việc nhóm không hẳn phải nhận được tất cả sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít ra, nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp nhận nhất.

Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả

Việc nhắc nhở quá thường xuyên đồng đội việc thực hiện công việc, đôi khi sẽ khiến họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ và có thể gây sứt mẻ tình đoàn kết.

Vì thế, việc nhắc nhở cũng cần được lên kế hoạch cụ thể và cho thành viên được biết trước. Nếu bạn là người quản lý công việc của một doanh nghiệp thì việc nhắc nhở nên được phân tầng cụ thể.

Ví dụ như, bạn nhắc nhở đến trưởng bộ phận, sau đó trưởng bộ phận tiếp tục nhắc nhở xuống trưởng phòng rồi đến các nhân viên còn lại. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhận được thông tin một cách chính xác nhất.

Nhớ đánh giá công việc theo đơn vị thời gian nhất định

Sau khi đã thực hiện xong cách sắp xếp công việc hiệu quả, điều bạn cần là tổng kết nó lại. Việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, năm) rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất.

Hãy nghỉ ngơi và thư giãn phù hợp

Quản lý công việc tốt không hẳn là bạn chỉ cho phép bản thân được đắm mình vào công việc, mà bạn cũng nên sắp xếp cho mình một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn thích hợp.

Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên thời gian công việc và tình trạng sức khỏe. Nên chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những lời mời không hữu ích.

Bên cạnh đó, trong thời gian nghỉ ngơi, bạn nên tránh nhận thêm công việc. Một trong những cách từ chối công việc khéo léo nhất chính trả lời nhanh chóng dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo được sự tôn trọng và muốn giữ liên lạc với đối tác đó.

Ví dụ: Sau khi xem xét kỹ đề nghị làm việc của…tôi nhận thấy bản thân không có đủ thời gian để đáp ứng tốt công việc và đảm bảo được chất lượng. Tôi rất cảm ơn về lời đề nghị này và mong rằng vào một dịp nào đó có thể được cộng tác cùng…

Áp lực công việc sẽ giảm đi rất nhiều nếu bạn biết được cách quản lý công việc hiệu quả và 5 kỹ năng vàng trên. Hãy note lại ngay để trang bị cho mình hành trang hữu ích trong tương lai bạn nhé.

Nguồn: Tham khảo