Làm thế nào để phân tích dữ liệu bán hàng trong CRM?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách phân tích dữ liệu bán hàng và cách điều chỉnh dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mỗi công ty.

 
1. Dữ liệu bán hàng là gì?
Dữ liệu bán hàng là một khái niệm rất rộng, chúng ta có thể hiểu nó bao gồm tất cả các đặc điểm có thể đo lường được có liên quan đến quy trình bán hàng.
Ngày nay, các nhà quản lý không cần phải thu thập các dữ liệu một cách thủ công. Họ có thể lấy chúng từ hệ thống CRM và các giải pháp tương tự khác, thường là dựa trên đám mây. Sau đó, dựa trên những dữ liệu đã được phân tích, nhà quản lý sẽ đánh giá được chất lượng, hiệu quả của việc bán hàng và đưa ra những giải pháp cho tương lai.



Các chỉ số cần chú ý
Các chuyên gia không nên đặt mục tiêu thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt. Thay vào đó, họ chỉ nên tập trung vào thông tin làm tăng giá trị cho tổ chức hoặc bộ phận của họ như:
● Số lượng cuộc gọi đã thực hiện
● Số lượng email đã gửi
● Số lượng khách hàng tiềm năng được tạo
● Thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng
● Thời gian dành cho bán hàng
● Thời gian theo dõi
● Độ chính xác của dự báo bán hàng
● Quy mô giao dịch trung bình
● Thời gian trung bình để chốt giao dịch
● Doanh thu bán hàng

Phương pháp thu thập dữ liệu
Công cụ phân tích dữ liệu bán hàng hợp lý nhất là bảng tính. Nhưng nó thiếu cấu trúc chuyên biệt và các công cụ tự động hóa. Phần mềm CRM tốt sẽ là một giải pháp tối ưu cho những doanh nghiệp khai thác tối đa tính năng của chúng. Cho dù bạn chọn công cụ nào, hãy đảm bảo việc đào tạo cho nhân viên trước khi bạn bắt đầu sử dụng.
Ưu – nhược điểm của CRM
- Ưu điểm:
+ CRM tự động sao lưu các dữ liệu liên quan đến quy trình bán hàng
+ Phần mềm được trang bị trên mọi thiết bị và dễ dàng tích hợp với các giải pháp của bên thứ 3
+ Khi hệ thống phát hiện ra một mô hình bán hàng hiệu quả, nó sẽ tự động gửi thông báo về CRM. Từ đó doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình mới để nâng cao chiến lược bán hàng, dự báo được hành vi của khách hàng càng chính xác.
- Nhược điểm:
+ CRM chưa cung cấp phần mềm miễn phí nên người dùng chưa thể trải nghiệm để đưa ra quyết định lựa chọn.
+ Phần mềm CRM tích hợp nhiều tính năng nên nhân viên cần được đào tạo để sử dụng

Ưu - nhược điểm của bảng tính
+ Ưu điểm: Bảng tính (như Open Office, Google Sheets,…) là những bảng tính miễn phí, cho phép người dùng tạo dữ liệu tuỳ ý và chia sẻ rộng rãi.
+ Nhược điểm: Vì là phần mềm độc lập nên sẽ cần thời gian để đồng bộ hoá dữ liệu với phần mềm CRM

 
2. Các phương pháp điều chỉnh dữ liệu
2.1 Điều chỉnh theo xu hướng của ngành
Để cung cấp các dự báo bán hàng chính xác hơn, hãy theo dõi tin tức về lĩnh vực mà bạn đang làm việc.
Các nhà quản lý muốn biết các chỉ số sau:
● Số lượng các công ty trong cùng phân khúc là bao nhiêu?
● Công ty có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh? Công ty nào mạnh nhất?
● Các chỉ số thương mại của đối thủ cạnh tranh là gì? Họ thực hiện những giải pháp nào để cải thiện doanh số bán hàng?

2.2 Thực hiện các cuộc khảo sát tiếp thị
Nếu bạn không đủ khả năng tạo một cuộc khảo sát chuyên nghiệp như những đơn vị khác, hãy tự biên soạn một bảng câu hỏi và phân phát cho những khách hàng thân thiết.


2.3 Cách xử lý dữ liệu đã thu thập
Dựa vào dữ liệu đã thu thập được, nhân viên phân loại khách hàng tiềm năng theo các nhóm khác nhau:
- Khách hàng tiềm năng loại 1: Đang quan tâm và có sẽ mua
- Khách hàng tiềm năng loại 2: Đang quan tâm và đang cân nhắc
- Khách hàng tiềm năng loại 3: Chưa tìm hiểu và chưa có nhu cầu mua
Từ số lượng khách hàng tiềm năng đã phân loại, nhân viên tính phần trăm khách hàng tiềm năng mà bạn đã chốt giao dịch. Sau đó, nhân tỷ lệ phần trăm có liên quan với số lượng khách hàng tiềm năng trong mỗi danh mục (mà bạn đã lên kế hoạch cho tuần tới. Điều này cho phép bạn ước tính số lượng giao dịch mà bạn có khả năng đóng vào tuần tới, theo kênh liên lạc.

2.4 Dự báo doanh số bán hàng
Dự báo bán hàng hoàn toàn không đồng nghĩa với tiềm năng bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế, nhu cầu của khách hàng có thể dao động tùy theo mùa, một đối thủ cạnh tranh có thể tung ra một sản phẩm của đối thủ mạnh hoặc một cuộc khủng hoảng tài chính có thể xảy ra trên thị trường.
Khi bối cảnh hoặc phạm vi bán hàng thay đổi, bạn không nên loại bỏ dữ liệu cũ. Bạn vẫn có thể dựa vào số liệu thống kê đã tích lũy trước đó, nhưng hãy sẵn sàng tính đến nhiều yếu tố mới. Hãy nhớ rằng độ chính xác của các dự báo sẽ không quá cao trong thời gian biến động.

2.5 Nâng cao chiến lược bán hàng
- Thoát khỏi các nút thắt cổ chai
Ở giai đoạn này, bạn không cần phải thay đổi bất cứ điều gì trong quy trình làm việc của mình. Chỉ cần xem xét kỹ lưỡng và xác định những nút thắt có thể cải tiến được.

 
- Làm việc dựa trên kỹ năng bán hàng
Quá trình này có thể được chia thành 6 bước:
+ Bước 1: Tạo khách hàng tiềm năng tốt hơn
Thông thường, truyền miệng mang lại kết quả tốt hơn so với quảng cáo trả phí. Nếu có thể, hãy yêu cầu khách hàng thân thiết giới thiệu, chia sẻ thông tin trên mạng xã hội. Điều này có thể mang lại cho bạn những khách hàng tiềm năng mới.
Đưa ra những ưu tiên cho khách hàng tiềm năng khi mua sản phẩm (có thể tặng qùa, chiết khấu, giảm giá,…)
Cố gắng theo dõi xu hướng giữa nguồn khách hàng tiềm năng và tiềm năng bán hàng của họ. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung tốt hơn nỗ lực của mình vào các nguồn tiềm năng nhất.

+ Bước 2: Tăng cường nâng cao khách hàng tiềm năng
Để cải thiện chuyển đổi bán hàng, đôi khi chỉ cần kéo dài cuộc gọi là đủ. Nhân viên bán hàng nói chuyện với khách hàng càng lâu thì cơ hội chốt giao dịch của họ càng cao. Nếu bạn không hài lòng với hiệu quả của các cuộc gọi của mình, hãy sắp xếp một cuộc họp nhóm và thảo luận về cách bạn có thể lôi cuốn khán giả của mình vào các cuộc trò chuyện dài hơn.

- Xây dựng mối quan hệ khăng khít với khách hàng thân thiết
Để tăng nhu cầu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn, hãy thuyết phục khách hàng rằng sản phẩm của bạn đáp ứng nhu cầu của họ. Hãy cho họ biết rằng bạn có thể giải quyết vấn đề của họ. Đối với điều này, bạn nên hiểu rất chính xác nhu cầu và sở thích của khách hàng.
Để đánh giá tỷ lệ mở và nhấp qua các email được cá nhân hóa của bạn, hãy chạy thử nghiệm A / B. Nếu chiến lược của bạn hoạt động, thì nhiều khách hàng tiềm năng hơn sẽ tiến hành các giai đoạn tiếp theo của quy trình.
Nếu so với khách hàng mới, khách hàng thân thiết có xu hướng chi tiêu nhiều hơn 67% cho sản phẩm của bạn. Đây là lý do tại sao việc đầu tư thời gian và công sức vào việc xây dựng các mối quan hệ lâu dài là điều cần thiết.

 
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn
Cá nhân hóa là chìa khóa để đàm phán hiệu quả. Tuỳ chỉnh các mẫu email cho các giai đoạn khác nhau của quá trình. Xác định mục tiêu mà bạn muốn đạt được với mỗi mẫu. Sau đó, bạn có thể quyết định tin tức mà bạn muốn cung cấp cho khách hàng của mình. Khi mẫu đã sẵn sàng, đừng gửi nó cho người nhận ngay lập tức. Thay vào đó, hãy chạy một loạt thử nghiệm A / B để thử các cách tiếp cận đa dạng.
Để ước tính mức độ thành công của từng giai đoạn, hãy phân tích phản ứng của khách hàng đối với các chiến dịch: gửi email, tin nhắn, gọi điện,….

 

+ Cài đặt cảnh báo tự động những email gửi về hệ thống
+ Cài đặt ưu tiên các lượt theo dõi, tương tác của khách hàng trên mạng xã hội
+ Tích hợp các công cụ của CRM để thiết lập mối quan hệ cá nhân với khách hàng tiềm năng

- Thực hiện các báo cáo công việc
Tất cả các thành viên trong nhóm của bạn nên biên soạn báo cáo bán hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, sử dụng các mẫu thống nhất. Mỗi khung thời gian có một nhiệm vụ và cấu trúc cụ thể.

- Chia sẻ thông tin chi tiết với đồng nghiệp
Bạn cần chia sẻ tầm nhìn của mình với tất cả các thành viên trong nhóm để các thành viên có thể sửa đổi quy trình làm việc, hướng tới mục tiêu chung.